Kundenakte

Daten zählen zu den wertvollsten Assets Ihres Unternehmens. Deshalb habe wir in die inPoint Kundenakte auch ein Adressbuch integriert. Neben dem Standard Import über XLS/CSV Dateien, besteht auch optional die Möglichkeit das Adressenmaterial periodisch über Drittsysteme (z.B. ERP System) zu aktualisieren. Sie möchten schnell mal selbst zusätzliche Felder in der inPoint Kundenakte einbauen? Das dachten wir uns schon. Deshalb haben wir in inPoint Freifelder vorbereitet, die Sie selbst mit wenigen Klicks aktivieren können. Alle Stammdaten (Adressen und zugehörige Kontakte) können zudem als XLS/CSV Tabelle exportiert werden.

Neue Vorgangsakte anlegen – Das Anlegen einer Vorgangsakte zu einem Kunden ist denkbar einfach. Ein vorbereitetes Aktenformular ausfüllen und inPoint legt automatisch eine leere Projektakte mit allen erforderlichen Unterregistern an. Die Aktenstruktur lässt sich an die eigene vertraute Organisation anpassen, sodass Mitarbeiter*innen sofort produktiv mit inPoint arbeiten können.

Neue Dokumente erstellen, ändern und verwalten – Erstellen Sie direkt in einer inPoint Kunden/Vorgangsakte ein Dokument und verwenden Sie die integrierte Vorlagenbibliothek. Wordvorlagen können so konfiguriert werden, dass diese mit Daten aus der Vorgangsakte (z.B. Auftragsnummer) befüllt werden. Dies bedeutet mehr Sicherheit und Zeitersparnis im Tagesgeschäft.

Selbstverständlich können auch alle anderen Dokumentenarten via Drag & Drop in die geöffnete inPoint Kundenakte gezogen oder mittels Zuordnungsassistent richtig abgelegt werden. Zugriffsrechte lassen sich bis auf Dokumentenebene regeln, da diese auf dem Microsoft ActiveDirectory System aufsetzen.

Mittels geeigneter Multifunktionsgeräten steht die Möglichkeit offen, Dokumente direkt in eine inPoint Kundenakte zu scannen. Wählen Sie am Bedienerpaneel des Multifunktionsgerätes den Kunden, Geschäftsfall und Dokumententyp (z.B. Angebot, Rechnung, Schriftverkehr, ..), - dann Startknopf betätigen und das gescannte Dokument wird umgehend in der inPoint Kundenakte abgelegt. Zusätzlich wird der Ablage/Indizierungsvorgang durch Barcode Technologie unterstützt. Zuständige Anwender*innen erhalten danach eine E-Mail Verständigung mit Link zum neuen Dokument in der inPoint Kundenakte.

Die inPoint Kundenakte kann so konfiguriert werden, dass E-Mail Schriftverkehr zu einem Geschäftsfall automatisch in der richteigen Vorgangsakte abgelegt wird.

Die Betankung mit Dokumenten und Daten aus Drittsystemen kann über bidirektionale Schnittstellen realisiert werden, um z.B. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen usw. aus einem Warenwirtschaftssystem automatisch in die jeweilige Kunden/Vorgangsakte zu importieren.

Eine Kundenakte finden, markieren und anzeigen – Navigieren Sie durch die hierarchisch aufgebaute Aktenstruktur und nutzen Sie Suchformulare oder die integrierte Volltextsuche um eine spezielle Kundenakte oder Dokumente zu finden. In bestimmten Phasen benötigen Sie manche Auftragsunterlagen täglich? Markieren Sie einfach diese Kundenakte als Favoriten für einen blitzschnellen Zugriff ohne vorherige Suche. Meist genügt ein kurzer Blick in ein Dokument. Mit dem integrierten inPoint DocPreview Monitor können Anwender Dokumente auch dann ansehen, wenn die erforderliche Software (z.B. MS Office) nicht am Rechner installiert ist. Optional vergleicht inPoint zwei Dokumentenversionen und markiert geänderte Stellen im highlighting Verfahren.

