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+43 6232 6994-0

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Digitalisierung Intelligente Dokumentenverarbeitung

Digitalisierung

Automatisierte Datenextraktion

  • Datenqualität steigern
  • Manuelle Prozesse reduzieren
  • Durchlaufzeiten beschleunigen
Softwarelösung zur automatischen Verarbeitung von Formularen und Dokumenten und ihre Integration in bestehende Geschäftsabläufe. Digitale Workflows führen zu mehr Effizienz im Arbeitsalltag, beschleunigten Abläufe, einer gesteigerten Datengenauigkeit und reduzierten Compliance-Risiken.

Herausforderung

Manuelle Verarbeitungsprozesse von Dokumenten und Formulardaten kosten Zeit und binden wertvolle Ressourcen.

Herausforderung

Lösung

Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Formular- und Dokumentenverarbeitungsprozesse. 

Lösung

Nutzen

Signifikante Zeit- und Kostenreduktion für Innen- und Außendienst.

Nutzen
ESCAT Herausforderung

Automatisierte Datenextraktion

Herausforderung

  • Manuelle Datenerfassungs- und Verarbeitungsprozesse binden personelle Ressourcen
  • Frage- und Erhebungsbögen müssen manuell ausgewertet und verarbeitet werden
  • Verarbeitungsfehler beeinflussen die Kundenzufriedenheit 
  • Die manuelle Datenerfassung und Übertragung ist fehleranfällig
  • Korrekturen von Eingabe- und Übertragungsfehlern verursachen hohe Kosten
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  • Verarbeitungsprozesse nehmen viel Zeit in Anspruch 
  • Übertragung von Daten aus handschriftlich ausgefüllten Dokumenten sind zeitaufwändig
  • Übertragung von Daten in unterschiedliche IT-Systeme
  • Lange Durchlaufzeiten
ESCAT Lösung

AUTOMATISIERTE DATENEXTRAKTION

Lösung

Produkte gibt es unzählige. Arbeiten wir gemeinsam an der Lösung!

Vor der Einführung einer automatisierten Datenverarbeitung und der Digitalisierung von papiergebundenen Prozessen beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlose Erstberatung.

Erstberatung anfragen

  • Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre papiergebundenen Datenverarbeitungsprozesse.
  • Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung zur Entlastung Ihrer Mitarbeite in der Administration.
  • Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
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KOFAX OpenForms ™  360 ist ein AutoStore-Add-on für die automatische Verarbeitung von strukturierten, teilstrukturierten und unstrukturierten Formularen und Dokumenten und ihre Integration in bestehende Geschäftsabläufe.

 

KOFAX OpenForms 360 arbeitet besonders schnell und effizient, da die manuelle Extraktion und Eingabe von Daten auf ein Minimum reduziert wird. Automatische Erfassung, Interpretation und Digitalisierung von Papierdokumenten, gescannten Bildern, E-Mails und Faxen mit einer ausgeklügelten Dokumenten- und Zeichenerkennungssoftware. Der Einsatz digitaler Workflows beschleunigt Geschäftsabläufe und steigert die Datenqualität, was wiederum Compliance-Risiken minimiert und zu einer signifikanten Zeit- und Kostenersparnis bei administrativen Tätigkeiten führt.

ESCAT Nutzen

AUTOMATISIERTE DATENEXTRAKTION

Nutzen

  • Zeitersparnis durch automatisierte Verarbeitung von Formularen und Dokumenten
  • Erhöhung der Datenqualität
  • Beschleunigung der Geschäftsprozesse
  • Zügiges abarbeiten von Aufträgen
  • Erhöhung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
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  • Reduktion von Compliance Risiken
  • Signifikante Zeitersparnis durch Automatisierung von standardisierten Prozessen und administrativen Tätigkeiten
  • Nachhaltigkeit durch Digitalisierung von Geschäftsprozessen 
  • Fehlervermeidung durch digitale Eingabe- und automatisierte Ausleseprozesse
  • Deutlich geringere Papierablage

