Eingangsrechnungen - Digitalisierung im Rechnungswesen

Dokumentenmanagement

Die Herausforderung

Erfassung, Ablage, Transport und Recherche von Rechnungen – der administrative Aufwand in herkömmlichen Dokumentenmanagementsystemen ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig.

Die Lösung

Abhilfe gegen Doppelgleisigkeiten und Fehlerquellen im Rechnungswesen schafft die Umstellung auf ein papierloses Büro. Die Business Solution Eingangsrechnungen des Dokumentenmanagementsystems (DMS) inPoint bietet alle nötigen Features, um sämtliche Belege und Dokumente papierlos zu verwalten.

Der Nutzen

  • Belege einfach per Knopfdruck abrufen
  • Einsparung von Druck-, Ablage- und Arbeitszeitkosten durch Reduktion von Papier, Druckerpatronen, Ordner und Archivfläche
  • Anbindung mittels Dokumentenanzeige an FiBu-/ERP-Systeme
  • Detailübersicht zum Bearbeitungsstatus einzelner Rechnungen
  • Einhaltung von Zahlungszielen und Nutzung von Skontofristen durch Durchlaufzeitenoptimierung
  • Reduktion manueller Eingabefehler
  • Rechtskonforme Langzeitarchivierung auf revisionssicheren Speichermedien
  • Microsoft Office orientiert, daher keine Schulungs-Notwendigkeit
  • Verschiedene Clientvarianten für Eingabe und Bearbeitung wählbar (Web, Microsoft Outlook, Microsoft Office, eigenständige Desktop-App)

Sie erhalten individuell an Ihre Situation angepasste Scanlösungen, Genehmigungsworkflows und bidirektionale Anbindung an Buchhaltungs- und ERP-Applikationen. Die Digitalisierung kann dabei in verschiedenen Stufen, vom simplen Digitalisieren und Archivieren der Eingangsrechnungen, bis hin zur vollautomatischen Belegverarbeitung mit Anbindung an viele FI- und ERP-Systeme, erfolgen. Je nach gewünschtem Digitalisierungsgrad stellt inPoint ein breites Software-Angebot zur Verfolgung einer Multiclient Strategie zur Verfügung.

Wesentliche Funktionen von inPoint Eingangsrechnungen

  • Rechnungsablage von papiergebundenen und digitalen Rechnungen
  • Digitale Rechnungsbearbeitung und -prüfung
  • Einfaches Finden, Markieren und Anzeigen von Rechnungen inkl. Favoriten
  • Rechtssicherheit durch Verhinderung von Ändern und Löschen
  • Berechtigungsgesteuerter Zugriff

Wie funktioniert das Modul Eingangsrechnungen?

Printrechnungen erhalten zur buchhalterischen Erfassung einen Barcode Sticker. Im Anschluss wird die Rechnung gescannt, in inPoint abgelegt und mit Hilfe des Barcodes mit der Kreditoren-Buchungszeile verknüpft. Darüber hinaus können zusätzliche Kreditoren- und Belegdaten bidirektional zwischen inPoint und der Finanzbuchhaltung ausgetauscht werden. Zwischen Abteilungen und Anwendern wird eine reibungslose Zusammenarbeit durch ein Eingangsrechnungsworkflow-System garantiert. Dabei werden digitale Belege entlang eines vordefinierten Bearbeitungsweges geleitet.

Für sichere und kurze Durchführung sorgen definierbare Regelwerke, Datenaustauschmöglichkeit mit Drittapplikationen, Aufgabenmonitoring und Stellvertreter- und Eskalationsmodelle. Suchformulare (nach Lieferant, Rechnungsnummer, …), Volltextsuche und die Kennzeichnungsmöglichkeit als Favoriten erleichtern den täglichen Gebrauch. Für MitarbeiterInnen im Außendienst bietet sich die Offline-Funktion an, wobei Akten, die am Firmenserver abgelegt wurden, verschlüsselt auf ein Notebook kopiert werden können. Die Document Capture Technologie ermöglicht eine inhaltliche Erschließung von gedruckten oder PDF-Rechnungen. Für die Einhaltung der Compliance Richtlinien sorgen revisionssichere Speichersysteme namhafter Hersteller, die ein Ändern oder Löschen der Rechnungen während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist verhindern.

Bei der Lösung Eingangsrechnungen von inPoint können Sie, wie bei den weiteren Businesssolutions, alle Vorzüge einer erfolgreichen Prozessintegration durch eine effiziente Dokumentenmanagement-Software nutzen.

 

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