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Zentrale Ablage dms

Dokumentenmanagement

  • Zentrale Ablage
  • Nicht Suchen, sondern Finden
  • Ressourcen sparen
Zentrale Ablage dms

Überlegungen zu Dokumentenmanagement?

  • Was genau benötigen Sie?
  • Was sind Ihre Ziele im Einsatz mit DMS/ECM?
  • Was haben Sie davon?
  • Welchen Mehrwert bietet Ihnen Dokumentenmanagement?

Jetzt Anfrage senden

DMS/ECM – Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten. Softwaremodule für einzelne Fachbereiche oder unternehmensweite Gesamtlösung für Ihr Dokumentenmanagement (On-Premise / Cloud).

Herausforderung

Dokumente und Dateien sind schwer auffindbar, sind irgendwo oder gar nicht abgelegt.

Herausforderung

Lösung

"Best Practice" Module für einzelne Abteilungen oder unternehmensweite Gesamtlösung.

Lösung

Nutzen

Ressourcen sparen und Mitarbeiter*innen wertschöpfend einsetzen.

Nutzen
ESCAT Herausforderung

DOKUMENTENMANAGEMENT

Herausforderung

  • Kein abteilungsübergreifender Zugriff auf Dokumente und Dateien
  • Fehlender Überblick bei der Dokumentenbearbeitung 
  • Mitarbeiter*innen verteilen intern zahlreiche E-Mails mit Anhängen
  • Kein Zugriff auf relevante Dokumente bei Abwesenheit von Mitarbeiter*innen
  • Verlängerte Arbeits-, Kontroll,- und Genehmigungsprozesse durch unübersichtliche interne Ablage
Mehr anzeigen
  • Dateien und Dokumente werden unternehmensintern in verschiedenen Applikationen erstellt (Digital/Analog)
  • Kein einheitliches Ablagesystem und unterschiedliche Ablageorte (Abteilungen, Mitarbeiter*innen, Homeoffice)
  • Aufwendige Suche nach Dokumenten und Dateien
  • Unterschiedliche Versionen sind im Umlauf
  • Änderungen sind schwer nachvollziehbar
  • Keine  Revisionssicherheit
  • Mehrere Mitarbeiter*innen bearbeiten dieselben Dokumente 
  • Uneingeschränkter mobiler Zugriff (z.B. aus dem Homeoffice)
  • Richtlinien müssen erfüllt werden (DSGVO/Compliance)
  • Applikationen befinden sich in der Cloud (SaaS, PaaS, MS365, …)
  • Die Ablage erfolgt gänzlich oder teilweise in Papierform
  • Die Vergabe von Berechtigungen und der Schutz vor unbefugtem Zugriff ist problembehaftet
ESCAT Lösung

DOKUMENTENMANAGEMENT | INPOINT DMS

Unsere Lösung

Produkte gibt es unzählige. Arbeiten wir gemeinsam an der Lösung!

Vor der Einführung eines Dokumentenmanagements beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlosen Erstberatung.

Erstberatung anfragen

  • Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre Dokumentenverarbeitungsprozesse.
  • Wir beraten Sie und bieten die passende Dokumentenmanagementlösung für Ihr Unternehmen oder einzelne Fachbereiche.
  • Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
Mehr anzeigen

InPoint DMS bietet vorgefertigte, modular aufgebaute Fachbereichs- und Branchenlösungen, die individuell an die jeweiligen Anforderungen angepasst und schrittweise zu einem ganzheitlichen, abteilungsübergreifenden Dokumentenmanagementsystem ausgebaut werden können.

Das Dokumentenmanagementsystem bietet eine bidirektionale Anbindungen an bestehende Applikationen und eine strukturierte, revisionssicher Ablage aller Dateien und Dokumente an einem zentralen Ort, versehen mit Versionisierung, Berechtigungen und Workflows, bei vollständiger Integration in Microsoft Office und MS365.

ESCAT Nutzen

DOKUMENTENMANAGEMENT | INPOINT DMS

Ihr Nutzen

  • Geringer Integrationsaufwand durch Anpassung von Standardlösungen
  • Mitarbeiterentlastung und Steigerung der Effizienz
  • Zeit- und Kosteneinsparung
  • Steigerung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
  • Optimierung von Dokumentenprozessen
Mehr anzeigen
  • Übersichtliche Zusammenführung aller Dokumente, Dateien und E-Mails an einem Ablageort
  • Hohe Mitarbeiterakzeptanz durch Microsoft Office Standards
  • Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
  • Schnelles Auffinden von Dokumenten, Dateien und E-Mails und volltextindizierte Ablage 
  • Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
  • Zeitgewinn und rasche Reaktionsfähigkeit
  • Beschleunigung von Prozessen und produktive Workflows
  • Reduktion administrativer Aufwände und Fehlerquellen
  • Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente und Berechtigungsvergaben
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
  • Zugriff auf Dokumente, unabhängig von Abteilung und Mitarbeitern in Abwesenheit
  • Flexibilität durch mobilen Zugriff 
  • Transparenz durch Versionierungen
  • Beweiserbringung durch lückenlos nachvollziehbare Änderungen
  • Entwicklung und Support in Österreich

