Zentrale Ablage dms

Dokumentenmanagement

  • Zentraler Ablageort
  • Nicht Suchen, sondern Finden
  • Ressourcen sparen
Dokumentenmangement_Übersicht

Überlegungen zu Dokumentenmanagement?

  • Was genau benötigen Sie?
  • Was sind Ihre Ziele im Einsatz mit DMS/ECM?
  • Was haben Sie davon?
  • Welchen Mehrwert bietet Ihnen Dokumentenmanagement?
DMS/ECM – Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten. Individuell erweiterbare Dokumentenmanagementlösung für ausgewählte Fachbereiche, Branchen oder als abteilungsübergreifendes Gesamtkonzept (On-Premise/Cloud).

Herausforderung

Dokumente und Dateien sind schwer auffindbar, sind irgendwo oder gar nicht abgelegt.

Herausforderung

Lösung

Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung aus der umfassenden Produktpalette von inPoint DMS.

Lösung

Nutzen

Ressourcen sparen und Mitarbeiter*innen wertschöpfend einsetzen.

Nutzen
ESCAT Herausforderung

DOKUMENTENMANAGEMENT

Herausforderung

  • Kein abteilungsübergreifender Zugriff auf Dokumente und Dateien
  • Fehlender Überblick bei der Dokumentenbearbeitung 
  • Mitarbeiter*innen verteilen intern zahlreiche E-Mails mit Anhängen
  • Kein Zugriff auf relevante Dokumente bei Abwesenheit von Mitarbeiter*innen
  • Verlängerte Arbeits-, Kontroll,- und Genehmigungsprozesse durch unübersichtliche interne Ablage
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  • Dateien und Dokumente werden unternehmensintern in verschiedenen Applikationen erstellt (Digital/Analog)
  • Kein einheitliches Ablagesystem und unterschiedliche Ablageorte (Abteilungen, Mitarbeiter*innen, Homeoffice)
  • Aufwendige Suche nach Dokumenten und Dateien
  • Unterschiedliche Versionen sind im Umlauf
  • Änderungen sind schwer nachvollziehbar
  • Keine  Revisionssicherheit
  • Mehrere Mitarbeiter*innen bearbeiten dieselben Dokumente 
  • Uneingeschränkter mobiler Zugriff (z.B. aus dem Homeoffice)
  • Richtlinien müssen erfüllt werden (DSGVO/Compliance)
  • Applikationen befinden sich in der Cloud (SaaS, PaaS, MS365, …)
  • Die Ablage erfolgt gänzlich oder teilweise in Papierform
  • Die Vergabe von Berechtigungen und der Schutz vor unbefugtem Zugriff ist problembehaftet
ESCAT Lösung

DOKUMENTENMANAGEMENT | INPOINT DMS

Unsere Lösung

Produkte gibt es unzählige. Arbeiten wir gemeinsam an der Lösung!

Vor der Einführung eines Dokumentenmanagements beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlosen Erstberatung.

Erstberatung anfragen

  • Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre Dokumentenverarbeitungsprozesse.
  • Wir beraten Sie und bieten die passende Dokumentenmanagementlösung für Ihr Unternehmen oder einzelne Fachbereiche.
  • Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
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InPoint DMS bietet vorgefertigte, modular aufgebaute Fachbereichs- und Branchenlösungen, die individuell an die jeweiligen Anforderungen angepasst und schrittweise zu einem ganzheitlichen, abteilungsübergreifenden Dokumentenmanagementsystem ausgebaut werden können.

Das Dokumentenmanagementsystem bietet eine bidirektionale Anbindungen an bestehende Applikationen und eine strukturierte, revisionssicher Ablage aller Dateien und Dokumente an einem zentralen Ort, versehen mit Versionisierung, Berechtigungen und Workflows, bei vollständiger Integration in Microsoft Office und MS365.

ESCAT Nutzen

DOKUMENTENMANAGEMENT | INPOINT DMS

Ihr Nutzen

  • Geringer Integrationsaufwand durch Anpassung von Standardlösungen
  • Mitarbeiterentlastung und Steigerung der Effizienz
  • Zeit- und Kosteneinsparung
  • Steigerung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
  • Optimierung von Dokumentenprozessen
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  • Übersichtliche Zusammenführung aller Dokumente, Dateien und E-Mails an einem Ablageort
  • Hohe Mitarbeiterakzeptanz durch Microsoft Office Standards
  • Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
  • Schnelles Auffinden von Dokumenten, Dateien und E-Mails und volltextindizierte Ablage 
  • Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
  • Zeitgewinn und rasche Reaktionsfähigkeit
  • Beschleunigung von Prozessen und produktive Workflows
  • Reduktion administrativer Aufwände und Fehlerquellen
  • Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente und Berechtigungsvergaben
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
  • Zugriff auf Dokumente, unabhängig von Abteilung und Mitarbeitern in Abwesenheit
  • Flexibilität durch mobilen Zugriff 
  • Transparenz durch Versionierungen
  • Beweiserbringung durch lückenlos nachvollziehbare Änderungen
  • Entwicklung und Support in Österreich

inPoint DMS | Dokumentenmanagement

Hauptmerkmale

Zentrale Ablage dms

Zentrale Ablage

Vereinfachte Geschäftsprozesse durch Dokumentenmanagement
  • Alle Dokumente und Dateien zentral an einem Ablageort
  • Strukturierte Ablage versehen mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows
  • Vollständiger Überblick 
  • Anpassung an individuelle Geschäftsprozesse
  • Dokumente und Dateien über den Lebenszyklus effizient gestalten und begleiten
Modularer Aufbau Dokumentenmanagement System

