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DMS-Personalakte

Dokumentenmanagement

Digitale Personalakte

  • HR-Management entlasten
  • Mitarbeiterinfos auf Knopfdruck
  • DSGVO konform
Softwarelösung zur einfachen und sicheren Verwaltung von Personalunterlagen. Ein lebendiges und sicheres System als sinnvolle Ergänzung zu vorhandenen HR-Managementlösungen, oder als autonome digitale Personalakte.

Herausforderung

Mitarbeiterdokumente und Dateien müssen zusammengeführt und DSGVO konform abgelegt werden.

Herausforderung

Lösung

Die digitale Personalakte zur vollständige und sichere Verwaltung Ihrer Personalunterlagen.

Lösung

Nutzen

Höchstmaß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Datenpflege reduzieren und HR-Mitarbeiter*innen entlasten.

Nutzen
ESCAT Herausforderung

Digitale Personalakte

Herausforderung

  • Hoher Zeitaufwand für Pflege und Aktualisierung 
  • Laufende Updates von Dokumenten, Kommunikation und Dateien 
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO) 
  • Verwaltung von Urlauben, Ausbildungen, Zertifizierungen, Krankenständen u.v.m.
  • Zugehörige Dokumente und Kommunikation sind schwer auffindbar
Mehr anzeigen
  • Mangelnder Überblick über alle Daten, Dateien und Dokumente zu einem Mitarbeiter
  • Viele HR-Managementlösungen erfüllen oft nur einfache Grundfunktionen eines Dokumentenmanagements
  • Mitarbeiter*innen haben selten bis nie Zugang zu Ihrer persönlichen digitalen Personalakte
  • Unterschiedliche IT-Systeme müssen zusammengeführt werden
  • Fristen müssen eingehalten werden u.a. Schulungsmaßnahmen, Mitarbeiter*innen Jahresgespräche u.v.m.
ESCAT Lösung

Digitale Personalakte

Unsere Lösung

Produkte gibt es unzählige. Arbeiten wir gemeinsam an der Lösung!

Vor der Einführung einer digitalen Personalakte beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlose Erstberatung.

Erstberatung anfragen

  • Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre Personalverwaltungsprozesse.
  • Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung zur Entlastung Ihrer HR-Abteilung.
  • Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
Mehr anzeigen

inPoint Personalakte ist eine Softwarelösung für die einfache und sichere Verwaltung von Personalunterlagen mit bidirektionaler Anbindung an bestehende HR-Applikationen zur gemeinsamen Nutzung von Mitarbeiter*innen Stammdaten und Dokumenten. Anwender*innen können die digitale Personalakte zum aktuell angezeigten Mitarbeiter auf Knopfdruck öffnen. 

ESCAT Nutzen

Digitale Personalakte

Ihr Nutzen

  • Zusammenführung aller Mitarbeiterdokumente und Informationen 
  • Reduktion der Anfragebearbeitung in der Personalabteilung 
  • Zeitersparnis durch übersichtliche Darstellung aller Personaldokumente
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
  • Schnelle Reaktionsfähigkeit
Mehr anzeigen
  • Transparente Prozesse u.a. bei Urlaubsanträgen und Bewerbermanagement
  • Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente
  • Beweiserbringung durch lückenlos nachvollziehbare Änderungen 
  • Schnelle Wiederauffindbarkeit aller mitarbeiterbezogenen Informationen
  • Gesteigerte Effizienz und Entlastung von Mitarbeitern*innen im Personalwesen
  • Schnellere Durchlaufzeiten mit optionaler digitaler Vorgangsbearbeitung
  • Flexibilität durch mobilen Zugriff
  • Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
  • Rationelle Planung z.B. Urlaube, Ausbildungen, Zertifizierungen, Termine
  • Zeitersparnis durch Einsichtnahme berechtigter Mitarbeiter*innen auf freigegebene Dateien
  • Entwicklung und Support in Österreich

Dokumentenmanagement | Digitale Personalakte

Hauptmerkmale

Dokumentenmangement_Übersicht

Übersicht

  • Alle personenbezogenen Dokumente und Dateien zentral an einem Ablageort
  • Einfache und sicheren Verwaltung von Personalunterlagen
  • Strukturierte Ablage versehen mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows
  • Vollständiger Überblick über alle Informationen, Daten und Dokumente zu einem Mitarbeiter
  • Temporärer oder unbefristeter Zugriff auf Personalakte 
  • Multiclientstrategie
DMS-Datenschutzakte

Sicherheit & Datenschutz

  • Erfüllung von DSGVO Vorgaben
  • Führungskräfte und Personalentwickler können berechtigungsgesteuert auf personalbezogene Informationen und Dokumente zugreifen
  • Autorisierung und Rollen sind direkt konfigurierbar
  • Hypersensible Dokumente werden verschlüsselt abgelegt
  • Entsprechend der gesetzliche Aufbewahrungsfrist sind digitale Personalakten physisch vor Löschung geschützt
Kundenakte

