Nachhaltigkeit beim Drucken - wie lässt sich der Gegensatz vereinbaren?

Managed Print Services

Ist Drucken in Zeiten des Klimawandels noch vertretbar? Diese Frage haben wir uns im Sommer 2020 bereits gestellt. Vertiefend dazu wollen wir uns mit diesem Blogbeitrag der Thema Nachhaltigkeit beim Drucken widmen und der Frage, ob dies überhaupt möglich ist. Im Idealfall betreiben Sie bereits ein digitales Büro (jetzt informieren) und verzichten weitestgehend auf Ausdrucke. Da dieser Schritt vom Großteil der Unternehmen noch nicht gemacht wurde bzw. oft auch nicht gemacht werden kann, stellen wir nachfolgend Ansätze vor, wie Sie trotz Druckens den Umweltschutz verstärken können und nebenbei auch wirtschaftlich profitieren. ESCAT begleitet Sie auf dem Weg in die Nachhaltigkeit und reduziert mit Ihnen den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens.

Die Herausforderung

Der voranschreitende Klimawandel steht mittlerweile (zum Glück) medial und politisch verstärkt im Fokus. Der Druck sich dem Umweltschutz zu widmen, erreicht dadurch auch alle Unternehmen, nicht nur die großen Industriebetriebe. Ein bedeutender Ansatzpunkt ist dabei der Energie- und Ressourcenverbrauch im Büro. Vor allem beim Drucken liegen viele Einsparungspotenziale brach - nicht nur im Hinblick auf die Nachhaltigkeit und dem Umweltschutzgedanken, sondern auch Einsparungspotentiale beträchtlicher Kosten. Dies bringt jedoch die Herausforderung mit sich, etablierte Abläufe im Unternehmen zu verändern. Viele Mitarbeiter*innen stehen solchen Veränderungen skeptisch gegenüber und arbeiten gerne mit ausgedruckten Dokumenten. Geschäftsführer*innen und Manager*innen stellt dies vor die Herausforderung, einerseits den Umweltschutzgedanken zu forcieren und andererseits die Mitarbeiter*innenzufriedenheit nicht zu vernachlässigen. Letzteres bedarf speziell in Zeiten, wo der Arbeitsmarkt sehr volatil ist und Mitarbeiter*innen Unternehmen rasch wechseln können, ausreichend Fingerspitzengefühl. Nur mit einem „Wir“-Gefühl und der Zusammenarbeit aller Kräfte gelingt eine tiefgreifende und nachhaltige Umstellung zu einem umweltbewussten Unternehmen. 

Die Lösung

Um diese Herausforderungen langfristig und nachhaltig zu lösen, gilt es das Thema “Drucken” in Unternehmen neu zu denken. Jeder Betrieb – egal ob klein oder groß - hat zahlreiche Ansatzpunkte für umweltfreundlicheres Drucken. Entscheidend ist, dass alle Prozesse, in denen gedruckt wird, nach und nach analysiert, hinterfragt und optimiert werden. Dadurch widmen Sie sich nicht nur dem Umweltschutz, sondern identifizieren auch Möglichkeiten Kosten im Unternehmen zu senken. Dies beginnt beispielsweise beim Materialeingang (drucken von Lieferpapieren, ...), über die Personalwirtschaft (drucken von Bewerbungsunterlagen, Lohnzettel, …) bis hin zum Warenausgang (drucken von Auftragsbestätigungen, Rechnungen, …). Diese unternehmens¬individuellen Schritte, in welchen gedruckt wird, sind auf Notwendigkeit (kann man sie streichen oder digitalisieren?) und Einsparungspotential (reichen weniger Ausdrucke oder kann ich Informationen kompakter darstellen, um Seiten zu sparen, …?) zu analysieren. ESCAT unterstützt Sie gerne bei der Analyse Ihrer Prozesse und bietet darüber hinaus Lösungen zur teilweisen oder kompletten Digitalisierung des Büroalltags.