Im Sinne der Beweiserbringung bzw. Schuldbefreiung, oder auch einfach nur der besseren Übersicht wegen, kann die Beziehung einzelner Dokumente zueinander in Listenform und graphisch dargestellt werden, - auch auftragsübergreifend. Mit dieser Funktion lassen sich Zusammenhänge von Sachverhalten schlüssig darstellen. Die Verknüpfung geschieht bei E-Mails automatisch oder manuell durch Anwender.

Die inPoint Offline Funktion versetzt autorisierte Mitarbeiter in die Lage, am Firmenserver abgelegte inPoint Kundenakte auf ein Notebook zu kopieren. Mitarbeiter im Außeneinsatz haben auf diesem Weg wichtige Geschäftsdokumente zur Hand, falls keine Internetverbindung verfügbar ist. Unterwegs geänderte Dokumente werden später, unter Beachtung eventueller Versionskonflikte, am zentralen inPoint Server synchronisiert.

Mit Dokumenten arbeiten – Starten Sie die Bearbeitung eines Dokumentes direkt in der inPoint Kundenakte mit einem Doppelklick. Änderungen führen automatisch zur Bildung einer neuen, chronologisch abrufbaren, Dokumentenversion.

Manchmal müssen Kundenakten oder Dokumente anderen Fachabteilungen zur Verfügung gestellt werden. Die inPoint Sharefunktion bietet die Möglichkeit anderen Anwendern und Fachabteilungen temporär oder unbefristet Zugang zu Geschäftsdokumenten zu erteilen. Die Zugriffsrechte können zudem nur lesend oder schreibend vergeben werden.

Neue oder geänderte Dokumente können via RSS News Feed nach MS Outlook ausgeliefert werden. Mit der ABO Funktion ist sichergestellt, dass betroffene Mitarbeiter*Innen rechtzeitig und vollständig über Änderungen informiert sind.

Digitale Transformation - Viele Prozesse in der Vorgangsbearbeitung sind noch manuell und von Papier bzw. Medienbrüchen geprägt. Lange Liegezeiten, Transportwege und Informationsverlust führen zu kostspieligen Fehlentscheidungen im Projektmanagement. Eine möglichst umfassende digitale Prozessinfrastruktur entlang der Wertschöpfungsketten ist Voraussetzung für organisatorische Flexibilität und Reduzierung der Prozesskosten. Für Ihre digitalen Transformationsstrategien stellen wir innovative Workflowkomponenten zur Verfügung, um regelbasierende Prozesse und Teilprozesse digital abzubilden. Zusätzlich steht ein Adhoc Workflow für einfache, unstrukturierte Vorgänge zur Verfügung. Natürlich werden alle Workflowabläufe protokolliert, dokumentiert und in der jeweiligen Projektakte abgelegt.

Reporting – Verschaffen Sie sich mit dem inPoint Reportmanager Überblick über Ihre Projekte. Erfahren Sie auf Knopfdruck, welche Projekte nicht mehr im Zeit- und Kostenplan liegen. Durch den offenen SQL Standard sind Sie zudem in der Lage mit eigenen Reportingtools Auswertungen zu erstellen.

Administration - Kundenmanagement mit inPoint soll allen Spaß machen! Deshalb haben wir auch die Systemverwaltung von inPoint so einfach wie möglich gestaltet. Die Fachabteilung benötigt ein zusätzliches Feld in der digitalen Kundenakte? Kein Problem. Das Ändern und Erweitern von Akten ist so einfach, dass dies sogar von ambitionierten Anwendern mit wenigen Mausklicks erledigt werden kann. Weil inPoint zur Gänze auf das Berechtigungssystem von Microsoft (Active Directory) aufbaut, können erforderliche Zugriffsberechtigungen mit wenigen Mausklicks konfiguriert werden.