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Eingangsrechnungen

Kurzer Prozess mit Eingangsrechnungen

VORTEILE AUF EINEN BLICK

  • Rechtskonforme Langzeitarchivierung von Eingangsrechnungen

  • Belege einfach auf Knopfdruck verfügbar

  • Verschiedene Clientvarianten (Desktop, MS-Outlook, MS-Office, Web)

  • Anbindung mit direkter Dokumentenanzeige an gängige FiBu/ERP Applikationen.

  • Übersicht über Bearbeitungszustände einzelner Rechnungen

  • Einhaltung von Zahlungszielen durch Optimierung der Durchlaufzeiten

  • Eindämmung von manueller Eingabearbeiten

 

Optimieren Sie schrittweise Ihr Kreditorenmanagement und reduzieren Sie den administrativen Aufwand für Ablage, Recherche und Transport von Belegen und Dokumenten. inPoint Eingangsrechnungsverwaltung kann in mehreren Stufen bis zur komplexen vollautomatischen Belegverarbeitung mit Anbindung an FI Systeme ausgebaut werden. Die rechtskonforme Langzeit Belegarchivierung auf revisionssichere Speichermedien verbessert Ihre Compliance.

Weil sich die Benutzerführung an Microsoft Office Standards hält, kommt inPoint Eingangsrechnungsverarbeitung weitgehend ohne Schulung aus. inPoint steht in mehreren Varianten zur Verfügung, um Eingangsrechnungen dort zu nutzen wo sie einlangen und bearbeitet werden. Im Webclient, MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer und über eine eigenständige Desk App. Führungskräfte und MitarbeiterInnen können berechtigungsgesteuert auf Eingangsrechnungen zugreifen

Eingangsrechnungen

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Ablage von Eingangsrechnungen

für schnellen Zugriff und weniger Papier - Papiergebundene Rechnungen erhalten vor der Datenerfassung in der Buchhaltung einen Barcode Sticker. Danach wird der Beleg gescannt, in inPoint abgelegt und über den Barcode mit der Kreditoren Buchungszeile verknüpft. Zur sicheren und automatischen Datenerfassung der Belege können zusätzlich Kreditoren- und Belegdaten bidirektional zwischen inPoint und der FIBU App ausgetauscht werden. Die meisten Buchhaltungssysteme bieten die Möglichkeit externe Archivsysteme anzubinden um den gescannten Beleg direkt zur Buchungszeile am Bildschirm anzuzeigen.

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Papierlose Rechnungsbearbeitung

für mehr Effizienz im Tagesgeschäft - Weil immer öfter Rechnungen digital erzeugt und per E-Mail zugestellt werden, entscheiden sich immer mehr Organisationen für die papierlose Bearbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen.

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Die elektronische Vorgangsbearbeitung

verkürzt Transportwege und Liegezeiten, wodurch Skontovorteile besser genutzt werden können. inPoint unterstützt Sie mit elektronischer Vorgangsbearbeitung (Eingangsrechnungsworkflow System) bei der reibungslosen Zusammenarbeit zwischen Anwendern und Abteilungen. Digitale Belege werden dabei entlang eines vordefinierten Bearbeitungsweges von Bildschirmplatz zu Bildschirmplatz geleitet. Definierbare Regelwerke entlang der Bearbeitungsstrecke und Datenaustausch mit Drittapplikationen während der Laufzeit, sowie Aufgabenmonitoring, Stellvertreter- und Eskalationsmodelle sorgen für sichere und kurze Durchlaufzeiten. Keine Rechnung bleibt mehr unerledigt liegen. Zur Entscheidungsfindung bietet inPoint die gesamte Korrespondenz (inkl. E-Mails) zur Eingangsrechnung, bzw. Beschaffungsvorgang an.

Gerne moderieren wir einen Workshop in Ihrem Haus um gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern scheinbar unmögliches wirklich werden zu lassen.

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Rechnungen einfach finden, markieren und anzeigen

Navigieren Sie durch das hierarchisch aufgebaute Register, recherchieren Sie über Suchformulare oder nutzen Sie die integrierte Volltextsuche um Eingangsrechnungen und Beschaffungsakten zu finden. Kennzeichnen Sie aktuelle Belege als Favoriten und öffnen Sie diese mit nur einem Mausklick. Das wiederholte Suchen nach den immer gleichen Dokumenten oder Bestellakte entfällt damit zur Gänze.

Meist genügt ein kurzer Blick in ein Dokument. Mit dem integrierten DocPreview Monitor können Anwender Belege auch dann ansehen, wenn die erforderliche Software (z.B. MS Office) nicht am Rechner installiert ist.

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inPoint Offline Funktion

Mit der inPoint Offline Funktion können am Firmenserver abgelegte Akten auf ein Notebook kopiert werden. Mitarbeiter im Außeneinsatz haben auf diesem Weg wichtige Dokumente auch unterwegs zur Verfügung. Die Dokumente sind selbstverständlich verschlüsselt, sodass diese im Verlustfall vor Missbrauch geschützt sind.

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Belege automatisch verbuchen

Das manuelle Erfassen von Eingangsrechnungen ist eine zeitraubende wie fehleranfällige Angelegenheit. Mehr Performance erzielen Sie mit Document Capture Technologie. Bei dieser Methode werden Belege digital analysiert und zur maschinellen Verarbeitung inhaltlich erschlossen. Die gewonnenen Daten können in Ihre Kreditorenbuchhaltung importiert und gemeinsam mit dem Dokument, dem inPoint Prüf- und Genehmigungsworkflow übergeben werden. Idealerweise erhalten Sie Eingangsrechnungen bereits im ZUGFeRD Format. Aber auch PDF Dokumente und gescannte Rechnungen können automatisiert verarbeitet werden.

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GoBD und Compliance

inPoint unterstützt Ihre Compliance Politik mit revisionssicheren Speichersystemen namhafter Hersteller, die ein Ändern und Löschen von Belegen, während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist, verhindern.

H&S Lösungen sind eine sichere Grundlage für die erfolgreiche Zertifizierung Ihrer Organisation durch akkreditierte Wirtschaftsprüfer. Im Sinne der Beweiserbringung bzw. Schuldbefreiung kann die Beziehung einzelner Dokumente zueinander in Listenform und graphisch dargestellt werden. Mit dieser Funktion lassen sich Zusammenhänge von Sachverhalten schlüssig darstellen. Die Verknüpfung geschieht bei E-Mails automatisch und/oder durch den Anwender.

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