Digitalisierung
Automatisierte Datenextraktion
- Datenqualität steigern
- Manuelle Prozesse reduzieren
- Durchlaufzeiten beschleunigen
Softwarelösung zur automatischen Verarbeitung von Formularen und Dokumenten und ihre Integration in bestehende Geschäftsabläufe. Digitale Workflows führen zu mehr Effizienz im Arbeitsalltag, beschleunigten Abläufe, einer gesteigerten Datengenauigkeit und reduzierten Compliance-Risiken.
Herausforderung
Manuelle Verarbeitungsprozesse von Dokumenten und Formulardaten kosten Zeit und binden wertvolle Ressourcen.
Lösung
Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Formular- und Dokumentenverarbeitungsprozesse.
Automatisierte Datenextraktion
Herausforderung
- Manuelle Datenerfassungs- und Verarbeitungsprozesse binden personelle Ressourcen
- Frage- und Erhebungsbögen müssen manuell ausgewertet und verarbeitet werden
- Verarbeitungsfehler beeinflussen die Kundenzufriedenheit
- Die manuelle Datenerfassung und Übertragung ist fehleranfällig
- Korrekturen von Eingabe- und Übertragungsfehlern verursachen hohe Kosten
AUTOMATISIERTE DATENEXTRAKTION
Lösung
Vor der Einführung einer automatisierten Datenverarbeitung und der Digitalisierung von papiergebundenen Prozessen beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlose Erstberatung.
- Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre papiergebundenen Datenverarbeitungsprozesse.
- Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung zur Entlastung Ihrer Mitarbeite in der Administration.
- Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
AUTOMATISIERTE DATENEXTRAKTION
Nutzen
- Zeitersparnis durch automatisierte Verarbeitung von Formularen und Dokumenten
- Erhöhung der Datenqualität
- Beschleunigung der Geschäftsprozesse
- Zügiges abarbeiten von Aufträgen
- Erhöhung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
KOFAX Openforms 360 | Automatisierte Datenextraktion
Weitere Merkmale
Dokumentenerkennung
Dokumentenaufteilung, Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion sind Vorgänge, die gut automatisiert werden können. KOFAX® OpenForms 360 bietet dazu verschiedene Methoden, die sich für jedes Dokumentenziel individuell konfigurieren lassen.
Verarbeitbare Dokumentarten:
Strukturierte Dokumente
Formulare, in denen alle Daten ihre feste Position haben. Sie enthalten u. a. auch per Hand ausgefüllte Eingabefelder, Ankreuzkästchen usw.
Teilstrukturierte Dokumente
Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine usw. Sie entsprechen einem bestimmten Layoutmuster, sodass Regeln definiert werden
können, wo welche Daten zu finden sind. Im Unterschied zu strukturierten Dokumenten befinden sich die Daten hier nicht an festen Positionen.
Unstrukturierte Dokumente
Geschäftskorrespondenz zwischen Unternehmen oder Unternehmen und Kunden ohne reguläres Layout. Bei der Suche nach Informationen kommen nur die Syntax der enthaltenen Daten und das
semantische Muster zum Einsatz.
Extrahieren und Speichern von Daten mit Openforms 360
KOFAX® Openforms 360 verwendet fortschrittlichste Tools zur Erfassung, Klassifizierung, Extraktion, Validierung und Speicherung von Papierdokumenten und anderen Arten von Inhalten. Hierzu gehören Faxe, E-Mails mit angehängten Dokumenten, Bilder, Geschäftsformulare und komplexe mehrteilige Dokumente.
Mit KOFAX® Openforms 360 beginnt die Automatisierung dort, wo Dokumente im Unternehmen eingehen.
KOFAX® Openforms 360 erfasst und digitalisiert Dokumente, Formulare sowie Faxe schnell und effizient aus Quellen wie High-End-Scangeräten, Multifunktionsgeräten (MFPs), Dateisystem-Ordnern, E-Mail-Servern, Microsoft® SharePoint®-Servern und FTP-Sites.
Für optimale Ergebnisse wendet die KOFAX® Erfassungssoftware zuerst die Funktion zur Dokumenterkennung an, um den Dokumententyp zu klassifizieren – beispielsweise um festzustellen, ob es sich um eine Rechnung, einen Versicherungsanspruch, eine Auftragseingabe, ein Antragsformular, Kundenfeedback oder einen anderen definierten Dokumententyp handelt. Anschließend extrahiert die Lösung mit Optical Character Recognition (OCR), Intelligent Character Recognition (ICR) und Intelligent Document Recognition (IDR) Geschäftsdaten aus dem digitalen Image.
Automatisierte Übertragung an Drittsysteme
Die Lösung unterstützt die manuelle und einfache Korrektur für die Ausnahmebehandlung in Fällen, in denen Daten nicht erkennbar sind.
KOFAX® Openforms 360 überträgt automatisch digitalisierte Dokumente (einschließlich zugehöriger Metadaten) an ECM-, ERP-, CRM- und in unzählige Ablagesysteme.
Dokumentenklassifizierung
Die Dokumentenklassifizierung dient dazu, bestimmten Dokumenten wie Rechnungen oder Standardformularen den jeweils passenden Geschäftsablauf zuzuordnen. Die Dokumente werden klassifiziert, um die jeweils zu extrahierenden Metadaten leichter ermitteln zu können.
Um ein optimales Klassifizierungsergebnis zu erhalten, können die folgenden Optionen kombiniert werden:
Adaptive Klassifizierung
Lernfähiger Algorithmus, der anhand mehrerer Beispiele aus jeder Dokumentenklasse die typischen Eigenschaften der Klasse ermittelt. Alle folgenden Dokumente werden dann mit diesen Eigenschaften verglichen und der entsprechenden Klasse zugeordnet. Diese Methode eignet sich besonders für unstrukturierte Dokumente.
Rollenbasierte Klassifizierung
Identifiziert Dokumente anhand bestimmter Klassifizierungsregeln. Diese basieren meistens auf Sätzen und Stichwortkombinationen, auf deren Basis nach zu extrahierenden Informationen gesucht werden soll. Dieser Ansatz eignet sich für teilstrukturierte Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen usw.
Vordefinierte Werte
Werden von KOFAX® Openforms 360 während der Erfassung extrahiert und können zur Klassifizierung der Dokumente verwendet werden.
Was ist KOFAX® Openforms 360?
Bei der KOFAX® Control Suite Familie dreht sich alles um die Erfassung, Verarbeitung und Weiterleitung von Informationen, von A bis Z und mit bestmöglichen Workflows. Neben der Konvertierung von Dokumenten und Bildern in archivierbare PDF/A- kompatible Dateien gehören zu diesen Workflows auch erweiterte Funktionen: das Erkennen und Einlesen von Barcodes, das Extrahieren von Daten aus den erfassten Dokumenten oder die Verarbeitung und Einbindung unterstützender Daten aus anderen Geschäftssystemen, anhand derer die erfassten Informationen überprüft werden und gewährleistet wird, dass nur korrekte Daten an die Backendsysteme übergeben werden.
Für optimale Ergebnisse sollten menschliche Interaktionen und deren Auswirkungen bei der Verarbeitung von Dokumenten und Daten weitgehend minimiert werden. Der Einsatz von OCR, ICR, IDR sowie von Überprüfungstechnologien ermöglicht einen reibungslosen Prozessablauf, bei dem Benutzereingriffe nur im Ausnahmefall erforderlich sind. Kofax® OpenForms™ 360 ist ein AutoStore-Add-on für die Verarbeitung von strukturierten, teilstrukturierten und unstrukturierten Dokumenten und ihre Integration in bestehende Geschäftsabläufe. OpenForms 360 arbeitet besonders schnell und effizient, da die manuelle Extraktion und Eingabe von Daten auf ein Minimum reduziert wird.
Der Einsatz digitaler Workflows beschleunigt Geschäftsabläufe und steigert die Datenqualität, was wiederum Compliance-Risiken minimiert.