KOFAX Openforms 360 | Automatisierte Datenextraktion

Hauptmerkmale

Digitalisierung_Elektronische Formulare

Erfassung

  • Reduktion von manuellen Eingabefehlern
  • Erfassung, Interpretation und Digitalisierung von Papierdokumenten über Multifunktionsgeräte, Scanner, E-Mails, mobile Endgeräte u.v.m.
  • Start der Automatisierung vor Ort
  • Erkennung von hand- und maschinenschriftlichen Inhalten, Barcodes, Ankreuzkästchen
  • Optische Markierungserkennung, Formularerkennung, Freiformerkennung und datenbankgestützte Erkennung 
Digitalisierung Intelligente Dokumentenverarbeitung

Verarbeitung

  • Schnelle und effiziente Verarbeitung von Daten 
  • Konvertierung in PDF, PDF/A
  • Reduzierter Aufwand für die manuelle Eingabe von Information aus eingehenden Dokumenten 
  • Automatisierung von manuellen Prozessen
  • Verarbeitung strukturierter, teilstrukturierter und unstrukturierter Dokumente
  • Verwendung von OCR, ICR, IDR Technologien
  • Intuitive Tools für die Datenüberprüfung
  • Automatisierte Rückmeldung in Echtzeit (Eingangsbestätigung, Infos zum Bearbeitungsstatus etc.)
  • Reduktion von Verzögerungen und Compliance-Risiken 
Digitalisierung dokumentenerfassung workflows

Übertragung

  • Automatische Extraktion, Validierung und Weiterleitung von Daten
  • Übertragung in ECM- oder ERP-Systeme durch regelbasierte Klassifizierung, Extraktion und Verifikation
  • Optimierung von Dokumentenprozessen
  • Daten werden aus Formularen automatisiert übernommen, bereinigt und neu abgelegt
  • Schnelle Übergabe eingehender Dokumente an Mitarbeiter*innen 

KOFAX Openforms 360 | Automatisierte Datenextraktion

Weitere Merkmale

Dokumentenerkennung

Dokumentenaufteilung, Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion sind Vorgänge, die gut automatisiert werden können. KOFAX® OpenForms 360 bietet dazu verschiedene Methoden, die sich für jedes Dokumentenziel individuell konfigurieren lassen. 

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Verarbeitbare Dokumentarten:

 

Strukturierte Dokumente
Formulare, in denen alle Daten ihre feste Position haben. Sie enthalten u. a. auch per Hand ausgefüllte Eingabefelder, Ankreuzkästchen usw.

 

Teilstrukturierte Dokumente
Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine usw. Sie entsprechen einem bestimmten Layoutmuster, sodass Regeln definiert werden
können, wo welche Daten zu finden sind. Im Unterschied zu strukturierten Dokumenten befinden sich die Daten hier nicht an festen Positionen.

 

Unstrukturierte Dokumente
Geschäftskorrespondenz zwischen Unternehmen oder Unternehmen und Kunden ohne reguläres Layout. Bei der Suche nach Informationen kommen nur die Syntax der enthaltenen Daten und das
semantische Muster zum Einsatz.
 

Extrahieren und Speichern von Daten mit Openforms 360

KOFAX® Openforms 360 verwendet fortschrittlichste Tools zur Erfassung, Klassifizierung, Extraktion, Validierung und Speicherung von Papierdokumenten und anderen Arten von Inhalten. Hierzu gehören Faxe, E-Mails mit angehängten Dokumenten, Bilder, Geschäftsformulare und komplexe mehrteilige Dokumente.

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Mit KOFAX® Openforms 360 beginnt die Automatisierung dort, wo Dokumente im Unternehmen eingehen.

 

KOFAX® Openforms 360 erfasst und digitalisiert Dokumente, Formulare sowie Faxe schnell und effizient aus Quellen wie High-End-Scangeräten, Multifunktionsgeräten (MFPs), Dateisystem-Ordnern, E-Mail-Servern, Microsoft® SharePoint®-Servern und FTP-Sites.


Für optimale Ergebnisse wendet die KOFAX® Erfassungssoftware zuerst die Funktion zur Dokumenterkennung an, um den Dokumententyp zu klassifizieren – beispielsweise um festzustellen, ob es sich um eine Rechnung, einen Versicherungsanspruch, eine Auftragseingabe, ein Antragsformular, Kundenfeedback oder einen anderen definierten Dokumententyp handelt. Anschließend extrahiert die Lösung mit Optical Character Recognition (OCR), Intelligent Character Recognition (ICR) und Intelligent Document Recognition (IDR) Geschäftsdaten aus dem digitalen Image.

Automatisierte Übertragung an Drittsysteme

Die Lösung unterstützt die manuelle und einfache Korrektur für die Ausnahmebehandlung in Fällen, in denen Daten nicht erkennbar sind.

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KOFAX® Openforms 360 überträgt automatisch digitalisierte Dokumente (einschließlich zugehöriger Metadaten) an ECM-, ERP-, CRM- und in unzählige Ablagesysteme. 

Dokumentenklassifizierung

Die Dokumentenklassifizierung dient dazu, bestimmten Dokumenten wie Rechnungen oder Standardformularen den jeweils passenden Geschäftsablauf zuzuordnen. Die Dokumente werden klassifiziert, um die jeweils zu extrahierenden Metadaten leichter ermitteln zu können.

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Um ein optimales Klassifizierungsergebnis zu erhalten, können die folgenden Optionen kombiniert werden:

 

Adaptive Klassifizierung
Lernfähiger Algorithmus, der anhand mehrerer Beispiele aus jeder Dokumentenklasse die typischen Eigenschaften der Klasse ermittelt. Alle folgenden Dokumente werden dann mit diesen Eigenschaften verglichen und der entsprechenden Klasse zugeordnet. Diese Methode eignet sich besonders für unstrukturierte Dokumente.

 

Rollenbasierte Klassifizierung
Identifiziert Dokumente anhand bestimmter Klassifizierungsregeln. Diese basieren meistens auf Sätzen und Stichwortkombinationen, auf deren Basis nach zu extrahierenden Informationen gesucht werden soll. Dieser Ansatz eignet sich für teilstrukturierte Dokumente wie Rechnungen, Bestellungen usw.

 

Vordefinierte Werte
Werden von KOFAX® Openforms 360 während der Erfassung extrahiert und können zur Klassifizierung der Dokumente verwendet werden.

Was ist KOFAX® Openforms 360?

Bei der KOFAX® Control Suite Familie dreht sich alles um die Erfassung, Verarbeitung und Weiterleitung von Informationen, von A bis Z und mit bestmöglichen Workflows. Neben der Konvertierung von Dokumenten und Bildern in archivierbare PDF/A- kompatible Dateien gehören zu diesen Workflows auch erweiterte Funktionen: das Erkennen und Einlesen von Barcodes, das Extrahieren von Daten aus den erfassten Dokumenten oder die Verarbeitung und Einbindung unterstützender Daten aus anderen Geschäftssystemen, anhand derer die erfassten Informationen überprüft werden und gewährleistet wird, dass nur korrekte Daten an die Backendsysteme übergeben werden.

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Für optimale Ergebnisse sollten menschliche Interaktionen und deren Auswirkungen bei der Verarbeitung von Dokumenten und Daten weitgehend minimiert werden. Der Einsatz von OCR, ICR, IDR sowie von Überprüfungstechnologien ermöglicht einen reibungslosen Prozessablauf, bei dem Benutzereingriffe nur im Ausnahmefall erforderlich sind. Kofax® OpenForms™ 360 ist ein AutoStore-Add-on für die Verarbeitung von strukturierten, teilstrukturierten und unstrukturierten Dokumenten und ihre Integration in bestehende Geschäftsabläufe. OpenForms 360 arbeitet besonders schnell und effizient, da die manuelle Extraktion und Eingabe von Daten auf ein Minimum reduziert wird.

 

Der Einsatz digitaler Workflows beschleunigt Geschäftsabläufe und steigert die Datenqualität, was wiederum Compliance-Risiken minimiert.
 

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