Was ist Enterprise Content Management (ECM) und wie hilft es meinem Unternehmen?

Dokumentenmanagement

ECM steht für Enterprise Content Management. Es managt all Ihre Dokumente und Daten und soll den Dokumentenfluss im Unternehmen digitalisieren und automatisieren. ECM beschäftigt sich demgemäß mit der Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Bereitstellung von Daten. Das Ziel ist die Unterstützung von Organisationsprozessen, indem alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform bereitstellt werden.

Die Herausforderung

Der Alltag jedes Unternehmens ist geprägt von unzähligen Dokumenten und Daten, die von verschiedenen Personen mit unterschiedlichen Systemen erzeugt werden – intern wie auch extern. Geschäftsfälle können durch die vielen verschiedenen Dokumente/Dokumenttypen sehr unübersichtlich werden und die Mitarbeiter*innen müssen viel Zeit und Energie aufbringen sich einen Überblick zu verschaffen. Viele Dokumente werden nicht einheitlich abgelegt bzw. können auf Grund von falscher Ablage (z.B. Falschbenennung, falscher Pfad, …) oder irrtümlicher Löschung/Verschiebung nicht mehr gefunden werden. In vielen Unternehmen werden massenhaft E-Mails von einem Mitarbeiter zum anderen weitergeleitet. Insbesondere bei unvorhersehbarer Personal Abwesenheit ist die Auffindbarkeit wichtiger Korrespondenz zeitaufwändig oder nicht gegeben. Durch zahlreiche Duplikate entsteht ein Versionschaos und eine revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten ist nicht möglich.

Die Lösung

Die Lösung ist Enterprise Content Management (ECM), ein System, welches alle Informationen aus unterschiedlichen Quellen logisch und konsistent zusammenführt. Das Ergebnis stellen übersichtliche digitale Akten dar, die essenziell für fehlerfreie und schnelle Fallbearbeitung sind. Ein ECM besteht darüber hinaus noch aus weiteren Komponenten: 

  • Digitale Akten: sind das Kernstück eines gut funktionierenden ECMs. Diese papierlose Vorgangsbearbeitung bringt Ihnen mehr Effizienz im Geschäftsalltag. Es handelt sich um praxiserprobte Ablagemodelle, die Sie in individuellem Ausmaß an Ihre Anforderungen anpassen können.
  • Dokumentenmanagement: Dokumente werden mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie inPoint.DMS verwaltet, bearbeitet und mit zugriffsberechtigten Personen geteilt. inPoint.DMS steuert den gesamten Dokumentenlebenszyklus und arbeitet Hand in Hand mit den digitalen Akten zusammen.
  • E-Mail-Management: bindet E-Mails in digitale Geschäftsabläufe ein und unterstützt somit Ihre Mitarbeiter*innen bei der Bearbeitung eingehender E-Mails. Diese werden inhaltlich erschlossen, kategorisiert, in digitale Akten einsortiert. Zuständige Mitarbeiter*innen werden mittels Links verständigt und bearbeiten diese direkt am zentralen Speicherort.
  • Prozessdigitalisierung: effizientes Arbeiten, steigende Qualität, geringe Datenmenge und sinkende Kosten sind die Folge.
  • Integration: der Austausch von Daten und Dokumenten zwischen CRM/ERP und ECM erfolgt bidirektional.
  • Archivierung: eine revisionssichere und rechtskonforme Archivierung rundet die Komponenten eines ECM ab. Bei der Langzeitarchivierung können darüber hinaus Altdaten und nicht mehr benötigte Dokumente vom Produktivserver auf kostengünstige Speichermedien ausgelagert werden. Der Zugriff auf archivierte Daten und Dokumente ist dennoch rasch möglich.

Der Nutzen

ECM organisiert die Erfassung, das Finden, den Austausch, die Bearbeitung, die Speicherung und Zusammenführung von Dokumenten und Daten im gesamten Unternehmen. Es bildet die Basis der Digitalisierung von Prozessen. ECM integriert sich nahtlos in ERP- und CRM-Systeme, genauso wie in die Dokumentenbearbeitungs¬programme von Microsoft Office. Es erfüllt für alle Dokumente die Compliance-Bestimmungen und sorgt für Rechtssicherheit.

Sicherheit: durch das einfache Ablagesystem in Verbindung mit dem sicheren Archiv kann das Risiko von Daten- und Informationsverlust erheblich minimiert werden.

Zeitersparnis: durch ein einheitliches, transparentes Ablagesystem kann ein sofortiges Auffinden der Daten gewährleistet werden. Die Mitarbeiter verlieren keine wertvolle Arbeitszeit mit dem Suchen eines Dokumentes, was zu einer hohen Akzeptanz führt.

Kostenersparnis: durch eine Straffung und Automatisierung der Prozesse werden Arbeitszeiten effizienter genützt.

Versionssicherheit: ein Dokument wird einmal abgelegt und dann mit den E-Akten verknüpft. Dies garantiert, dass alle Bearbeiter*innen und Leser*innen auf die Letztversion zugreifen und erkennen wer wann ein Dokument bearbeitet oder verändert hat. Es ist nicht mehr notwendig Kopien zu erstellen oder versenden. Dadurch wird eine mehrfache Ablage vermieden. 

 

Sämtliche der oben genannten Vorteile werden durch das Enterprise Content Management System inPoint erfüllt. Die ESCAT Dokumentenmanagement GmbH unterstützt Sie bei der Analyse, Beratung, Konzeption und Einführung in Ihrem Unternehmen. Gestalten Sie Ihre Abläufe zukunftssicher mit einem ECM als stabilem Fundament für sämtliche Geschäftsprozesse!


Wir hoffen Ihr Interesse geweckt zu haben und freuen uns über weiterführende Gespräche, damit Digitalisierung mit InPoint DMS zu Ihrem Erfolg wird. 

Catharina Eschlböck

Catharina P. Eschlböck

Mail: c.eschlboeck@escat.at | Tel: +43 62 32 / 69 94 0