Dokumentenmanagement
Digitale Projektverwaltung
- Einfacher Überblick
- Arbeiten im Team
- Mobiler Zugriff
Softwarelösung zur zur zentralen Ablage und übersichtlichen Verwaltung aller Projektinformationen, Steuerung von Zeit- und Kostenvorgaben, und flexible Organisation der Teamzusammenarbeit.
Digitale Projektverwaltung | inPoint DMS
Weitere Merkmale
Neue Projektakte anlegen
Digitale Projektakte können in wenigen Schritten angelegt werden. Füllen Sie ein vorgegebenes Formular aus und das System generiert automatisch eine strukturierte Akte mit allen erforderlichen Unterregistern.
Die Akten- und Projektdatenstruktur lässt sich an die eigene vertraute Organisation anpassen, sodass Mitarbeiter sofort und produktiv arbeiten können.
Projektdokumente erstellen und pflegen
Erstellen Sie direkt digitalen Projektakte mit integrierter Vorlagenbibliothek ein Dokument. Dokumentvorlagen können so konfiguriert werden, dass diese mit Daten aus der Projektakte befüllt werden. Dies bedeutet mehr Sicherheit und Zeitersparnis im Tagesgeschäft.
Zudem können Sie Dokumente per Drag & Drop zur digitale Projektakte hinzufügen oder mit dem Zuordnungsassistenten organisieren.
Georeferenzierte Dokumente
Als wertvolle Zusatzfunktion können mit Smartphone erstellte Fotos direkt in die jeweilige digitale Projektakte hochgeladen und geographisch verortet werden.
Bei vorhandenen Geodaten werden Fotos in der inPoint Map (integriertes Google) mittels Marker visualisiert.
Dokumente pflegen
Ordnen Sie Mitarbeiter via E-Mail einer digitalen Projektakte zu, und die Software sortiert die E-Mail-Korrespondenz automatisch der passenden Projektakte zu, inklusive anpassbarem Autoresponse.
Zudem ermöglichen bidirektionale Schnittstellen den automatischen Import von Dokumenten aus Drittsystemen.
Mit Reportmanager den Überblick behalten
Verschaffen Sie sich mit dem Reportmanager einen Überblick über Ihre Projekte. Erfahren Sie sofort, welche Projekte vom Plan abweichen.
Mittels des offenen SQL-Standards können Sie zudem eigene Auswertungen mit Ihren Reportingtools erstellen.
Digitale Projektakte Suchen und Finden
Navigieren Sie durch die hierarchische Struktur der elektronischen Projektakte und nutzen Sie bereitgestellte Suchformulare für gezielte Abfragen.
Markieren Sie häufig benötigte Akten als Favoriten für sofortigen Zugriff. Die präzise Volltextsuche leitet Sie direkt zu Ihren wichtigen Daten.
Offlinefunktion und Synchronisation von Änderungen
Über eine spezielle Offline Funktion haben autorisierte Mitarbeiter und Mitarbeiter im Außendienst stets Zugriff auf wichtige Projektunterlagen, selbst wenn keine Internetverbindung verfügbar ist.
Bei im Offlinemodus geänderten Dokumenten sorgt eine intelligente Synchronisation dafür, dass alle Änderungen reibungslos und ohne Versionskonflikte mit dem zentralen Server abgeglichen werden. Alle Daten werden gemäß DSGVO-Vorgaben geschützt und rechtssicher archiviert.
Im Team arbeiten
Eine Sharefunktion bietet die Möglichkeit internen und externen Mitarbeitern oder Fachabteilungen temporär oder unbefristet Zugang zu Projektdokumenten zu erteilen.
Die Zugriffsrechte können hierbei lesend oder schreibend vergeben werden. Über eine Erinnerungsfunktion ist sichergestellt, dass betroffene Mitarbeiter rechtzeitig und vollständig über Änderungen informiert bleiben, unabhängig davon, ob Teammitglieder im selben Büro oder von einem anderen Ort aus arbeiten.
Optimierte Projektverwaltung
Die digitale Projektakte ist ideal für kleine bis mittlere Projekte.
Sie unterstützt jedoch nicht nur bei der Einhaltung von Zeit und Kosten, sondern ergänzt auch größere Projektmanagement-Softwares im Dokumentationsbereich, unabhängig vom verwendeten Standard wie IPMA, PRINCE 2 oder DIN 69901.
Digitale Workflow Prozesse
Die Softwarelösung bietet innovative Workflow-Komponenten für Ihre Projektprozesse.
Dies ermöglicht Ihnen standardisierte und ad-hoc Prozesse effizient digital darzustellen und Liegezeiten zu verkürzen.
Digitale Projektverwaltung
Herausforderung
- Mehre Teammitglieder aus unterschiedlichen Fachabteilungen
- Zahlreiche projektbezogene Dokumente sind im Umlauf
- Zeitverschwendung durch unnötige Kommunikation
- Verschiedene Projektinformationen müssen zusammengeführt werden
- Unterschiedliche Dokumentenversionen durch parallele Ablagestrukturen
- Mangelnder Überblick über Zeit- und Kostenrahmen
Digitale Projektverwaltung
Ihr Nutzen
- Zusammenführung aller projektbezogenen Dokumente, Dateien und Kommunikation
- Sichere Termin- und Fristenverwaltung durch automatische Wiedervorlage
- Zeitersparnis durch effizientere Teamarbeit
- Einfacher Überblick über Zeit- und Kostenrahmen
- Flexibilität durch mobilen Zugriff
- Übersichtliche Darstellung aller Projektdokumente
