Dokumentenmanagement
Digitale Personalakte
- HR-Management entlasten
- Mitarbeiterinfos auf Knopfdruck
- DSGVO Vorgaben erfüllen
Softwarelösung zur einfachen und sicheren Verwaltung von Personalunterlagen. Ein lebendiges und sicheres System als sinnvolle Ergänzung zu vorhandenen HR-Managementlösungen, oder als autonome digitale Personalakte.
Die Herausforderung
Mitarbeiterdokumente und Dateien müssen zusammengeführt und DSGVO konform abgelegt werden.
Lösung
Die digitale Personalakte zur vollständige und sichere Verwaltung Ihrer Personalunterlagen.
Ihr Nutzen
Höchstmaß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Datenpflege reduzieren und HR-Mitarbeiter*innen entlasten.
ESCAT analysiert Ihre bestehenden Prozesse und bietet Lösungen etablierter Softwarepartner auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen und Unternehmensgröße.
Digitale Personalakte
Weitere Merkmale
Bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand bei der Datenpflege. Stammdaten können im Regelfall aus vorhandenen HR-, oder anderen Drittsystemen übernommen und automatisch synchronisiert werden bei vollständiger Integration in Microsoft Office und MS365. .
Die integrierte Vorlagenbibliothek verbessert die Qualität bei der Erstellung neuer Dokumente. Die Suche wird wesentlich vereinfacht, Dokumente und Dateien werden schnell gefunden.
Revisionssichere und nachvollziehbare Bearbeitung von Personalakten
Je nach Berechtigung können Anwender inPoint HR-Dokumente öffnen und ändern. Änderungen werden automatisch als neue Dokumentenversion in der digitalen Personalakte angelegt, wodurch ein Höchstmaß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist.
Die inPoint Personalakte steht in mehreren Client Varianten zur Verfügung, um Dokumente dort zu nutzen wo sie entstehen und bearbeitet werden. Als Desktop App, als Webclient und als PlugIn für MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer. Selbstverständlich mit zugrundeliegender Rechteverwaltung.
Einhaltung von mitarbeiterbezogenen Fristen und Wiedervorlagefunktion
Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter*innen rechtzeitig an fällige Schulungen. Die Wiedervorlagefunktion von inPoint Personalakte unterstützt Sie auf höchst effiziente Weise.
Wählen Sie Personalakten oder einzelne Dokumente und markieren Sie im Kalender den Zeitpunkt der gewünschten Erinnerung. Entscheiden Sie, ob Sie via E-Mail erinnert werden wollen und ob die Aufgabe im Outlook Kalender eingetragen werden soll. inPoint Personalakte verschickt rechtzeitig E-Mail-Benachrichtigungen über bevorstehende Termine an die zuständigen Mitarbeiter*innen.
Temporärer Zugriff auf Personalakte
Arbeitnehmer*innen haben grundsätzlich das Recht auf Einsicht ihrer Personalakte. Mit inPoint Personalakte sind Sie in der Lage diesem Recht in lesender Form zu entsprechen. Temporär oder unbefristet.
Importieren Sie automatisch die Belege zu Gehaltsabrechnungen als PDF-Datei nach inPoint Personalakte und senden Sie diese sofort als RSS Feed den jeweiligen Mitarbeiter. So sparen Sie wertvolle Zeit und Kosten.
Prozessoptimierung beim Mitarbeiter- und Bewerbermanagement
Zusätzlich zur digitalen Personalakte besteht die Möglichkeit, optional HR-Prozesse zu digitalisieren. Über Onlineformulare können Mitarbeiter*innen Dienstfreistellungen z.B. Urlaubsanträge und Änderungen personenbezogener Daten wie z.B. Änderung Wohnadresse der Personalabteilung melden.
Entlang eines digitalen Pfades werden Anträge und Aufgaben von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz geleitet. Dadurch kann das gesamte Bewerbermanagement mittels digitalen Workflowprozesses beschleunigt werden. Die fristgerechte Erledigung wird über eine Aufgabenliste und Eskalationsinspektor überwacht. Detail und Abschlussberichte aus dem Workflow werden ebenfalls in der inPoint Personalakte abgelegt.
Sicherheit und DSGVO
Führungskräfte und Personalentwickler können berechtigungsgesteuert auf personalbezogene Informationen und Dokumente zugreifen.
Die Authentifizierung basiert auf MS Active Directory / LDAP. Autorisierung und Rollen sind direkt in der inPoint Lösung konfigurierbar. Für Desktop-, Web- und Mobile-Anwendungen wird zudem die Technologie: Identity Server / OAuth (Open Authorization) zur sicheren API-Autorisierung, eingesetzt. Dokumente werden auf Wunsch verschlüsselt gespeichert (AES/256Bit/Salt). Entsprechend der gesetzliche Aufbewahrungsfrist sind digitale Personalakten physisch vor Löschung geschützt.
Digitale Personalakte
Digitale Personalakte
Herausforderung
- Hoher Zeitaufwand für Pflege und Aktualisierung
- Laufende Updates von Dokumenten, Kommunikation und Dateien
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
- Verwaltung von Urlauben, Ausbildungen, Zertifizierungen, Krankenständen u.v.m.
- Zugehörige Dokumente und Kommunikation sind schwer auffindbar
- Mangelnder Überblick über alle Daten, Dateien und Dokumente zu einem Mitarbeiter
- Viele HR-Managementlösungen erfüllen oft nur einfache Grundfunktionen eines Dokumentenmanagements
- Mitarbeiter*innen haben selten bis nie Zugang zu Ihrer persönlichen digitalen Personalakte
- Unterschiedliche IT-Systeme müssen zusammengeführt werden
- Fristen müssen eingehalten werden u.a. Schulungsmaßnahmen, Mitarbeiter*innen Jahresgespräche u.v.m.
Digitale Personalakte
Unsere Lösung
Vor der Einführung einer digitalen Personalakte beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlose Erstberatung.
- Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre Personalverwaltungsprozesse.
- Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung zur Entlastung Ihrer HR-Abteilung.
- Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
Digitale Personalakte
Ihr Nutzen
- Zusammenführung aller Mitarbeiterdokumente und Informationen
- Reduktion der Anfragebearbeitung in der Personalabteilung
- Zeitersparnis durch übersichtliche Darstellung aller Personaldokumente
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
- Schnelle Reaktionsfähigkeit
- Transparente Prozesse u.a. bei Urlaubsanträgen und Bewerbermanagement
- Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente
- Beweiserbringung durch lückenlos nachvollziehbare Änderungen
- Schnelle Wiederauffindbarkeit aller mitarbeiterbezogenen Informationen
- Gesteigerte Effizienz und Entlastung von Mitarbeitern*innen im Personalwesen
- Schnellere Durchlaufzeiten mit optionaler digitaler Vorgangsbearbeitung
- Flexibilität durch mobilen Zugriff
- Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
- Rationelle Planung z.B. Urlaube, Ausbildungen, Zertifizierungen, Termine
- Zeitersparnis durch Einsichtnahme berechtigter Mitarbeiter*innen auf freigegebene Dateien
- Entwicklung und Support in Österreich
