Sicherheitsrisiko Drucker & Multifunktionsgeräte

Managed Print Services

64% der IT-Manager geben an, dass ihre Drucker mit Malware infiziert sind! Das geht aus der „Annual Global IT Security Benchmark Tracking Study" des Ponemon Instituts hervor. Dieses Ergebnis untermauert, dass Drucker und Multifunktionsgeräte große Sicherheitslücken in der IT-Infrastruktur von Unternehmen darstellen und diese Sicherheitslücken können weitreichende Schäden nach sich ziehen: von überhöhten Druckkosten bis hin zu kostspieligen Rechtsstreitigkeiten, Umsatzeinbrüchen und Imageverlust, wenn Cyberkriminelle über diese Geräte Malware (z.B. Ransomeware) in das Firmennetzwerk einschleusen.

Unterschätzte Gefahr als Security-Schwachstelle

Per se ist ein Drucker nicht gefährlich, sondern im Regelfall meist nur vernachlässigt. So werden für Computer, Notebooks, Smartphones, Server etc. strenge Sicherheitsrichtlinien ausgegeben, die besagen welche Benutzer welche Lese- und Schreibrechte haben, welche Sicherheitssoftware installiert werden muss, welche Passwortrichtlinien eingehalten werden müssen etc. Drucker hingegen werden oft nur ans Netzwerk angeschlossen – ohne große Sicherheitsbedenken. Damit wird die Hintertür zum eigenen Netzwerk sperrangelweit geöffnet. Die Gefahren, die von Druckern und Multifunktionsgeräten ausgehen, sind vielfältig:

  • Unverschlüsselte Datenübertragung
  • Unkontrollierter Zugriff auf Netzwerkspeicher
  • Unkontrollierter Zugriff auf Cloudspeicher
  • Zugriff auf Mailserver im Netzwerk
  • Freigegebene USB-Anschlüsse oder Bluetooth-Verbindungen
  • Unbeaufsichtigte Ausgabefächer (der einfachste Zugang zu vertraulichen Dokumenten, ganz ohne Hacker-Know-How)
  • Unbeaufsichtigte Zufuhrfächer (z.B. Diebstahl von Blanko-Arztrezepten, …)
  • Fehlende Authentifizierung am Gerät

... und ganz trivial, aber unermesslich zeitraubend: Ein Übeltäter ändert die Displaysprache am Drucker zum Beispiel auf Chinesisch.

Wie kann ESCAT Dokumentenmanagement beim Thema Security helfen?

Geräteschutz: Durch die korrekte Konfiguration von Sicherheitsfunktionen schützen Sie Ihre Multifunktionsgeräte weitestgehend vor unbefugtem Zugriff und vor allem vor unbefugten Änderungen der Geräteeinstellungen. Intelligente Geräte bieten darüber hinaus auch eine automatische Fehlerbehebung bei Sicherheitsverstößen. Durch die Deaktivierung von nicht benötigten Anschlüssen lassen sich weitere Sicherheitslücken schließen.

Datenschutz: Eine Verschlüsselung (z.B. TLS) bei der Datenübertragung sowie bei ruhenden Daten ist unumgänglich. Darüber hinaus etablieren Sie mit Managed Print Services eine Zugriffssteuerung und erlauben nur autorisierten Benutzern die Verwendung der Geräte. Dies ist möglich sowohl für netzwerkinterne Zugriffe wie auch für Remote Printing und Mobile Printing. Ergänzt wird der Datenschutz durch sicheres Löschen, indem die Daten wieder vom Speicher der Geräte entfernt werden.

Dokumentenschutz: Richtige Einstellungen verhindern, dass nicht berechtigte Personen auf gedruckte Dokumente (Ausgabefach) zugreifen. So setzen die Benutzer beispielsweise Druckjobs vom Rechner in ihrem Büro ab, müssen sich aber am Gerät noch einmal authentifizieren, damit das Dokument wirklich ausgegeben wird (Pull-Printing). Dadurch bleiben keine Dokumente unbeaufsichtigt im Ausgabefach.

Nebenbei erwähnt: Drucken ist teuer

Managed Print Services helfen Ihnen nicht nur Sicherheitslücken zu schließen, sondern auch Kosten zu senken. Laut einer Studie geben Unternehmen durchschnittlich ein bis drei Prozent der Jahreserlöse für das Erstellen von Dokumenten aus. Mittels Managed Print Services erhalten Sie die Möglichkeit für ein Controlling der Druckerlandschaft und gewinnen somit wertvolle Informationen wer was wann und wie viel druckt. Somit haben Sie ein aussagekräftiges Werkzeug in Händen, um überhöhte Druckkosten gezielt entgegenzuwirken. Zusätzlich senken Sie den Stromverbrauch, sparen Papier und schonen dadurch unsere Umwelt.

Die Vorteile von Managed Print Services in der Kurzübersicht

  • Security: Datensicherheit, Dokumentensicherheit, Gerätesicherheit
  • Controlling
  • Kostenreduktion
  • Produktivitätssteigerung
  • Entlastung von internem & externem Support
  • Umweltentlastung

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