Authentifizierung bei Druckern - Risiken und Lösungen

Managed Print Services

Moderne Drucklandschaften bergen diverse Sicherheitslücken

Wer kennt nicht das Problem liegengelassener Papierstapel in den Ausgabefächern von zentralen Multifunktionsdruckern? Diese stören nicht nur den Arbeitsfluss durch mühsames Suchen seiner eigenen Ausdrucke, sondern bergen auch ein enormes Sicherheitsrisiko, wenn es sich um sensible Dokumente handelt, die für alle frei zugänglich im Ausgabefach des Druckers liegen.

Heutige Multifunktionsdrucker sind mit Touchscreens ausgestattet und besitzen die Fähigkeit, Software direkt auf dem Gerät auszuführen. Hacker können mittels Smartphone, die Malware direkt am Drucker installieren. Die Firewall des Unternehmens erkennt die Malware als solche nicht, da sie im Datenstrom des Druckers versteckt ist. Hacker erhalten dadurch einfach Zugang zu sämtlichen Daten, die über die Multifunktionsdrucker laufen, wie beispielsweise Scans, Faxe und Ausdrucke. 

Die steigende Komplexität der Druckumgebungen erschwert die Wartung und Verwaltung der Geräte. Es öffnen sich Sicherheitslücken und unerlaubte Zugriffe werden erleichtert. Laut einer Quocirca-Umfrage in Computerweekly.com gaben 67% der Befragten aus Unternehmen, die mit Druckern und Multifunktionsgeräten verschiedener Herstellern ausgestattet sind an, dass sie bereits im Jahr 2017 mindestens einen Datenverlust zu verzeichnen hatten. Zum gleichen Ergebnis kamen 41% der Befragten aus Unternehmen, die nur einen Hersteller bei der Druckerflotte verwenden.

Doch nicht nur unterschiedliche Systeme verschiedener Hersteller machen die Druckumgebung kompliziert. Erschwerend hinzu kommt der sogenannte BYOD-Druck (Bring Your Own Device) und mobiler Druck von Gastnutzern (Mobility Print). Für die Benutzer soll es möglich sein von jedem Ort und jedem Gerät aus, jeden beliebigen Drucker zu nutzen.

Authentifizierungslösungen bieten Schutz

Abhilfe schaffen kann die Cloud durch die FollowMe-Technologie. Sämtliche Druckeraufträge werden dabei unabhängig von Gerät und Ort zentral am Druckerserver gesammelt, bis der Ausdruck direkt am Drucker vom Mitarbeiter mittels Authentifizierung initiiert wird, um ihn unmittelbar entgegenzunehmen. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Pull-Printing, wobei im übertragenen Sinn der Mitarbeiter seinen Druckauftrag direkt am Drucker „zieht“. Neben der gewonnenen Sicherheit bietet diese Art des Druckes auch eine flexible Verwendungsmöglichkeit der Ausgabegeräte. Für den Fall, dass ein Gerät einen Defekt hat, kann der Druckauftrag einfach an ein anderes verfügbares Ausgabegerät weitergeleitet werden. Außerdem lassen sich weitere Funktionen der Multifunktionsgeräte – angepasst an den jeweiligen Benutzer – steuern, indem beispielsweise gescannte Dokumente automatisch an die eigene Mailadresse geschickt oder auf einem Home-Laufwerk abgelegt werden. So lässt sich eine Zustellung an falsche Empfänger oder das Speichern in falschen Verzeichnissen verhindern.

Möglichkeiten der Authentifizierung

Benutzername und Passwort

Mitarbeiter könnten sich direkt am Drucker mittels Benutzername und Passwort anmelden. Diese Variante birgt jedoch aufgrund der meist virtuellen Tastaturen auf den Druckern Fehlerpotential und raubt Zeit bei der Eingabe.

Karten und Transponder

Daher haben sich Karten zur Authentifizierung durchgesetzt, die den Mitarbeiter mittels eines Lesegeräts, direkt am Drucker identifizieren. Für zusätzliche Sicherheit (falls die Keycard oder der Transponder entwendet werden) kann auf Wunsch zusätzlich noch direkt am Drucker ein PIN eingegeben werden, was als 2-Faktorauthentifizierung bezeichnet wird. Mögliche Kartentypen sind unter anderem: Magnetstreifen, Transponder (HID, Mifare und Legic) und Barcodes. ESCAT Dokumentenmanagement GmbH berät Sie gerne, welcher Transponder bei Ihnen am besten passt.

