Dokumentenmanagementsysteme (DMS) als Beitrag zum Umweltschutz!?

Dokumentenmanagement

Das papierlose Büro ist nach wie vor Vision und Intention. (siehe Blogartikel “Ist ‘Ausrucken’ in Zeiten des Klimawandels noch vertretbar”). Dokumentenmanagementsysteme liefern das Werkzeug, um diesem Vorhaben ein großes Stück näher zu kommen. Durch ein DMS können der eigene Papierverbrauch und somit auch andere Verbrauchsmaterialien wie Toner, Tinte, Ersatzteile und Verpackungen massiv reduziert werden.

Neben dem Gedanken der Nachhaltigkeit und des Umweltschutzes gibt es auch noch weitere Gründe Dokumente nicht zu drucken sondern zu Digitalisieren und organisiert, revisionssicher zu speichern.

Fakt 1: Die rechtliche Situation

Gewisse Dokumente müssen über mehrere Jahre aufbewahrt werden (z.B. Rechnungen sieben Jahre). Aus rechtlicher Sicht spricht, bis auf wenige Ausnahmen, nichts dagegen Dokumente digital aufzubewahren. Die digitale Aufbewahrung in einem Dokumentenmanagementsystem hat mehrere Vorteile:

  • Laufende Sicherungen
  • Kein Verlust bei Feuer, Wasser oder anderen Naturgewalten
  • Kein Platzbedarf für Büroordner
  • Rasche Wiederauffindbarkeit (Dateisuche, Filterfunktionen, Verschlagwortung, …)

Werden diese Unterlagen konsequent digitalisiert (oder noch besser: bereits digital empfangen), wirkt das der Abholzung unserer Wälder aktiv entgegen.

Fakt 2: Kopieren ist ein Datenschutzrisiko

Häufig sind Unterlagen für mehrere Personen im Unternehmen relevant. Gleichzeitig sind Dokumente mit sensiblen Inhalten nur einem möglichst begrenzten, teils streng vordefinierten Personenkreis zugänglich zu machen. Durch unbeaufsichtigte Kopien, ob im Ausgabefach des Druckers oder am Schreibtisch liegend, besteht das Risiko von Datenschutz- oder gar Geheimhaltungsverletzungen. Mittels DMS erhalten genau jene Personen Zugriff auf die Dokumente, die damit arbeiten müssen. Da im Dokumentenmanagementsystem zu jedem Dokument auch Notizen und Metadaten erfassbar sind, besteht kein Grund Papier und Farbe für den Ausdruck zu verschwenden. Und auch die Notizen, die in der Praxis nur zu oft auf Notizzetteln verlorengehen, sind dann bereits digitalisiert.

Fakt 3: Prozesse sparen Papier und Zeit

Durch die Umstellung auf digitale Korrespondenz mit Ihren Geschäftspartnern werden Dokumente automatisiert vom Dokumentenmanagementsystem erfasst und die verantwortlichen Personen im Unternehmen automatisch informiert. Das spart Zeit und Kosten in der Administration. Ein beispielhafter Prozess:

  1. Ein Lieferant sendet seine Rechnung im PDF-Format an rechnung@mein-unternehmen.at
  2. Das DMS erfasst die E-Mail, legt den PDF-Anhang korrekt ab und sammelt erste Metadaten, wie z.B. den Absender.
  3. Die Buchhaltungsmitarbeiter in Ihrem Unternehmen werden informiert, dass eine neue Rechnung eingetroffen ist.
  4. usw. (kontaktieren Sie uns für weitere Details)

ESCAT liefert das Beste aus beiden Welten

Wir wissen, dass das papierlose Büro nicht zu 100% umgesetzt werden kann. Dennoch besteht in nahezu allen Unternehmen ein massives Potential Papier einzusparen. Jeder nicht erstellte Ausdruck ist ein kleiner Beitrag zum Umweltschutz und senkt Kosten ESCAT unterstützt Sie mit innovativen und umweltschonenden Drucklösungen, sowie mit dem Dokumentenmanagementsystemen inPoint bei dem Vorhaben nachhaltig und kostengünstig mit Dokumenten zu arbeiten.

Egal ob Druck von Dokumenten oder digitale Verarbeitung. Wir beraten Sie gerne.

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