Die Herausforderung:
Viele Verträge der Fachabteilungen mit Versicherungen, Leasingpartnern, Lieferanten, Geschäftspartnern, Kunden, Behörden, Mitarbeitern, u.s.w. werden an unterschiedlichen Stellen im Netzwerk (Netzwerkordner, Outlook) abgespeichert.
Der Zugriff ist im Bedarfsfall aufwändig und oft werden Verträge nicht gefunden und Fristen z.B. für rechtzeitige Kündigung, Erneuerungen, etc. versäumt.
Die Lösung:
Die inPoint Vertragsakte erfüllt alle Anforderungen, gegebenenfalls mit Anbindung an Ihre bestehenden Systeme.
Der Nutzen:
Alle Vertragsdokumente und relevante E-Mails werden zentral an einer Stelle, entsprechend den DSGVO Vorgaben abgelegt. Durch die Vergabe von Berechtigungen werden die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Definierte Wiedervorlagen vermeiden Fristen zu versäumen und verhindern damit hohe Folgekosten und Aufwand.
Über den inPoint Webclient kann von überall auf die Informationen zugegriffen werden.
VORTEILE AUF EINEN BLICK - ALLES BLEIBT BESSER
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Die inPoint e.Akte für Verträge bildet eine Klammer über alle Informationen und führt Daten, Verträge, Bilddokumente, E-Mails usw. aus unterschiedlichen Systemen auf einer Web basierenden übersichtlichen Plattform zusammen. Medienbrüche zwischen unterschiedlichen IT Systemen und papiergebundenen Ablagen werden vermieden.
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Hypersensible Dokumente werden verschlüsselt abgelegt und sind entsprechend DSGVO Vorgaben geschützt.
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Temporäre Einbindung Dritter in der Gestaltung und Freigabe von Akten und Verträgen.
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Wiedervorlag zur Eindämmung von Kosten wegen Fristenversäumnissen.
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Schnellere Durchlaufzeiten mit optionaler digitaler Vorgangsbearbeitung.
Am Zustandekommen eines Vertrages sind viele Personen beteiligt. Externe Rechtsberater, Behörden und interne Fachabteilungen. Jeder Vertrag wird von unzähligen E-Mails begleitet und widersprüchliche Vertragsmutationen mit unklaren Zugriffsrechten führen zu kaum nachvollziehbaren Erstellungsprozessen.
inPoint Vertragsmanagement versendet Erinnerungen zu Terminen und kann so hohe Folgekosten wegen Fristversäumnissen verhindern. Selbstverständlich sind alle Dokumente revisionssicher abgelegt und ein ausgeprägtes Berechtigungsschema schützt sensibel Daten und Dokumente vor Missbrauch und Verlust. Das integrierte Berichtswesen ist geeignet, um ein wirksames Vertragscontrolling zu gestalten.