Dokumentenmanagement
Digitale Projektverwaltung
- Einfacher Überblick
- Arbeiten im Team
- Mobiler Zugriff
Softwarelösung zur effizienten Organisation und Dokumentation von Projekten. Zentrale und übersichtliche Verwaltung aller Projektinformationen, Steuerung von Zeit- und Kostenvorgaben, und flexible Organisation der Teamzusammenarbeit.
Die Herausforderung
Dokumente sind schwer auffindbar. Aufwendige Verwaltung und Steuerung von Zeit- und Kostenvorgaben.
Lösung
Zentrale und revisionssichere Ablage aller projektbezogener Dokumente und Dateien.
Ihr Nutzen
Transparente Zusammenführung aller Projektinformationen. Projekte sicher und fristgerecht verwalten.
ESCAT analysiert Ihre bestehenden Prozesse und bietet Lösungen etablierter Softwarepartner auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen und Unternehmensgröße.
Dokumentenmanagement | Digitale Projektverwaltung
Weitere Merkmale
Neue Projektakte anlegen
Das Anlegen einer Projektakte ist denkbar einfach. Ein vorbereitetes Aktenformular ausfüllen und inPoint Projektverwaltung legt automatisch eine leere Projektakte mit allen erforderlichen Unterregistern an.
Die Akten- und Projektdatenstruktur lässt sich an die eigene vertraute Organisation anpassen, sodass Mitarbeiter*innen sofort produktiv mit inPoint Projektverwaltung arbeiten können.
Projektdokumente erstellen und pflegen
Erstellen Sie direkt in einer digitalen inPoint Projektakte ein Dokument. Verwenden Sie dazu die integrierte Vorlagenbibliothek. Wordvorlagen können so konfiguriert werden, dass diese mit Daten aus der Projektakte befüllt werden. Dies bedeutet mehr Sicherheit und Zeitersparnis im Tagesgeschäft.
Selbstverständlich können auch alle anderen Dokumentenarten via Drag & Drop in die geöffnete inPoint Projektakte gezogen oder mittels Zuordnungsassistent richtig abgelegt werden. Zugriffsrechte lassen sich bis auf Dokumentenebene regeln, da diese auf dem Microsoft ActiveDirectory System aufsetzen.
Benennen Sie interne und externe Mitarbeiter*innen über E-Mail Adressen und inPoint wird die E-Mail Korrespondenz automatisch der richtigen Projektakte zuordnen. Inklusive konfigurierbarer E-Mail Autoresponse.
Georeferenzierte Dokumente
Als wertvolle Zusatzfunktion können mit Smartphone erstellte Fotos direkt via Internet in die jeweilige digitale inPoint Projektakte hochgeladen und geographisch verortet werden.
Sofern in den Fotos Geodaten enthalten sind (Geotagging und GPS-Funktion in Smartphones) lassen sich diese in der inPoint Map (eingebettetes Google Service) via Marker und Bild darstellen. Zusätzlich können weitere Fotos, über alle Projektakten hinweg und innerhalb eines frei definierbaren Umkreises, gefunden und angezeigt werden.
Eine typische Anwendung für die inPoint GIS Funktion sind Infrastruktur Projektakten. Speziell für diese Aufgabe stehen Schnittstellen zu GIS Systemen wie NetInfo/ArcGIS zur Verfügung. Die digitale inPoint Akte wird in ArcGIS als eigenständiger Layer angesprochen. Die Einbindung von Google Maps steht derzeit nur im inPoint Webclient zur Verfügung.
Digitale Prozess Transformation
Viele Prozesse in den Projektabteilungen sind noch manuell und von Papier bzw. Medienbrüchen geprägt. Lange Liegezeiten, Transportwege und Informationsverlust führen zu kostspieligen Fehlentscheidungen im Projektmanagement. Eine möglichst umfassende digitale Prozessinfrastruktur entlang der Wertschöpfungsketten ist Voraussetzung für organisatorische Flexibilität und Reduzierung der Prozesskosten.
Für Ihre digitalen Transformationsstrategien stellen wir innovative Workflowkomponenten zur Verfügung, um regelbasierende Prozesse und Teilprozesse digital abzubilden. Zusätzlich steht ein Adhoc Workflow für einfache, unstrukturierte Vorgänge zur Verfügung. Alle Workflowabläufe werden protokolliert, dokumentiert und in der jeweiligen digitalen inPoint Projektakte abgelegt.
Mit Reportmanager den Überblick behalten
Verschaffen Sie sich mit dem inPoint Reportmanager einen Überblick über Ihre Projekte. Erfahren Sie auf Knopfdruck, welche Projekte nicht mehr im Zeit- und Kostenplan liegen.
Durch den offenen SQL Standard sind Sie zudem in der Lage mit eigenen Reportingtools Auswertungen zu erstellen.
Digitale Projektakte Suchen und Finden
Navigieren Sie durch die hierarchisch aufgebaute Aktenstruktur und nutzen Sie Suchformulare, um eine spezielle Projektakte zu finden. In bestimmten Projektphasen benötigen Sie manche Projektunterlagen täglich. Markieren Sie diese Projektakten als Favoriten für einen schnellen Zugriff ohne vorherige Suche.
Häufig werden Pläne mehrfach entwickelt, weil die Entwicklungsabteilung diese in den Firmenarchiven nicht mehr findet. Die intelligente inPoint Volltextsuche führt Sie punktgenau zu Ihren wertvollen Assets und spart somit Kosten.
Meist genügt ein kurzer Blick in ein Projektdokument. Mit dem integrierten inPoint DocPreview Monitor können Anwender*innen Dokumente auch dann ansehen, wenn die erforderliche Software (z.B. MS Office) nicht am Rechner installiert ist. Optional vergleicht inPoint Projektverwaltung zwei Dokumentenversionen und markiert geänderte Stellen im "highlighting" Verfahren.
Offlinefunktion und Synchronisation von Änderungen
Die inPoint DMS Offline Funktion versetzt autorisierte Mitarbeiter*innen in die Lage, am Firmenserver abgelegte inPoint Projektakten auf ein Notebook zu kopieren. Mitarbeiter*innen im Außeneinsatz haben auf diesem Weg wichtige Projektunterlagen zur Hand, falls keine Internetverbindung zur Verfügung steht.
Unterwegs geänderte Dokumente werden im Anschluss, unter Beachtung eventueller Versionskonflikte, am zentralen inPoint Server synchronisiert.
Im Team arbeiten
Manchmal müssen Projektakten oder Dokumente anderen Fachabteilungen zur Verfügung gestellt werden. Die inPoint Projektverwaltung Sharefunktion bietet die Möglichkeit anderen Anwendern und Fachabteilungen temporär oder unbefristet Zugang zu Projektdokumenten zu erteilen. Die Zugriffsrechte können zudem nur lesend oder schreibend vergeben werden.
Neue oder geänderte Dokumente können via RSS News Feed nach MS Outlook ausgeliefert werden. Mit der ABO Funktion ist sichergestellt, dass betroffene Mitarbeiter*innen rechtzeitig und vollständig über Änderungen informiert sind. Besonders im Projektmanagement ist dies von hoher Relevanz.
Digitale Projektverwaltung
Herausforderung
- Mehre Teammitglieder aus unterschiedlichen Fachabteilungen
- Zahlreiche projektbezogene Dokumente sind im Umlauf
- Zeitverschwendung durch unnötige Kommunikation
- Verschiedene Projektinformationen müssen zusammengeführt werden
- Unterschiedliche Dokumentenversionen durch parallele Ablagestrukturen
- Mangelnder Überblick über Zeit- und Kostenrahmen
- Keine einheitliche, abteilungsübergreifende Ablagestruktur
- Änderungen durch Teammitglieder sind oft schwer nachvollziehbar
- Informationsverlust durch Mehrfachablagen von Projektdokumenten
- Verzögerungen bei Projektabläufen
- Unklarheiten bei Zuständigkeiten und Aufgabenverteilung
- Hybride Arbeitsplätze
Digitale Projektverwaltung
Unsere Lösung
Vor der Einführung einer digitalen Projektverwaltung beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlose Erstberatung.
- Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre Projektverwaltungsprozesse.
- Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter*innen in der Projektverwaltung.
- Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
Digitale Projektverwaltung
Ihr Nutzen
- Zusammenführung aller projektbezogenen Dokumente, Dateien und Kommunikation
- Sichere Termin- und Fristenverwaltung durch automatische Wiedervorlage
- Zeitersparnis durch effizientere Teamarbeit
- Einfacher Überblick über Zeit- und Kostenrahmen
- Flexibilität durch mobilen Zugriff
- Übersichtliche Darstellung aller Projektdokumente
- Schnelle Wiederauffindbarkeit aller projektbezogener Informationen
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz
- Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
- Beweiserbringung durch schlüssige Darstellung von Sachverhalten
- Einfache Handhabung durch Microsoft Office Standards
