Dokumentenmanagement

Digitale Immobilien Objektübergabe

Effizientes Objektmanagement
Verwaltungsaufwand reduzieren
Mobiler Zugriff

Softwarelösung zur geregelte Übergabe von Objekten. Effiziente Planung und Bearbeitung dokumentengetriebener Vorgänge rund um Wohn- und Gewerbeimmobilien.

Herausforderung

Dokumentenpflege und zeit- und kostenintensive Verwaltungsprozesse.

Herausforderung

Lösung

Wir beraten Sie und bieten die für Ihr Unternehmen passende Lösung für eine digitale Immobilienverwaltung.

Lösung

Nutzen

Verwaltungsaufwand reduzieren und Effizienz beim Objektmanagement steigern.

Nutzen

Digitale Immobilien Objektübergabe

Herausforderung

Hoher Verwaltungsaufwand auch für kleinere Objekte
Objektbezogene Dokumente und Kommunikation sind schwer auffindbar
Terminplanung bei Objektübergaben u.a. Kündigungsfrist, Neuanmietung
Fehlende Dokumente oder nicht aktualisierte Informationen (u.a. Sanierungsarbeiten, Neubau von Objekten, Objektübergabe, Lifteinbauten)
Veraltete Dokumentenversionen führen zu Verzögerungen und Missverständnissen bei der Objektübergabe

Benötigte Informationen stehen oft nicht zeitnah zur Verfügung
Lückenlose Zuordnung von Objekt- und Gemeinkosten
Hoher Verwaltungsaufwand durch fehlende Zuordnung von Wiederherstellungs- oder Objektsanierungskosten (u.a. beschädigte oder fehlende Steckdosen, Lichtschalter, Fenster, Türen, Fußböden, Wände)
Protokollierung von Mängeln, Schäden und Risiken
Sicherstellung einer reibungslosen Beweisführung im Schadensfall
Voraussetzungen für staatliche Förderungen müssen erfüllt werden
Aktuelle Dokumentationen durchlaufen einen Prüf- und Freigabeprozess
Die jeweils aktuellen Bilder und Daten sollen den Objekten zugeordnet und mobil abrufbar sein
Unterschiedliche Dokumentenversionen und parallele Ablagestrukturen
Teammitglieder aus unterschiedlichen Fachabteilungen
DSGVO Vorgaben müssen erfüllt werden

Digitale Immobilien Objektübergabe

Unsere Lösung

Produkte gibt es unzählige. Arbeiten wir gemeinsam an der Lösung!

Vor der Einführung einer digitalen Immobilien Objektübergabe beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlose Erstberatung.

Erstberatung anfragen

Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre digitalen Objektübergabeprozesse.
Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter*innen.
Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.

inPoint Objektübergabe unterstützt Ihre Organisation bei der Planung und Bearbeitung dokumentengetriebener Vorgänge rund um Wohn- und Gewerbeimmobilien und stellt eine wertvolle Ergänzung zu datenbasierenden Facilitymanagement Systemen dar.

Digitale Immobilien Objektübergabe

Ihr Nutzen

Reduktion der Anfragebearbeitung
Einfacher Überblick über Zeit- und Kostenrahmen
Kostenersparnis durch Einhalten von Fristen und Terminen
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
Flexibilität durch mobilen Zugriff auf Objektdokumente

Schnelles Auffinden aller objektbezogener Dokumente, Dateien und E-Mails
Temporären oder unbefristeten Zugang zu Dokumenten (Abteilungen/externe Partner)
Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente und Berechtigungsvergaben
Übersichtliche Darstellung aller Objektdokumente und Informationen
Beweiserbringung durch schlüssige Darstellung von Sachverhalten
Zeitersparnis durch effiziente Teamarbeit
Mehr Effizienz bei Objektübergaben durch mobile Dokumentation in Echtzeit
Schnellere Durchlauf- und Reaktionszeiten
Reduzierter Verwaltungsaufwand und mehr Effizienz im Tagesgeschäft
Normierte Standardlösung oder individuell angepasste Objektübergabesoftware
Entwicklung und Support in Österreich

inPoint DMS | Immobilien Objektübergabe

Hauptmerkmale

Übersicht

Alle Dokumente und Dateien zu Objekten zentral an einem Ablageort
Einfache und sichere Verwaltung von Immobilien
Strukturierte Ablage versehen mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows
Georeferenzierten Map-Ansicht – für Ihr gesamtes Objekt, Stockwerk oder eine Einheit
Vollständiger Überblick über alle Dokumente und Kommunikation

