Vertragsverwaltung
Die Herausforderung:
Viele Verträge der Fachabteilungen mit Versicherungen, Leasingpartnern, Lieferanten, Geschäftspartnern, Kunden, Behörden, Mitarbeitern, u.s.w. werden an unterschiedlichen Stellen im Netzwerk (Netzwerkordner, Outlook) abgespeichert.
Der Zugriff ist im Bedarfsfall aufwändig und oft werden Verträge nicht gefunden und Fristen z.B. für rechtzeitige Kündigung, Erneuerungen, etc. versäumt.
Die Lösung:
Die inPoint Vertragsakte erfüllt alle Anforderungen, gegebenenfalls mit Anbindung an Ihre bestehenden Systeme.
Der Nutzen:
Alle Vertragsdokumente und relevante E-Mails werden zentral an einer Stelle, entsprechend den DSGVO Vorgaben abgelegt. Durch die Vergabe von Berechtigungen werden die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt.
Definierte Wiedervorlagen vermeiden Fristen zu versäumen und verhindern damit hohe Folgekosten und Aufwand.
Über den inPoint Webclient kann von überall auf die Informationen zugegriffen werden.
VORTEILE AUF EINEN BLICK - ALLES BLEIBT BESSER
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Die inPoint e.Akte für Verträge bildet eine Klammer über alle Informationen und führt Daten, Verträge, Bilddokumente, E-Mails usw. aus unterschiedlichen Systemen auf einer Web basierenden übersichtlichen Plattform zusammen. Medienbrüche zwischen unterschiedlichen IT Systemen und papiergebundenen Ablagen werden vermieden.
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Hypersensible Dokumente werden verschlüsselt abgelegt und sind entsprechend DSGVO Vorgaben geschützt.
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Temporäre Einbindung Dritter in der Gestaltung und Freigabe von Akten und Verträgen.
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Wiedervorlage zur Eindämmung von Kosten wegen Fristenversäumnissen.
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Schnellere Durchlaufzeiten mit optionaler digitaler Vorgangsbearbeitung.
Am Zustandekommen eines Vertrages sind viele Personen beteiligt. Externe Rechtsberater, Behörden und interne Fachabteilungen. Jeder Vertrag wird von unzähligen E-Mails begleitet und widersprüchliche Vertragsmutationen mit unklaren Zugriffsrechten führen zu kaum nachvollziehbaren Erstellungsprozessen.
inPoint Vertragsmanagement versendet Erinnerungen zu Terminen und kann so hohe Folgekosten wegen Fristversäumnissen verhindern. Selbstverständlich sind alle Dokumente revisionssicher abgelegt und ein ausgeprägtes Berechtigungsschema schützt sensible Daten und Dokumente vor Missbrauch und Verlust. Das integrierte Berichtswesen ist geeignet, um ein wirksames Vertragscontrolling zu gestalten.
Vertragsverwaltung
Vertragsverwaltung
Zusammenführen
Vermeiden Sie Medienbrüche und führen Sie zusammen was zusammengehört. Vertragsrelevante Dokumente aller Art werden einfach mit Drag & Drop nach inPoint gezogen und zentral abgelegt. Stammdaten können im Regelfall aus Drittsystemen übernommen und automatisch synchronisiert werden. Die Datenpflege reduziert sich dadurch erheblich. Die integrierte Vorlagenbibliothek verbessert die Qualität bei der Erstellung neuer Verträge.
Je nach Berechtigung können Anwender inPoint Vertragsdokumente öffnen und ändern. Änderungen werden automatisch als neue Dokumentenversion in der digitalen Vertragsakte angelegt, wodurch ein Höchstmaß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist.
Die inPoint Vertragsakte steht in mehreren Client Varianten zur Verfügung, um Dokumente dort zu nutzen wo sie entstehen und bearbeitet werden. Als Desktop App, als Webclient und als PlugIn für MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer. Selbstverständlich mit zugrundeliegender Rechteverwaltung.
Sicherheit und DSGVO
Die Authentifizierung basiert auf MS Active Directory / LDAP. Autorisierung und Rollen sind direkt in der inPoint Lösung konfigurierbar. Für Desktop-, Web- und Mobile-Anwendungen wird zudem die Technologie: Identity Server / OAuth (Open Authorization) zur sicheren API-Autorisierung, eingesetzt. Dokumente werden auf Wunsch verschlüsselt gespeichert (AES/256Bit/Salt). Entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sind digitale Personalakten physisch vor Löschung geschützt.
Compliance
inPoint unterstützt Ihre Vertragsverwaltung mit Lifecycle- und Retentionmechanismen, sowie umfassender Berechtigungslogik. Im Sinne der Beweiserbringung bzw. Schuldbefreiung kann die Beziehung einzelner Dokumente zueinander in Listenform und graphisch dargestellt werden. Mit dieser Funktion lassen sich Zusammenhänge von Sachverhalten schlüssig darstellen.
Fristenmanagement
Versäumte Fristen können im Vertragswesen teuer zu stehen kommen. Verwalten Sie zu jedem Vertrag beliebig viele Aufgaben für unterschiedliche Mitarbeiter und Arbeitsgruppen. inPoint wird betroffene Personen rechtzeitig via E-Mail über anstehende Aufgaben informieren (inklusive Outlook vcs Datei) und zusätzlich eine Aufgabe im Workflowportal anlegen. Nutzen Sie auch die inPoint Bericht Funktion um einen Überblick über alle künftigen Termine zu erhalten.
Prozessoptimierung
Verträge im Team bearbeiten, prüfen und freigeben. Bevor ein neuer Vertrag oder ein Dokument veröffentlicht wird, kann dieses über einen vorgezeichneten mehrstufigen digitalen Erstellungs- und Freigabeprozess bearbeitet werden. Laden Sie im Einzelfall Experten AdHoc ein und geben Sie das Dokument temporär für Außenstehende zur Beurteilung frei. Alle Kommentare werden protokolliert und gemeinsam mit dem Dokument im Vertragsarchiv abgelegt.
