![DMS-Personalakte](/sites/default/files/styles/hero/public/2021-12/DMS-Personalakte_iStock-487602572.jpg?itok=v5I34yra)
Dokumentenmanagement
Digitale Personalakte
- Personalunterlagen effizient verwalten
- Mitarbeiterinfos auf Knopfdruck
- DSGVO Vorgaben erfüllen
Digitale Personalakte zur sicheren und übersichtlichen Verwaltung von Personalunterlagen, mit flexibler Anbindung an bestehende HR-Managementlösungen, oder als autonome digitale Personalakte.
Digitale Personalakte | inPoint DMS
Weitere Funktionen
Datenschutz & Aufbewahrungsfristen
Führungskräfte und Personalentwickler können berechtigungsgesteuert auf personalbezogene Informationen und Dokumente zugreifen, unter Einhaltung strenger Datenschutzbestimmungen und Aufbewahrungsfristen.
Sensible Dokumente und Daten werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicher und konform archiviert
Einsicht in Personalakte
Jeder Arbeitnehmer hat grundsätzlich das Recht auf Einsicht der eigenen Personalakte. Die digitale Personalakte bietet die Möglichkeit diesem Recht in lesender Form zu entsprechen. Temporär oder unbefristet.
Je nach Berechtigung können Anwender Dokumente öffnen und ändern. Änderungen werden automatisch als neue Dokumentenversion in der digitalen Personalakte angelegt, wodurch Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist.
Digitale Workflows
Zusätzlich zur digitalen Personalakte besteht die Möglichkeit HR Prozesse zu automatisieren. Via Onlineformulare sind Mitarbeiter in der Lage, Dienstfreistellungen (z.B. Urlaub) und Änderungen persönlicher Daten der Personalabteilung mitzuteilen.
Dadurch kann das gesamte Bewerbermanagement mittels digitalen Workflowprozesses beschleunigt werden.
Einhaltung von mitarbeiterbezogenen Fristen
Die Erinnerungsfunktion der digitalen Personalakte unterstützt Sie dabei, Ihre Mitarbeiter rechtzeitig an z.B. fällige Schulungen zu erinnern.
Betroffene Mitarbeiter werden automatisiert per E-Mail über anstehende Termine und Fristen informiert. Auch Belege zu Gehaltsabrechnungen können importiert und automatisiert als PDF Datei an die jeweiligen Mitarbeiter gesendet werden.
![ESCAT Herausforderung](/sites/default/files/styles/inline/public/2021-12/icon_herausforderung_dark%402x.png?itok=s6v4Neie)
Digitale Personalakte
Herausforderung
- Hoher Zeitaufwand für Pflege und Aktualisierung
- Laufende Updates von Dokumenten, Kommunikation und Dateien
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
- Verwaltung von Urlauben, Ausbildungen, Zertifizierungen, Krankenständen u.v.m.
- Zugehörige Dokumente und Kommunikation sind schwer auffindbar
- Mangelnder Überblick über alle Daten, Dateien und Dokumente zu einem Mitarbeiter
![ESCAT Nutzen](/sites/default/files/styles/inline/public/2021-12/icon_nutzen_dark%402x.png?itok=ql3aZ420)
Digitale Personalakte
Ihr Nutzen
- Zusammenführung aller Mitarbeiterdokumente und Informationen
- Reduktion der Anfragebearbeitung in der Personalabteilung
- Zeitersparnis durch übersichtliche Darstellung aller Personaldokumente
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
- Schnelle Reaktionsfähigkeit
- Transparente Prozesse u.a. bei Urlaubsanträgen und Bewerbermanagement
- Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente