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Rechnungsverarbeitung

Dokumentenmanagement

Digitale Rechnungsverarbeitung

  • Belege auf Knopfdruck
  • Optimierung der Durchlaufzeit
  • Rechtskonforme Langzeitarchivierung
Softwarelösung zur durchgängigen Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung. Erfassung, Lesung und Ablage verbunden mit transparenten Workflows reduzieren Ihre Aufwände bei der Belegverarbeitung.

Herausforderung

Prozesse bei der manuellen Rechnungsverarbeitung kosten viel Zeit, sind fehleranfällig und binden wertvolle Ressourcen.

Herausforderung

Lösung

Angepasste Scanlösungen, Genehmigungsworkflows und bidirektionaler Anbindung an Buchhaltungs- und ERP Applikationen.

Lösung

Nutzen

Kreditorenmanagement optimieren und den administrativen Aufwand bei der Rechnungsverarbeitung reduzieren.

Nutzen
ESCAT Herausforderung

Digitale Rechnungsverarbeitung

Herausforderung 

  • Eingangsrechnungen in digitaler Form und als Papierdokument
  • Ewige Suche nach Rechnungen und zusammengehörigen Dokumenten
  • Hoher Zeitaufwand bei der manuellen Erfassung und Zuordnung von Belegen und Rechnungen 
  • Genehmigungsprozesse dauern lange und können schwer nachvollzogen werden
  • Komplexe Arbeits- und Genehmigungsprozesse erhöhen den Zeitaufwand und können Geschäftsbeziehungen schädigen
Mehr anzeigen
  • Ungenützte Skontofristen kosten Geld
  • Fehlerraten und Kosten durch manuelle Rechnungserfassung
  • Angespannte Verhältnisse zwischen Finanz- und Fachabteilungen
  • Kein Zugriff für Personen außerhalb der Fachabteilung 
  • Unterschiedliche Ablageorte für Belege 
  • Hohe Investitionen durch die Einführung nicht kompatibler Softwarelösungen 
ESCAT Lösung

Digitale Rechnungsverarbeitung

Unsere Lösung

Produkte gibt es unzählige. Arbeiten wir gemeinsam an der Lösung!

Vor der Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlosen Erstberatung.

Erstberatung anfragen

  • Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre Rechnungsverarbeitungsprozesse.
  • Wir beraten Sie und bieten die passende DMS Lösung zur Entlastung Ihrer Buchhaltung. 
  • Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How. 
Mehr anzeigen

inPoint Rechnungsverarbeitung bietet angepasste Scanlösungen, Genehmigungsworkflows und bidirektionaler Anbindung an Buchhaltungs- und ERP Applikationen. Mobiler Zugriff auf Belege und Genehmigungsworkflows von überall und jederzeit über den inPoint Webclient.

Die Softwarelösung kann in mehreren Stufen bis zur komplexen vollautomatischen Belegverarbeitung ausgebaut werden. Die rechtskonforme, revisionssichere Langzeitarchivierung von Belegen verbessert Ihre Compliance.

ESCAT Nutzen

Digitale Rechnungsverarbeitung

Ihr Nutzen

  • Abteilungsübergreifender Zugriff für berechtigte Personen
  • Optimierung der Durchlaufzeiten durch Aufgabenmonitoring, Stellvertreter- und Eskalationsmodelle
  • Rechtskonforme und revisionssichere Langzeitarchivierung 
  • Einhaltung von Zahlungszielen
  • Übersichtliche und nachvollziehbare Darstellung von Genehmigungsprozessen
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  • Reduktion des administrativen Aufwands für Ablage, Recherche und Transport von Belegen und Dokumenten
  • Optimieren des Kreditorenmanagements
  • Zeitersparnis durch automatisierte Rechnungsverarbeitungsprozesse
  • Verringerung des Zeitaufwandes bei der Erfassung und Zuordnung
  • Reduktion von manuellen Eingabearbeiten
  • Zugriff auf Belege aus gängigen FiBu/ERP Applikationen
  • Übersicht über Bearbeitungsstatus von Rechnungen und Belegen
  • Erfüllung von Compliance-Richtlinien
  • Flexibilität durch mobilen Zugriff
  • Entwicklung und Support in Österreich

inPoint DMS | Rechnungsverarbeitung

Hauptmerkmale

Dokumentenmanagement_bidirektionale Anbindung

Flexible Anbindung

  • Flexible Anbindung an bestehende Systeme (FiBu/ERP/CRM)
  • Datenmigration aus vorhandenen Lösungen
  • Digitale Eingangserfassung und Unterstützung diverser Eingänge wie ZUGFeRD, E-Mail, Scan, XML u.v.m.
  • Erkennung von Rechnungsinhalten – OCR & Lesesoftware
  • Automatischer Abgleich zum Bestellbezug
  • Digitale Genehmigungsprozesse
  • Multiclientstrategie
DMS-Datenschutzakte