Mobilität & Funktion

Mobiler und abteilungsübergreifender Zugriff
Anwender*innen können mobil einzelne Dokumente in die jeweilige Objektakte hochladen
Überblick über Änderungen und Versionierungen
Über die Georeferenzierung werden Stammdaten, Dokumente und Fotos zum Objekt direkt am Dashboard angezeigt
Vermeidung von Mehrfachablagen
Effiziente Fristenverwaltung und Wiedervorlage

Produktivität

Zusammenführung aller Dokumente, Dateien und Kommunikation in digitalen Akten
Reduktion der Anfragebearbeitung in der Sachbearbeitung
Effiziente Teamarbeit inklusive vorgegebener Freigabeprozesse
Eventuelle Mängel (B1300/B1301) werden mit einer automatischen Checkliste, Bilddokumenten (geographischen Verortung) und mit einem anschließenden Prüfbericht festgehalten
Flexible Anbindung an bestehende Systeme (ERP, CRM, Branchensoftware)
Datenmigration aus vorhandenen Lösungen
Multiclientstrategie
On-Premise / Cloud (SaaS, PaaS)

inPoint DMS | Immobilien Objektübergabe

Weitere Merkmale

Dokumenten- und Korrespondenzverwaltung

Neben der zentralen Dokumenten- und Korrespondenzverwaltung werden viele Routinevorgänge mit inPoint Objektübergabe digital organisiert und unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Tagesgeschäfts.

Das integrierte Berichtswesen liefert auf Knopfdruck Informationen über Fristen und Vorgänge.

Mobiler Zugriff

inPoint Objektübergabe kann stationär auf PC, Notebook und mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets genutzt werden.

Interaktive Gebäude Grundrisspläne unterstützen Ihren Außendienst und beauftragte Dienstleister beim Auffinden und Warten von gesuchten Objekten und Elementen.

Auswertung

Erstellung Sie Ihre eignen Reports für Controllingaufgaben, nutzen Sie individuelle Dashboards, um immer up-to-date zu sein. Arbeiten Sie mit Informationen und Dokumenten, die logisch der Aufgabenstellung zugeordnet sind oder mit der intelligenten Vollindexsuche neue Informationsverknüpfungen möglich machen.

Mit der MS-Office Integration verknüpfen Sie InPoint Objektübergabe einfach und kompakt mit Outlook und Ihren bevorzugten Anwendungen.

Periodische Termine planen

Terminisieren Sie einmalige Wartungsaufgaben oder wiederkehrende, behördlich vorgeschriebene Überprüfungen (ÖNORM B 1300/1301).

Stellen Sie auf der Map-Ansicht Aufgaben regional dar und sparen Sie sich unnötigen Zeitaufwand bei Wartungs- und Kontrollarbeiten oder Besichtigungen.

Mobile Dokumentation

Die Objektübergabe, insbesondere das Verwalten von eventuellen Mängeln (B1300/B1301) werden mit einer automatischen Checkliste, Bilddokumenten (geographischen Verortung) und mit einem anschließenden Prüfbericht festgehalten.

Anwender*innen können mobil einzelne Dokumente (z.B. Word, Excel, E-Mails, Bildmaterial, …) manuell in die geöffnete Objektakte hochladen.

Dokumentieren-Auswerten-Teilen

Registrierten Personen wie Eigentümern, Mieter, Behörden und Handwerksbetrieben können dauerhaft oder temporär eine Einsichtnahme auf Dokumente und Daten zur Verfügung gestellt werden.

Die Anfragebearbeitung in der Sachbearbeitung wird damit drastisch reduziert

Anbindung an bestehende IT-Systeme

Von Drittsystemen erstellte Dokumente (z.B. PDF-Dokumente aus ERP Systemen, Dateien von Fileservern, …) werden im Hintergrund automatisch importiert und richtig zugeordnet.

Dies vermeidet manuelle Übertragungsfehler, reduziert Mehrfachablagen und führt zu einer erhöhten Datenqualität.