Die nachfolgende Liste zeigt Möglichkeiten zur Steigerung des Umweltschutzgedankens beim Drucken auf:

Vereinfachtes Rechenbeispiel zum Einsparen von Druckkosten: Angenommen ein Farbdruck kostet durchschnittlich EUR 0,50 pro A4-Seite (Papier, Farbe, Strom, Anschaffungs- und Wartungskosten). Somit verursachen 10.000 Ausdrucke Kosten in Höhe von EUR 5.000,00. Schafft man es 25% weniger zu drucken, reduzieren sich die Druckkosten auf EUR 3.750,00. EUR 1.250,00 wurden eingespart!

  1. Vermeiden heißt Einsparen: Muss dieses Dokument wirklich gedruckt werden? Hier ist jede*r Mitarbeiter*in gefragt. Das Hinterfragen, ob ein Ausdruck tatsächlich notwendig ist, muss im gesamten Unternehmen verankert sein. Dies kann in diversen Unternehmensrichtlinien, Guidelines, Mitarbeiterzielen, … verankert werden.
  2. Energiesparmodus: Elektronische Geräte, wie Drucker, PC-Monitore und Computer verfügen über einen Energiesparmodus. Dieser ist oftmals initial nicht aktiviert: Nutzen Sie ihn, um den Stromverbrauch zu senken und die Umwelt zu schonen. 
  3. Drucker und Geräte abschalten: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter*innen, dass sie in Arbeitspausen und Abwesenheiten nicht nur ihre eigenen Geräte, sondern – wo es sinnvoll ist – auch die allgemein zugänglichen Geräte (Multifunktionsgeräte, Drucker, …) ausschalten. Einfach durchführbar ist dies z.B. durch den Einsatz von abschaltbaren Steckerleisten. Achtung: Startet ein Drucker beim Wiedereinschalten mit einem Reinigungslauf, können höhere Kosten entstehen (mehr Kosten durch zusätzlichen Farbverbrauch, als beim Strom eingespart werden können).
  4. Einstellungen beim Drucken: Bestimmte Einstellungen beim Drucken sparen nicht nur Energie, Papier oder Farbe, sondern auch Geld. Beispielsweise sollte ein 2-seitiger Druck und schwarz-weiß-Druck voreingestellt sein. Auch die Druckqualität kann man senken, wenn es sich lediglich um Textdateien handelt. Die Größe des Formats, und die Schriftgröße sind weitere Stellräder, an denen man schrauben kann.
  5. Papierquelle: Benutzen Sie Recyclingpapier. Am besten entscheidet man sich für Altpapier, da es bis zu sechs Mal recycelt werden kann und nicht so viele Holz-Frischfasern wie herkömmliches Papier benötigt. Weiters kann eine geringe Papierstärke (Gramm-Variante) gewählt werden, um zusätzlich Ressourcen zu sparen. 
  6. Farben: Wählen Sie nachhaltige Druckfarben, am besten in wiederbefüllbaren Druckerpatronen oder Tonern. Die Farben sollen mineralölfrei (gut abbaubar) sein und idealerweise in BIO- oder ÖKO-Qualität. Diese werden aus nachwachsenden Rohstoffen hergestellt werden.
  7. Anschaffung neuer, ressourcensparender Druckgeräte: Neue Geräte helfen Ihrem Unternehmen nicht nur Ihren ökologischen Fußabdruck zu senken, sie tragen durch das Sparen von Ressourcen (Farbe und Strom) auch der Kostenreduktion bei. Sollten Sie eine veraltete Druckerflotte im Unternehmen betreiben, gilt es hier zu handeln und bares Geld zu sparen. Ein niedriger TEC-Energieverbrauchswert (Typical Energy Consumption) der Geräte gibt Ihnen Sicherheit, dass Sie keinen Stromfresser anschaffen. Darüber hinaus sind neue Geräte emissionsärmer, das heißt sie produzieren weniger CO2 und Ozon.
  8. Tintenstrahldrucker oder Laserdrucker? Auf die Art und Menge Ihrer Ausdrucke kommt es an: Drucken Sie hauptsächlich Texte, wäre ein Schwarz-Weiß-Laserdrucker ratsam, da dieser seinen Job rasch und kostengünstig erledigt. Drucken Sie häufig Fotos oder Farbdokumente, wäre die Anschaffung eines Tintenstrahldruckers ratsam, welcher jedoch langsamer arbeitet und bei Texten die Schrift nicht so gestochen scharf druckt wie ein Laserdrucker.
  9. Pull-Printing & Follow-me-Systeme: Die Follow-me-Drucksysteme basieren auf der Idee des Pull-Printings. Ausdrucke werden erst gemacht, wenn sie von Mitarbeiter*innen direkt am Druckgerät durch Authentifizierung initiiert werden. So kann der/die Mitarbeiter*in die Ausdrucke direkt in Empfang nehmen und sie können nicht in fremde Hände gelangen. Der Datenschutz ist dadurch sichergestellt. Diese Systeme helfen darüber hinaus, dass nachweislich 10-15% weniger gedruckt wird.
  10. ECM: Der nachhaltigste Weg zu mehr Umweltschutz im Büro ist die Senkung des Druckaufwandes durch Digitalisierung von Geschäftsprozessen, die viel Papier verbrauchen. Die Digitalisierung hilft nachweislich das Druckvolumen zu reduzieren. Hier setzt das ECM (Enterprise Content Management) an. Es verwaltet sämtliche Dokumente elektronisch und erfasst Dokumente zentral in einem System. Auf diesem Weg kann man die ehemals Papier-dominierte Bürowelt vollständig elektronisch erfassen und bearbeiten. Dies hilft nicht nur der Umwelt, sondern auch dem Unternehmensbudget. ESCAT begleitet Sie gerne bei der digitalen Transformation.
  11. Achten Sie beim Neukauf auf Umweltschutz-Zertifikate des Druckpapiers und des Produkts. Stellen Sie dabei jedoch sicher, dass es sich um eine unabhängige, allgemein anerkannte Auszeichnung handelt, wie beispielsweise beim “Blauen Engel”, dem weltweit ersten Umweltzeichen für umweltfreundliche Produkte und Services. Es bewertet Kriterien wie chemische Emissionen, Recyclingfähigkeit, Material und Energieverbrauch.
  12. Verbrauchsmaterialien gehören nicht in den Rest- oder Hausmüll! Die meisten Altstoffsammelzentren nehmen Verbrauchsmaterial entgegen. Darüber hinaus verfolgen viele Hersteller eigene Recyclingprogramme, wie z.B. HP das „Planets Partner Programm“ oder Xerox das „Xerox Nachhaltigkeitsprogramm“. Einen Überblick wie Sie die Verbrauchsmaterialien korrekt entsorgen finden Sie auch auf unserer Website.

Der Nutzen

Mit einem durchdachten Konzept zum Thema “Drucken” schonen Sie die Umwelt und leisten Ihren Beitrag, damit auch unsere Kinder und Kindeskinder in einer lebenswerten Welt aufwachsen können. Darüber hinaus profitieren Sie auch wirtschaftlich durch den Betrieb einer modernen Druckerflotte und durch einfache Adaptionen im Unternehmensalltag rund um das Drucken. 

ESCAT bietet viele kreative Umsetzungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen. Vom umweltfreundlichen Drucken, Managed Print Services bis hin zum papierlosen Büro mit der Einführung eines umfassenden Content Management Systems. Profitieren Sie von der langjährigen Erfahrung der ESCAT Dokumentenmanagement GmbH und kontaktieren Sie Catharina P. Eschlböck .

Catharina P. Eschlböck