Dokumentenmanagement
Digitale Rechnungsverarbeitung
- Belege auf Knopfdruck
- Optimierung der Durchlaufzeit
- Rechtskonforme Langzeitarchivierung
Softwarelösung zur durchgängigen Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung. Erfassung, Lesung und Ablage verbunden mit transparenten Workflows reduzieren Ihre Aufwände bei der Belegverarbeitung.
Herausforderung
Prozesse bei der manuellen Rechnungsverarbeitung kosten viel Zeit, sind fehleranfällig und binden wertvolle Ressourcen.
Lösung
Angepasste Scanlösungen, Genehmigungsworkflows und bidirektionaler Anbindung an Buchhaltungs- und ERP Applikationen.
Nutzen
Kreditorenmanagement optimieren und den administrativen Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung reduzieren.
Digitale Rechnungsverarbeitung
Herausforderung
- Eingangsrechnungen in digitaler Form und als Papierdokument
- Ewige Suche nach Rechnungen und zusammengehörigen Dokumenten
- Hoher Zeitaufwand bei der manuellen Erfassung und Zuordnung von Belegen und Rechnungen
- Genehmigungsprozesse dauern lange und können schwer nachvollzogen werden
- Komplexe Arbeits- und Genehmigungsprozesse erhöhen den Zeitaufwand und können Geschäftsbeziehungen schädigen
Digitale Rechnungsverarbeitung
Unsere Lösung
Vor der Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlosen Erstberatung.
- Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre Rechnungsverarbeitungsprozesse.
- Wir beraten Sie und bieten die passende DMS Lösung zur Entlastung Ihrer Buchhaltung.
- Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
Digitale Rechnungsverarbeitung
Ihr Nutzen
- Abteilungsübergreifender Zugriff für berechtigte Personen
- Optimierung der Durchlaufzeiten durch Aufgabenmonitoring, Stellvertreter- und Eskalationsmodelle
- Rechtskonforme und revisionssichere Langzeitarchivierung
- Einhaltung von Zahlungszielen
- Übersichtliche und nachvollziehbare Darstellung von Genehmigungsprozessen
inPoint DMS | Rechnungsverarbeitung
Weitere Merkmale
Elektronische Vorgangsbearbeitung
Verkürzt Transportwege und Liegezeiten, wodurch Skontovorteile besser genutzt werden können. Die Rechnungsverarbeitungssoftware unterstützt Sie mit elektronischer Vorgangsbearbeitung (Eingangsrechnungsworkflow System) bei der reibungslosen Zusammenarbeit zwischen Anwender*innen und Abteilungen.
Digitale Belege werden dabei entlang eines vordefinierten Bearbeitungsweges von Bildschirmplatz zu Bildschirmplatz geleitet. Zur Entscheidungsfindung bietet inPoint DMS die gesamte Korrespondenz (inkl. E-Mails) zur Eingangsrechnung, bzw. zum Beschaffungsvorgang.
Rechnungen einfach finden, markieren und anzeigen
Navigieren Sie durch das hierarchisch aufgebaute Register, recherchieren Sie über Suchformulare oder nutzen Sie die integrierte Volltextsuche, um Eingangsrechnungen und Beschaffungsakten zu finden.
Kennzeichnen Sie aktuelle Belege als Favoriten und öffnen Sie diese mit nur einem Mausklick. Das wiederholte Suchen nach den immer gleichen Dokumenten oder Bestellakte entfällt damit zur Gänze.
Belege automatisch verbuchen
Das manuelle Erfassen von Eingangsrechnungen ist eine zeitraubende wie fehleranfällige Angelegenheit. Mehr Performance erzielen Sie mit der Document Capture Technologie.
Bei dieser Methode werden Belege digital analysiert und zur maschinellen Verarbeitung inhaltlich erschlossen. Die gewonnenen Daten können in Ihre Kreditorenbuchhaltung importiert und gemeinsam mit dem Dokument, dem inPoint Prüf- und Genehmigungsworkflow übergeben werden. Idealerweise erhalten Sie Eingangsrechnungen bereits in digitaler Form. Aber auch PDF-Dokumente und gescannte Rechnungen können automatisiert verarbeitet werden.
GoBD und Compliance
Die Softwarelösung unterstützt Ihre Compliance Politik mit revisionssicheren Speichersystemen namhafter Hersteller, die ein Ändern und Löschen von Belegen, während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist, verhindern.
Die inPoint DMS Produktlösungen sind eine sichere Grundlage für die erfolgreiche Zertifizierung Ihrer Organisation durch akkreditierte Wirtschaftsprüfer. Im Sinne der Beweiserbringung bzw. Schuldbefreiung kann die Beziehung einzelner Dokumente zueinander in Listenform und graphisch dargestellt werden. Mit dieser Funktion lassen sich Zusammenhänge von Sachverhalten schlüssig darstellen. Die Verknüpfung geschieht bei E-Mails automatisch und/oder durch den Anwender.