Produktivität

  •  Über Onlineformulare können Mitarbeiter*innen Dienstfreistellungen und Änderungen personenbezogener Daten der Personalabteilung melden
  • Reduzierter Verwaltungsaufwand bei der Datenpflege
  • Flexible Anbindung an bestehende Systeme (ERP, CRM, Branchensoftware)
  • Stammdaten können im Regelfall aus vorhandenen HR-, oder anderen Drittsystemen übernommen und automatisch synchronisiert werden
  • Mitarbeiter*innen werden proaktiv über erforderliche Schulungsmaßnahmen und andere Termine informiert
  • On-Premise / Cloud (SaaS, PaaS)

Dokumentenmanagement | Digitale Personalakte

Weitere Merkmale

Bidirektionale Anbindung an Drittsysteme

Reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand bei der Datenpflege. Stammdaten können im Regelfall aus vorhandenen HR-, oder anderen Drittsystemen übernommen und automatisch synchronisiert werden bei vollständiger Integration in Microsoft Office und MS365. .
 

Mehr anzeigen

Die integrierte Vorlagenbibliothek verbessert die Qualität bei der Erstellung neuer Dokumente. Die Suche wird wesentlich vereinfacht, Dokumente und Dateien werden schnell gefunden.

Revisionssichere und nachvollziehbare Bearbeitung von Personalakten

Je nach Berechtigung können Anwender inPoint HR-Dokumente öffnen und ändern. Änderungen werden automatisch als neue Dokumentenversion in der digitalen Personalakte angelegt, wodurch ein Höchstmaß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist.

Mehr anzeigen

Die inPoint Personalakte steht in mehreren Client Varianten zur Verfügung, um Dokumente dort zu nutzen wo sie entstehen und bearbeitet werden. Als Desktop App, als Webclient und als PlugIn für MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer. Selbstverständlich mit zugrundeliegender Rechteverwaltung.

Einhaltung von mitarbeiterbezogenen Fristen und Wiedervorlagefunktion

Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter*innen rechtzeitig an fällige Schulungen. Die Wiedervorlagefunktion von inPoint Personalakte unterstützt Sie auf höchst effiziente Weise. 

Mehr anzeigen

Wählen Sie Personalakten oder einzelne Dokumente und markieren Sie im Kalender den Zeitpunkt der gewünschten Erinnerung. Entscheiden Sie, ob Sie via E-Mail erinnert werden wollen und ob die Aufgabe im Outlook Kalender eingetragen werden soll. inPoint Personalakte verschickt rechtzeitig E-Mail-Benachrichtigungen über bevorstehende Termine an die zuständigen Mitarbeiter*innen.

Temporärer Zugriff auf Personalakte

Arbeitnehmer*innen haben grundsätzlich das Recht auf Einsicht ihrer Personalakte. Mit inPoint Personalakte sind Sie in der Lage diesem Recht in lesender Form zu entsprechen. Temporär oder unbefristet. 

Mehr anzeigen

Importieren Sie automatisch die Belege zu Gehaltsabrechnungen als PDF-Datei nach inPoint Personalakte und senden Sie diese sofort als RSS Feed den jeweiligen Mitarbeiter. So sparen Sie wertvolle Zeit und Kosten.

Prozessoptimierung beim Mitarbeiter- und Bewerbermanagement

Zusätzlich zur digitalen Personalakte besteht die Möglichkeit, optional HR-Prozesse zu digitalisieren. Über Onlineformulare können Mitarbeiter*innen Dienstfreistellungen z.B. Urlaubsanträge und Änderungen personenbezogener Daten wie z.B. Änderung Wohnadresse der Personalabteilung melden. 

Mehr anzeigen

Entlang eines digitalen Pfades werden Anträge und Aufgaben von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz geleitet. Dadurch kann das gesamte Bewerbermanagement mittels digitalen Workflowprozesses beschleunigt werden. Die fristgerechte Erledigung wird über eine Aufgabenliste und Eskalationsinspektor überwacht. Detail und Abschlussberichte aus dem Workflow werden ebenfalls in der inPoint Personalakte abgelegt.

Sicherheit und DSGVO

Führungskräfte und Personalentwickler können berechtigungsgesteuert auf personalbezogene Informationen und Dokumente zugreifen. 

 

Mehr anzeigen

Die Authentifizierung basiert auf MS Active Directory / LDAP. Autorisierung und Rollen sind direkt in der inPoint Lösung konfigurierbar. Für Desktop-, Web- und Mobile-Anwendungen wird zudem die Technologie: Identity Server / OAuth (Open Authorization) zur sicheren API-Autorisierung, eingesetzt. Dokumente werden auf Wunsch verschlüsselt gespeichert (AES/256Bit/Salt). Entsprechend der gesetzliche Aufbewahrungsfrist sind digitale Personalakten physisch vor Löschung geschützt.

Digitale Personalakte

Digitales Personalmanagement DMS Zyklus
Inpoint Personalakte_screen1
Inpoint Personalakte_screen3
Inpoint Personalakte_screen4

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inPoint DMS | Dokumentenmanagement

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Erstellung, Freigabeprozesse, Fristenverwaltung und laufende Wartung von komplexen Vertragswerken.

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Digitale Datenschutzakte EU-DSGVO einfach und sicher umsetzen

inPoint Datenschutzakte unterstützt bei Erfüllung der Datenschutzgrundverordnung.

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