Dokumentenmanagement
Digitale Immobilien Objektübergabe
- Effizientes Objektmanagement
- Verwaltungsaufwand reduzieren
- Mobiler Zugriff
Softwarelösung zur geregelte Übergabe von Objekten. Effiziente Planung und Bearbeitung dokumentengetriebener Vorgänge rund um Wohn- und Gewerbeimmobilien.
Die Herausforderung
Dokumentenpflege und zeit- und kostenintensive Verwaltungsprozesse.
Lösung
Dokumentenmanagementlösung für eine effiziente und digitale Immobilienverwaltung.
ESCAT analysiert Ihre bestehenden Prozesse und bietet Lösungen etablierter Softwarepartner auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen und Unternehmensgröße.
Dokumentenmanagement | Immobilien Objektübergabe
Weitere Merkmale
Dokumenten- und Korrespondenzverwaltung
Neben der zentralen Dokumenten- und Korrespondenzverwaltung werden viele Routinevorgänge mit inPoint Objektübergabe digital organisiert und unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Tagesgeschäfts.
Das integrierte Berichtswesen liefert auf Knopfdruck Informationen über Fristen und Vorgänge.
Mobiler Zugriff
inPoint Objektübergabe kann stationär auf PC, Notebook und mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets genutzt werden.
Interaktive Gebäude Grundrisspläne unterstützen Ihren Außendienst und beauftragte Dienstleister beim Auffinden und Warten von gesuchten Objekten und Elementen.
Auswertung
Erstellung Sie Ihre eignen Reports für Controllingaufgaben, nutzen Sie individuelle Dashboards, um immer up-to-date zu sein. Arbeiten Sie mit Informationen und Dokumenten, die logisch der Aufgabenstellung zugeordnet sind oder mit der intelligenten Vollindexsuche neue Informationsverknüpfungen möglich machen.
Mit der MS-Office Integration verknüpfen Sie InPoint Objektübergabe einfach und kompakt mit Outlook und Ihren bevorzugten Anwendungen.
Periodische Termine planen
Terminisieren Sie einmalige Wartungsaufgaben oder wiederkehrende, behördlich vorgeschriebene Überprüfungen (ÖNORM B 1300/1301).
Stellen Sie auf der Map-Ansicht Aufgaben regional dar und sparen Sie sich unnötigen Zeitaufwand bei Wartungs- und Kontrollarbeiten oder Besichtigungen.
Mobile Dokumentation
Die Objektübergabe, insbesondere das Verwalten von eventuellen Mängeln (B1300/B1301) werden mit einer automatischen Checkliste, Bilddokumenten (geographischen Verortung) und mit einem anschließenden Prüfbericht festgehalten.
Anwender*innen können mobil einzelne Dokumente (z.B. Word, Excel, E-Mails, Bildmaterial, …) manuell in die geöffnete Objektakte hochladen.
Dokumentieren-Auswerten-Teilen
Registrierten Personen wie Eigentümern, Mieter, Behörden und Handwerksbetrieben können dauerhaft oder temporär eine Einsichtnahme auf Dokumente und Daten zur Verfügung gestellt werden.
Die Anfragebearbeitung in der Sachbearbeitung wird damit drastisch reduziert
Anbindung an bestehende IT-Systeme
Von Drittsystemen erstellte Dokumente (z.B. PDF-Dokumente aus ERP Systemen, Dateien von Fileservern, …) werden im Hintergrund automatisch importiert und richtig zugeordnet.
Dies vermeidet manuelle Übertragungsfehler, reduziert Mehrfachablagen und führt zu einer erhöhten Datenqualität.
Digitale Immobilien Objektübergabe
Herausforderung
- Hoher Verwaltungsaufwand auch für kleinere Objekte
- Objektbezogene Dokumente und Kommunikation sind schwer auffindbar
- Terminplanung bei Objektübergaben u.a. Kündigungsfrist, Neuanmietung
- Fehlende Dokumente oder nicht aktualisierte Informationen (u.a. Sanierungsarbeiten, Neubau von Objekten, Objektübergabe, Lifteinbauten)
- Veraltete Dokumentenversionen führen zu Verzögerungen und Missverständnissen bei der Objektübergabe
- Benötigte Informationen stehen oft nicht zeitnah zur Verfügung
- Lückenlose Zuordnung von Objekt- und Gemeinkosten
- Hoher Verwaltungsaufwand durch fehlende Zuordnung von Wiederherstellungs- oder Objektsanierungskosten (u.a. beschädigte oder fehlende Steckdosen, Lichtschalter, Fenster, Türen, Fußböden, Wände)
- Protokollierung von Mängeln, Schäden und Risiken
- Sicherstellung einer reibungslosen Beweisführung im Schadensfall
- Voraussetzungen für staatliche Förderungen müssen erfüllt werden
- Aktuelle Dokumentationen durchlaufen einen Prüf- und Freigabeprozess
- Die jeweils aktuellen Bilder und Daten sollen den Objekten zugeordnet und mobil abrufbar sein
- Unterschiedliche Dokumentenversionen und parallele Ablagestrukturen
- Teammitglieder aus unterschiedlichen Fachabteilungen
- DSGVO Vorgaben müssen erfüllt werden
Digitale Immobilien Objektübergabe
Unsere Lösung
Vor der Einführung einer digitalen Immobilien Objektübergabe beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlose Erstberatung.
- Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre digitalen Objektübergabeprozesse.
- Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter*innen.
- Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
Digitale Immobilien Objektübergabe
Ihr Nutzen
- Reduktion der Anfragebearbeitung
- Einfacher Überblick über Zeit- und Kostenrahmen
- Kostenersparnis durch Einhalten von Fristen und Terminen
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
- Flexibilität durch mobilen Zugriff auf Objektdokumente
- Schnelles Auffinden aller objektbezogener Dokumente, Dateien und E-Mails
- Temporären oder unbefristeten Zugang zu Dokumenten (Abteilungen/externe Partner)
- Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente und Berechtigungsvergaben
- Übersichtliche Darstellung aller Objektdokumente und Informationen
- Beweiserbringung durch schlüssige Darstellung von Sachverhalten
- Zeitersparnis durch effiziente Teamarbeit
- Mehr Effizienz bei Objektübergaben durch mobile Dokumentation in Echtzeit
- Schnellere Durchlauf- und Reaktionszeiten
- Reduzierter Verwaltungsaufwand und mehr Effizienz im Tagesgeschäft
- Normierte Standardlösung oder individuell angepasste Objektübergabesoftware
- Entwicklung und Support in Österreich