Smartphone

FollowMe-Drucke sind auch mit dem Smartphone mittels einer App zur Authentifizierung mit einem Barcode möglich. Voraussetzung dafür ist, dass alle Mitarbeiter mit einem Smartphone ausgestattet sind und dieses auch am Weg zu den Ausgabegeräten immer bei sich tragen.

Wie kann ESCAT beim Thema Drucker-Authentifizierung helfen?

Die ESCAT Dokumentenmanagement GmbH bietet Ihnen folgende Druckmanagement-Software-Lösungen an:

PaperCut: Plattformübergreifende Software-Lösung zur Kontrolle und Verwaltung Ihrer Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte

Vorteile PaperCut:

  • Plattformübergreifend
  • Kostenersparnis:
    • Reduktion von Papier, Toner, Tinte und Energie. Fehlerhafte Druckaufträge können direkt bei der Ausgabe gelöscht werden.
    • Einschränkbare Farbkopierfunktion
    • Druckjobs können automatisch gelöscht werden, wenn sie innerhalb eines festgelegten Zeitraums nicht vom Mitarbeiter am Drucker abgeholt werden
    • Einrichtung von Regeln, beispielsweise Duplexdruck von Mails
  • Überwachung aller MFPs/Drucker, schafft Transparenz
  • Sichere Druckfreigabe
  • Umfangreiche Reports
  • Kostenverwaltung: Zuweisung der Druckaufträge auf die Kostenstellen der Mitarbeiter
  • Druckrichtlinien
  • Integrationsmöglichkeit von mobilen Devices (BYOD) und Gastkonten
  • Einfache Installation und Bedienung
  • Funktioniert mit jedem Betriebssystem und Mobilgerät
  • Passt in alle Netzwerkumgebungen (groß, klein, einfach, komplex)

Hauptfunktionen PaperCut MF:

  • Benutzer-Verzeichnis (z.B. Active Directory und andere), -Integration und automatische Erstellung von Benutzerkonten
  • „Secure Print Release“ und „Find-Me-Printing“
  • Admin-Oberfläche mit Echtzeit-Auskunft
  • Druckjob-Archiv: visuelle Darstellung
  • Kostenstellen-/Projektabrechnung
  • Anregung zu verantwortungsvollem Druck durch Pop-Up-Nachrichten
  • Große Aufträge zu ausgewählten High-Volume-Druckern weiterleiten
  • Druckjobs in schwarz-weiß und Duplex umwandeln
  • Farbdrucke für einzelne Benutzergruppen deaktivieren
  • Freies Drucken während eines definierten Zeitraums ermöglichen (z.B. Unterricht)
  • Abläufe definieren nach Druckjobeigenschaft, Benutzer und Gruppen, Tageszeit, Gerät und Gerätefunktion
  • Benutzer- und Geräteverwaltung, out of the box, von jedem Ort im Netzwerk möglich, keine zusätzliche Software nötig
  • Druck-Archivierung und Wasserzeichen möglich

Kofax Controlsuite: einheitlich automatisierte Druck-, Erfassungs- und Workflow-Prozesse zum Sichern, Steuern und Verwalten Ihrer Dokumente.

Vorteile Kofax Controlsuite:

  • steigert die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter
  • schließt Sicherheitslücken
  • reduziert Compliance-Kosten
  • gewährleistet konforme Betriebsabläufe
  • erfasst Informationen von verschiedensten Geräteplattformen (Multifunktionssysteme, Smartphones, E-Mails, Faxserver, freigegebene / öffentliche Ordner, FTP-Sites, Microsoft Office-Anwendungen, Desktop-PCs, XML-Datenströme, Onlineformulare)

Hauptfunktionen Kofax Controlsuite:

  • Dokumentensicherheit
  • Automatisierung von Dokumenten-Workflows
  • Automatisierung von Mobilgeräte-Workflows
  • Scannen und Dokumentenweiterleitung
  • Konnektoren für Geschäftssysteme
  • Dokumentenkonvertierung
  • Transformation von Dokumenten und Druckströmen
  • Vermeidung / Senkung von Druckkosten
  • Kostenzuweisung und Kontrolle für Druckvorgänge
  • Cloud-Unterstützung

 

Brandaktuell: Nutzen Sie darüber hinaus bis Ende März 2021 die AWS Investitionsprämie und erhalten Sie eine Förderung von 14% auf die Einführung von Managed Print Services. Gerne analysieren wir mit Ihnen auch die Möglichkeiten weiterer Förderungen im IT-Bereich.

Seit mehr als 20 Jahren bieten die Experten von ESCAT gewinnbringende Unterstützung im Managed Print Services für Unternehmen aller Branchen.
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