Modulares System

Fachbereichslösungen oder abteilungsübergreifendes Gesamtkonzept
  • Modular aufgebautes Dokumentenmanagementsystem 
  • Standardlösungen für einzelne Fachbereiche (Rechnungsverarbeitung, Vertragsverwaltung, Personalmanagement, ...)
  • inPoint DMS kann schrittweise zu einem abteilungsübergreifenden Dokumentenmanagementsystem ausgebaut werden
DMS Bidirektionale Anbindung

Bidirektionale Anbindung

Zugriff aus allen Abteilungen und Anwendungen
  • Bidirektionale Anbindung an bestehende Applikationen (u.a. ERP, CRM, SAP, Branchensoftware)
  • Vollständige Integration in Microsoft Office und MS365
  • Vereinfachte Suche, Dokumente und Dateien werden abteilungsübergreifend schnell gefunden
  • On-Premise oder Cloud

inPoint DMS | Dokumentenmanagement

Fachbereichslösungen

DMS-Module für Fachbereiche.

DMS Microsoft Teams Archivierung

MS Teams Archivierung

Revisionssichere Langzeitarchivierung der Microsoft Teams Kommunikation

Gesetzeskonforme und revisionssichere Aufbewahrung und Verwaltung der gesamten Microsoft Teams Kommunikation (Chats, Dateien, ...).

Microsoft Teams Archivierung
DMS_Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement

Verträge einfach und fristgerecht verwalten

Erstellung, Freigabeprozesse, Fristenverwaltung und laufende Wartung von komplexen Vertragswerken.

Vertragsmanagement
Rechnungsverarbeitung

Digitale Rechnungsverarbeitung

Kurzer Prozess mit Eingangsrechnungen

Durchgängige papierlose Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung.

Rechnungsverarbeitung
DMS-Personalakte

Digitale Personalakte

Sichere Verwaltung von Personalunterlagen

Von der Bewerbung über Urlaub, Ausbildung, Zertifizierung alles im Überblick.

Personalakte
DMS_Projektverwaltung

Digitale Projektverwaltung

Projekte sicher und fristgerecht verwalten

Übersichtliche Zusammenführung aller Projektinformationen und flexible Organisation der Teamzusammenarbeit.

Projektverwaltung
Dokumentenmanagement Qualtitätsmanagement

Digitales Qualitätsmanagement

Die einfachste Art der Dokumentenlenkung

Effizienten Dokumentenpflege im Qualitätsmanagement Handbuch.

Qualitätsmanagement
Kundenakte

Digitale Kundenakte

Aufträge und Vorgänge fest im Griff

Alle Daten, Dokumente, Bilder, E-Mails in übersichtlicher Form zusammenführen.

Kundenakte
DMS-Datenschutzakte

Digitale Datenschutzakte

Digitale Datenschutzakte EU-DSGVO einfach und sicher umsetzen

inPoint Datenschutzakte unterstützt bei Erfüllung der Datenschutzgrundverordnung.

Datenschutzakte

inPoint DMS | Dokumentenmanagement

Branchenlösungen

DMS-Immobilienverwaltung

Immobilien Objektverwaltung

Mehr Effizienz im Immobilien- und Objektmanagement

Komplette Dokumentation zu Immobilien und Objekten.

Immobilien Objektverwaltung
Immobilien Objekt Übergabe Digital DMS

Immobilien Objektübergabe

Geregelte Übergabe von Objekten

Planung und Bearbeitung dokumentengetriebener Vorgänge rund um Wohn- und Gewerbeimmobilien.

Immobilien Objektübergabe
Dokumentenmanagement_Infrastrukturmanagement

Infrastruktur Daten Management

Effizientes Infrastruktur Daten Management

Komplette Dokumentation zu Ihren Standorten und Verwaltung von Infrastrukturprojekten.

Infrastruktur Daten Management

Blog & Wissenswertes

Entdecken Sie Wissenswertes zu DMS

Unsere Kunden fragen, wir antworten und teilen unsere Erfahrungen mit Ihnen. Lesen Sie die Zusammenfassungen in unserem Blog.

Zum ESCAT Blog

ESCAT Schrittweise Ausrollung von inPoint DMS

Dokumentenmanagement

Schrittweise Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems dank modularem Aufbau von inPoint DMS

In diesem Blogbeitrag stellen wir den modularen Aufbau von inPoint DMS vor und erläutern, wie dies die schrittweise Ausrollung eines Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen vereinfachen kann.

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Finden statt Suchen

Dokumentenmanagement

Dokumente Finden statt Suchen - Dank DMS

Die massive Zunahme eingehender Dokumente und Dateien im Arbeits-Alltag und die damit verbundene Ablage und Wiederauffindbarkeit stellen Unternehmen, vor eine große Herausforderung. Wie ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) Sie hierbei unterstützt beleuchten wir in diesem Artikel.

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