Dokumentenmanagement
Digitale Personalakte
- Personalunterlagen effektiv managen
- Zentrale, sichere und rechtskonforme Ablage
- Reduzierter Verwaltungsaufwand
Digitale Personalakte zur sicheren und übersichtlichen Verwaltung von Personalunterlagen, mit flexibler Anbindung an bestehende HR-Managementlösungen, oder als autonome digitale Personalakte.
Digitale Personalakte | inPoint DMS
Weitere Funktionen
Zentrale Ablage der Personalakten mit Anbindung an Drittsysteme
Alle mitarbeiterbezogenen Informationen werden zentral an einem Ort gespeichert und effektiv verwaltet. Die Anbindung der digitalen Personalakte an eine bestehende HR-Software ermöglicht zudem eine gemeinsame Nutzung von Mitarbeiterstammdaten und Dokumenten innerhalb und außerhalb Ihrer HR-Lösung (z.B. SAP HCM).
inPoint Personalakte ermöglicht somit eine geordnete Speicherung und Organisation aller HR-bezogenen Dokumente. Dies führt zu einer erheblichen Vereinfachung des Dokumentenmanagements, beschleunigt HR-Prozesse und erleichtert die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben und Compliance-Vorschriften.
Effiziente Personalprozesse: Workflows und Fristenmanagement
Die Digitalisierung der Vorgangsbearbeitung führt zu einer verbesserten Effizienz und Transparenz bei HR-Prozessen, wie z.B. Urlaubsanträge und Bewerbermanagement.
Eine workflow-gestützte Automatisierung ermöglicht die reibungslose Abwicklung personalbezogener Prozesse u.a. Fristen- und Aufgabenmanagement mit automatisierten Erinnerungs- und Wiedervorlagefunktionen.
Datensicherheit und gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Eine individuell konfigurierbare Rechtevergabe sorgt dafür, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf die Personaldokumente haben, was die Auskunftsfähigkeit verbessert. Dies sorgt für einen stets aktuellen Aktenstand, der von allen autorisierten Personen jederzeit eingesehen werden kann.
Neben benutzerdefinierten Zugriffsrechten ermöglichen integrierte Sicherheitsfunktionen, wie zum Beispiel Verschlüsselung und regelmäßige Datensicherungen, dass sensible Informationen geschützt, Dokumente rechtssicher aufbewahrt und Datenschutz-Vorgaben (DSGVO) erfüllt werden. Sensible Dokumente und Daten werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicher und konform archiviert. Bestätigte Rechtskonformität der inPoint Peronalakte durch IDW PS 880.
Die Verwendung digitaler Akten minimiert außerdem das Risiko von Aktenverlust, reduziert lange Suchprozesse und verhindert jegliche Form von Manipulation.
Digitale Personalakte
Herausforderung
- Hoher Zeitaufwand für Pflege und Aktualisierung
- Laufende Updates von Dokumenten, Kommunikation und Dateien
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
- Verwaltung von Urlauben, Ausbildungen, Zertifizierungen, Krankenständen u.v.m.
- Zugehörige Dokumente und Kommunikation sind schwer auffindbar
- Mangelnder Überblick über alle Daten, Dateien und Dokumente zu einem Mitarbeiter
Digitale Personalakte
Ihr Nutzen
- Zusammenführung aller Mitarbeiterdokumente und Informationen
- Reduktion der Anfragebearbeitung in der Personalabteilung
- Zeitersparnis durch übersichtliche Darstellung aller Personaldokumente
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
- Schnelle Reaktionsfähigkeit
- Transparente Prozesse u.a. bei Urlaubsanträgen und Bewerbermanagement
- Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente
