Struktur schafft Ordnung

Document Management Systems

Ein mittelständisches, österreichisches Handelsunternehmen beauftragte ESCAT, die derzeitigen Prozesse in Verkaufsprojekten zu analysieren und zu optimieren.

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Erhebung

360° Erhebung

Von den insgesamt 150 Mitarbeitern sind 35 im Verkaufsaußendienst tätig und bereisen ganz Österreich und Deutschland. Wie viele andere Unternehmen ist auch dieses von der zunehmenden Arbeitsplatzflexibilisierung betroffen. Vor allem die Außendienstmitarbeiter nützen sowohl Arbeitsplätze am Firmensitz, als auch im Home Office. 

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Analyse

360° Analyse

Es mangelt an einem einheitlichen Speicherplatz und Strukturen. Dateien und Dokumente werden von den Mitarbeitern dezentralisiert und variabel in Outlook - bzw. in Explorer - Verzeichnissen nach eigenem Ermessen abgespeichert. Die unstrukturierte Archivierung erschwert nicht nur den raschen und zielgerichteten Zugriff auf wichtige Informationen, sondern führt vor allem bei kurzfristigen Mitarbeiterausfällen zu Problemen. Die Nachvollziehbarkeit über den Verlauf und den aktuellen Status von Projekten ist entweder nur mit großem Zeitaufwand oder gar nicht möglich. Eine konsistente Betreuung der Kunden wird damit erheblich beinträchtig und führt im schlimmsten Fall zum Verlust von Aufträgen und Geschäftspartnerschaften.

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Lösung

360° Lösung

ESCAT zeigt in einem individuellen Beratungsprozess und in Workshops mit den beteiligten Personen, dass inPoint.Document Management System die passende und unternehmerisch sinnvolle Antwort auf die aktuellen Herausforderungen des Handelsunternehmens ist. 
Durch die Implementierung von inPoint.DMS werden nun nicht nur alle Dateien und Dokumente wie Angebote, Kalkulationen, Vereinbarungen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine etc., sondern auch E-Mails konsequent in projektbezogenen Ordnern zentral auf einer Plattform gespeichert und verwaltet. Durch die Versionskontrolle ist ersichtlich, welche Person wann was an einem Dokument verändert hat. Der Fortschritt des Projektes kann nun von jedem Berechtigten im Unternehmen eingesehen werden. inPoint.DMS führt den Prozess, stößt Arbeitsschritte von sich aus an und benachrichtigt involvierte Personen über den Projektstatus.
 

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Realisierung

360° Realisierung

inPoint.DMS wird den Kundenanforderungen individuell angepasst, installiert und konfiguriert. Die Prozesse werden schrittweise auf inPoint.DMS umgestellt. Es wird ein Schulungsplan für die Mitarbeiter ausgearbeitet und durchgeführt.

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Begleitung

360° Begleitung

Die Prozesse und Abläufe eines Unternehmens unterliegen ständigen Veränderungen. ESCAT bietet dem Kunden mit inPoint.DMS ein individuell anpassbares System. Erforderliche Adaptionen werden auf Kundenwunsch zeitnah umgesetzt.

Auch Sie wünschen sich angepasste Workflows und eine strukturierte Ablage, um Ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten? Fragen Sie nach einem individuellen DMS zur Steuerung Ihrer Dokumente.
ESCAT hat die passende Lösung!

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Werden Ihre Dokumente optimal verwaltet?

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Document Management Systems

Struktur schafft Ordnung. Wie eine strukturierte Ablage von Dateien und Dokumenten Ihre Geschäftsprozesse unterstützt und angepasste Workflows die Effizienz steigern.