Mobilität & Sicherheit

  • Bildung einer digitalen Akte aus unterschiedlichen Quellen
  • Abteilungsübergreifende Zugriffsrechte inklusiver Berechtigungsvergaben 
  • Dokumente sind über den gesamten Lebenszyklus vor Verlust und Zerstörung geschützt
  • Rechtskonforme Langzeitarchivierung
  • Mobiler Zugriff
  • On-Premise/Cloud (SaaS, PaaS)
Digitalisierung_Datenqualität

Compliance & Systempflege

  • Revisionssicherheit
  • Durch Wirtschaftsprüfer zertifizierte Software (Revisionssicherheit)
  • Änderungen an Archivstruktur und Funktionen mit wenigen Mausklicks
  • Bestätigte inPoint DMS Rechtskonformität gemäß IDW PS 880
  • Beweiserbringung durch schlüssige Darstellung von Sachverhalten
  • Einhaltung gesetzlich vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen

inPoint DMS | Rechnungsverarbeitung

Weitere Merkmale

Elektronische Vorgangsbearbeitung

Verkürzt Transportwege und Liegezeiten, wodurch Skontovorteile besser genutzt werden können. Die Rechnungsverarbeitungssoftware unterstützt Sie mit elektronischer Vorgangsbearbeitung (Eingangsrechnungsworkflow System) bei der reibungslosen Zusammenarbeit zwischen Anwender*innen und Abteilungen.

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Digitale Belege werden dabei entlang eines vordefinierten Bearbeitungsweges von Bildschirmplatz zu Bildschirmplatz geleitet. Zur Entscheidungsfindung bietet inPoint DMS die gesamte Korrespondenz (inkl. E-Mails) zur Eingangsrechnung, bzw. zum Beschaffungsvorgang.

Rechnungen einfach finden, markieren und anzeigen

Navigieren Sie durch das hierarchisch aufgebaute Register, recherchieren Sie über Suchformulare oder nutzen Sie die integrierte Volltextsuche, um Eingangsrechnungen und Beschaffungsakten zu finden.

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Kennzeichnen Sie aktuelle Belege als Favoriten und öffnen Sie diese mit nur einem Mausklick. Das wiederholte Suchen nach den immer gleichen Dokumenten oder Bestellakte entfällt damit zur Gänze.

Belege automatisch verbuchen

Das manuelle Erfassen von Eingangsrechnungen ist eine zeitraubende wie fehleranfällige Angelegenheit. Mehr Performance erzielen Sie mit der Document Capture Technologie.

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Bei dieser Methode werden Belege digital analysiert und zur maschinellen Verarbeitung inhaltlich erschlossen. Die gewonnenen Daten können in Ihre Kreditorenbuchhaltung importiert und gemeinsam mit dem Dokument, dem inPoint Prüf- und Genehmigungsworkflow übergeben werden. Idealerweise erhalten Sie Eingangsrechnungen bereits in digitaler Form. Aber auch PDF-Dokumente und gescannte Rechnungen können automatisiert verarbeitet werden.

GoBD und Compliance

Die Softwarelösung unterstützt Ihre Compliance Politik mit revisionssicheren Speichersystemen namhafter Hersteller, die ein Ändern und Löschen von Belegen, während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist, verhindern.

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Die inPoint DMS Produktlösungen sind eine sichere Grundlage für die erfolgreiche Zertifizierung Ihrer Organisation durch akkreditierte Wirtschaftsprüfer. Im Sinne der Beweiserbringung bzw. Schuldbefreiung kann die Beziehung einzelner Dokumente zueinander in Listenform und graphisch dargestellt werden. Mit dieser Funktion lassen sich Zusammenhänge von Sachverhalten schlüssig darstellen. Die Verknüpfung geschieht bei E-Mails automatisch und/oder durch den Anwender.

DMS Digitale Rechnungsverarbeitung grafische Darstellung
Screen zu Inpoint Rechnungsverarbeitung
Screen 3 inPoint Rechnungsverarbeitung
Rechnungsverarbeitung Report inPoint DMS

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inPoint DMS | Dokumentenmangement

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