Sicherheit beim Drucken: Stiefkind der Datenschützer

Managed Print Services

Um Ihre Daten zu schützen, zu sichern und vor fremdem Zugriff abzuschirmen investieren Unternehmen viel Geld. Zumeist wird jedoch auf einen Teilbereich vergessen: das Drucken! Eine Studie von HP belegt, dass nur etwas mehr als die Hälfte der Unternehmen Wert auf die Sicherheit beim Drucken legen.

Ihre wichtigsten und streng vertraulichen Dokumente werden unter den gleichen Bedingungen an die Druckerlandschaft gesendet, wie die Speisekarte vom Take-Away-Restaurant um die Ecke. Gehaltsabrechnungen und Verträge landen unverschlüsselt auf den Druckerfestplatten oder gar gedruckt im Ausgabefach der Endgeräte ohne das Gedanken an die Sicherheit bzw. den Datenschutz verschwendet werden. Ganz nebenbei erwähnt: dies stellt auch einen Verstoß gegen die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dar.

Dabei stellen alle Hersteller von Drucker und Multifunktionsgeräten Funktionen zur Verfügung, die den Datenschutz massiv erhöhen und die Chance von erfolgreichen Hackerangriffen deutlich reduzieren. Sollten Sie folgende Punkte bereits berücksichtigt haben, sind Sie auf einem guten Weg:

  • Schützen Sie Ihren Admin: es wird pro Gerät im Regelfall nur ein Benutzer mit Administratorrechte benötigt. Dieser Benutzer ist selbstverständlich mit einem komplexen Passwort ausgestattet. Alle anderen Benutzer haben keine Admin-Rechte!
  • Verschlüsselung am Endgerät: die integrierten Druckerfestplatten lassen sich bei nahezu allen Herstellern verschlüsseln. Damit sind die Daten auch nach dem Ausscheiden des Geräts oder bei einem Diebstahl vor fremden Zugriff geschützt.
  • Verschlüsselung im Netzwerk: etablieren Sie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zwischen den Rechnern der Benutzer und den Druckern/Multifunktionsgeräten.
  • Authentifizieren: zwingen Sie die Benutzer sich am Gerät zu authentifizieren, bevor ein Druckjob abgerufen werden kann. Damit verhindern Sie, dass gedruckte Dokumente im Ausgabefach vergessen werden (immer noch die größte Sicherheitslücke).

Sollten Sie diese Punkte bereits teilweise oder zur Gänze abgedeckt haben, sind Sie auf einem sehr guten Weg zum sicheren Drucken. Zur Standortbestimmung der Sicherheit Ihrer Druckerumgebung steht Ihnen hier unser Onlinetool kostenlos zur Verfügung.

Benötigen Sie Unterstützung bei der Einrichtung der Sicherheitsmaßnahmen stehen Ihnen unsere Expertinnen und Experten gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns dazu, oder für weitere innovative Ideen rund um das Thema Drucken, unter