Dokumentenmanagement
Digitales Qualitätsmanagement Handbuch (QHM)
- Effiziente Dokumentenpflege
- Revisionssichere Ablage
- Normgerechte Dokumentenlenkung
Transparentes System zur effizienten Dokumentenpflege und normgerechten Dokumentenlenkung. Die hohe Anwenderfreundlichkeit unterstützt Führungsetagen, Abteilungsleiter und QM Beauftragte bei der Durchsetzung von qualitätssichernden Maßnahmen im Betrieb.
Lösung
Softwarelösung zur sicheren und strukturierten Verwaltung von Qualitätsmanagement Dokumenten.
Ihr Nutzen
Revisionssichere und normgerechte Dokumentenpflege zur Steigerung von Produktivität und Qualität
ESCAT analysiert Ihre bestehenden Prozesse und bietet Lösungen etablierter Softwarepartner auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen und Unternehmensgröße.
DMS | Qualitätsmanagement Handbuch (QHM)
Weitere Merkmale
QM Dokumente erstellen und ändern
Bringen Sie bereits bei der Erstellung neuer QM Dokumente Qualität in Ihr System und nutzen Sie die integrierten Vorlagen für Prozesse, Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen aus der Vorlagenbibliothek.
Anderen Dokumentenarten können via Drag & Drop in das geöffnete digitale QM Handbuch Indexregister gezogen und sicher zur Bearbeitung abgelegt werden.
Je nach Berechtigung können Anwender*innen in inPoint Qualitätsmanagement Handbuch, QM-Dokumente öffnen und ändern. Alle Änderungen werden automatisch als neue Dokumentenversion angelegt, wodurch ein Höchstmaß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist. Laden Sie im Einzelfall Experten*innen ein und geben Sie das Dokument temporär zur Beurteilung frei.
Revisionssicherheit und Compliance
inPoint QHM unterstützt zudem Ihre Compliance Politik mit revisionssicheren Speichersystemen namhafter Hersteller, die ein Ändern und Löschen von Belegen während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist verhindern.
Dies ist von besonderer Bedeutung, wenn Sie weitere inPoint DMS Module, z. B. die Langzeitablage von steuerrechtlichen Dokumenten planen. inPoint DMS Lösungen sind eine sichere Grundlage für die erfolgreiche Zertifizierung Ihrer Organisation durch akkreditierte Wirtschaftsprüfer.
Wiedervorlagefunktion
Manche QM-Dokumente haben temporäre Gültigkeit und müssen nach Ablauf der Frist einer Bearbeitung zugeführt werden.
Das digitale inPoint Qualitätsmanagement Handbuch unterstützt Sie durch einfach zu nutzende Wiedervorlagenfunktionen und verschickt rechtzeitig E-Mail Benachrichtigungen über auslaufende Fristen an zuständigen Mitarbeiter*innen.
Dokumente einfach Suchen und Finden
Während QM-Mitarbeiter*innen mit dem QMH Index vertraut sind und daher mit wenigen Klicks das gewünschte QMH Element schnell finden, bevorzugen Fachabteilungen die integrierte Volltextsuche um gezielt nach Dokumenten zu suchen.
Anwender*innen benötigen im Geschäftsalltag oft nur einige wenige QM-Dokumente wie Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen. Mit der Favoriten Funktion lassen sich diese Dokumente markieren und das wiederholte Suchen nach den immer gleichen Dokumenten entfällt damit zur Gänze.
Meist genügt ein kurzer Blick in ein QM-Dokument. Mit dem integrierten DocPreview Monitor können Anwender*innen QM-Dokumente auch dann ansehen, wenn die erforderliche Software (z.B. MS Office) nicht am Rechner installiert ist.
Einfache Systemverwaltung
Die Systemverwaltung im inPoint Qualitätsmanagement Handbuch wurde so einfach und sicher wie möglich gestaltet.
Das Ändern und Erweitern von QM-Kapitel ist so einfach, dass dies sogar von ambitionierten Anwender*innen mit wenigen Mausklicks erledigt werden kann. Weil inPoint QHM zur Gänze auf das Berechtigungssystem von Microsoft (Active Directory) aufbaut, können erforderliche Zugriffsberechtigungen mit wenigen Mausklicks konfiguriert werden.
Offlinezugriff zu ausgewählten Dokumenten
Mit der inPoint Qualitätsmanagement Handbuch Offline Funktion können am Firmenserver abgelegte QM-Dokumente auf ein Notebook kopiert werden.
Mitarbeiter*innen im Außeneinsatz haben auf diesem Weg wichtige QM-Dokumente auch an Orten ohne Internetzugang zur Verfügung.
Digitales Qualitätsmanagement Handbuch (QHM)
Herausforderung
- Fehlende Transparenz bei der Erstellung von neuen Dokumenten
- Unterschiedliche Dokumentenversionen sind im Umlauf
- Freigabeprozesse und Änderungen sind schwer nachvollziehbar
- Fristen werden versäumt
- Kein automatisches Ausrollen von QM-Dokumenten
- Zeitaufwendige Zusammenführung aller QM-Dokumente
- Benötigte Dokumente und Informationen sind schwer auffindbar
- Keine einheitliche Ablagestruktur
- Kein abteilungsübergreifender Zugriff
- Die Zuordnung von QS-Dokumenten ist zeitaufwendig
- Kein mobiler Zugriff auf QM-Dokumente
Digitales Qualitätsmanagement Handbuch (QHM)
Unsere Lösung
Vor der Einführung eines digitalen Qualitätsmanagements beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlose Erstberatung.
- Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre Dokumentenverarbeitungsprozesse.
- Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter*innen im Qualitätsmanagement.
- Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
Digitales Qualitätsmanagement Handbuch (QHM)
Ihr Nutzen
- Hohe Anwenderakzeptanz durch einfachen Zugriff auf relevante QM-Dokumente
- Übersichtliche Zusammenführung aller QM-Dokumente an einem Ablageort
- Entlastung von Mitarbeiter*innen durch effiziente QM-Dokumentenprozesse
- Schnelles Auffinden von QM-Dokumenten und volltextindizierte Ablage
- Für alle Normenreihen geeignet
- Zeitersparnis durch übersichtliche und abteilungsübergreifende Darstellung von Dokumenten
- Vermeidung von Mehrfachablagen
- Transparenz durch Versionierungen
- Beweiserbringung durch lückenlos nachvollziehbare Änderungen
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
- Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
- Flexibilität durch mobilen Zugriff
- Entwicklung und Support in Österreich