Dokumentenmanagement | inPoint DMS

Hauptmerkmale

Zentrale Ablage dms

Zentrale Ablage

Vereinfachte Geschäftsprozesse durch Dokumentenmanagement
  • Alle Dokumente und Dateien zentral an einem Ablageort
  • Strukturierte Ablage versehen mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows
  • Vollständiger Überblick 
  • Anpassung an individuelle Geschäftsprozesse
  • Dokumente und Dateien über den Lebenszyklus effizient gestalten und begleiten
Modularer Aufbau Dokumentenmanagement System

Modulares System

Abteilungslösungen oder unternehmensweites Gesamtkonzept
  • Modular aufgebautes Dokumentenmanagementsystem 
  • "Best Practice" Softwaremodule für einzelne Abteilungen (u.a. Vertragsmanagement, Buchhaltung, Personalwesen)
  • Individuelle Lösungen
  • Das System kann schrittweise zu einer unternehmensweiten Gesamtlösung ausgebaut werden 
DMS Bidirektionale Anbindung

Flexible Anbindung

Zugriff aus allen Abteilungen und Anwendungen
  • Flexible Anbindung an bestehende Systeme (ERP, CRM, Branchensoftware)
  • Datenmigration aus vorhandenen Lösungen
  • Vollständige Integration in Microsoft Office und MS365
  • Effiziente Suchfunktion über alle Bereiche (Volltextsuche)
  • Multiclientstrategie
  • On-Premise / Cloud (SaaS, PaaS)

Dokumentenmanagement

Fachbereichslösungen

Softwaremodule für einzelne Teilbereiche und Abteilungen.

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DMS_Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement

Verträge effizient und fristgerecht verwalten

Erstellung, Freigabeprozesse, Fristenverwaltung und laufende Wartung von komplexen Vertragswerken.

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Rechnungsverarbeitung

Digitale Rechnungsverarbeitung

Kurzer Prozess mit Eingangsrechnungen

Durchgängige papierlose Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung.

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DMS-Personalakte

Digitale Personalakte

Sichere Verwaltung von Personalunterlagen

Von der Bewerbung über Urlaub, Ausbildung, Zertifizierung alles im Überblick.

Digitale Personalakte
DMS_Projektverwaltung

Digitale Projektverwaltung

Projekte sicher und fristgerecht verwalten

Übersichtliche Zusammenführung aller Projektinformationen und flexible Organisation der Teamzusammenarbeit.

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Dokumentenmanagement Qualtitätsmanagement

Digitales Qualitätsmanagement

Die einfachste Art der Dokumentenlenkung

Effizienten Dokumentenpflege im Qualitätsmanagement Handbuch.

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Kundenakte

Digitale Kundenakte

Aufträge und Vorgänge fest im Griff

Alle Daten, Dokumente, Bilder, E-Mails in übersichtlicher Form zusammenführen.

Digitale Kundenakte
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Digitale Datenschutzakte

Digitale Datenschutzakte EU-DSGVO einfach und sicher umsetzen

inPoint Datenschutzakte unterstützt bei Erfüllung der Datenschutzgrundverordnung.

Digitale Datenschutzakte
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Microsoft Teams Archivierung

Revisionssichere Langzeitarchivierung der Microsoft Teams Kommunikation

Gesetzeskonforme und revisionssichere Aufbewahrung und Verwaltung der gesamten Microsoft Teams Kommunikation (Chats, Dateien, ...).

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Digitale Immobilien Objektverwaltung

Mehr Effizienz im Immobilien- und Objektmanagement

Komplette Dokumentation zu Immobilien und Objekten.

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Immobilien Objekt Übergabe Digital DMS

Digitale Immobilien Objektübergabe

Geregelte Übergabe von Objekten

Planung und Bearbeitung dokumentengetriebener Vorgänge rund um Wohn- und Gewerbeimmobilien.

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Digitales Infrastruktur Daten Management

Effizientes Infrastruktur Daten Management

Komplette Dokumentation zu Ihren Standorten und Verwaltung von Infrastrukturprojekten.

Infrastruktur Daten Management

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Entdecken Sie Wissenswertes zu Dokumentenmanagement

Unsere Kunden fragen, wir antworten und teilen unsere Erfahrungen mit Ihnen. Lesen Sie die Zusammenfassungen in unserem Blog.

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Digitales Vertragsmanagement: Zentral. Effizient. Revisionssicher.

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Microsoft Teams - Ablage und Datensicherheit Teil 2: Sichere Archivierung von Inhalten & Kommunikation

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