Zentrale Ablage dms

Dokumentenmanagement

  • Zentrale Ablage
  • Nicht Suchen, sondern Finden
  • Ressourcen sparen
Zentrale Ablage dms

Überlegungen zu Dokumentenmanagement?

  • Was genau benötigen Sie?
  • Was sind Ihre Ziele im Einsatz mit DMS/ECM?
  • Was haben Sie davon?
  • Welchen Mehrwert bietet Ihnen Dokumentenmanagement?

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DMS/ECM – Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten. Softwaremodule für einzelne Fachbereiche oder unternehmensweite Gesamtlösung für Ihr Dokumentenmanagement (On-Premise / Cloud).

Herausforderung

Dokumente und Dateien sind schwer auffindbar, sind irgendwo oder gar nicht abgelegt.

Herausforderung

Lösung

"Best Practice" Module für einzelne Abteilungen oder unternehmensweite Gesamtlösung.

Lösung

Nutzen

Ressourcen sparen und Mitarbeiter*innen wertschöpfend einsetzen.

Nutzen
ESCAT Herausforderung

DOKUMENTENMANAGEMENT

Herausforderung

  • Kein abteilungsübergreifender Zugriff auf Dokumente und Dateien
  • Fehlender Überblick bei der Dokumentenbearbeitung 
  • Mitarbeiter*innen verteilen intern zahlreiche E-Mails mit Anhängen
  • Kein Zugriff auf relevante Dokumente bei Abwesenheit von Mitarbeiter*innen
  • Verlängerte Arbeits-, Kontroll,- und Genehmigungsprozesse durch unübersichtliche interne Ablage
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  • Dateien und Dokumente werden unternehmensintern in verschiedenen Applikationen erstellt (Digital/Analog)
  • Kein einheitliches Ablagesystem und unterschiedliche Ablageorte (Abteilungen, Mitarbeiter*innen, Homeoffice)
  • Aufwendige Suche nach Dokumenten und Dateien
  • Unterschiedliche Versionen sind im Umlauf
  • Änderungen sind schwer nachvollziehbar
  • Keine  Revisionssicherheit
  • Mehrere Mitarbeiter*innen bearbeiten dieselben Dokumente 
  • Uneingeschränkter mobiler Zugriff (z.B. aus dem Homeoffice)
  • Richtlinien müssen erfüllt werden (DSGVO/Compliance)
  • Applikationen befinden sich in der Cloud (SaaS, PaaS, MS365, …)
  • Die Ablage erfolgt gänzlich oder teilweise in Papierform
  • Die Vergabe von Berechtigungen und der Schutz vor unbefugtem Zugriff ist problembehaftet
ESCAT Lösung

DOKUMENTENMANAGEMENT | INPOINT DMS

Unsere Lösung

Produkte gibt es unzählige. Arbeiten wir gemeinsam an der Lösung!

Vor der Einführung eines Dokumentenmanagements beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlosen Erstberatung.

Erstberatung anfragen

  • Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre Dokumentenverarbeitungsprozesse.
  • Wir beraten Sie und bieten die passende Dokumentenmanagementlösung für Ihr Unternehmen oder einzelne Fachbereiche.
  • Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
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InPoint DMS bietet vorgefertigte, modular aufgebaute Fachbereichs- und Branchenlösungen, die individuell an die jeweiligen Anforderungen angepasst und schrittweise zu einem ganzheitlichen, abteilungsübergreifenden Dokumentenmanagementsystem ausgebaut werden können.

Das Dokumentenmanagementsystem bietet eine bidirektionale Anbindungen an bestehende Applikationen und eine strukturierte, revisionssicher Ablage aller Dateien und Dokumente an einem zentralen Ort, versehen mit Versionisierung, Berechtigungen und Workflows, bei vollständiger Integration in Microsoft Office und MS365.

ESCAT Nutzen

DOKUMENTENMANAGEMENT | INPOINT DMS

Ihr Nutzen

  • Geringer Integrationsaufwand durch Anpassung von Standardlösungen
  • Mitarbeiterentlastung und Steigerung der Effizienz
  • Zeit- und Kosteneinsparung
  • Steigerung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
  • Optimierung von Dokumentenprozessen
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  • Übersichtliche Zusammenführung aller Dokumente, Dateien und E-Mails an einem Ablageort
  • Hohe Mitarbeiterakzeptanz durch Microsoft Office Standards
  • Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
  • Schnelles Auffinden von Dokumenten, Dateien und E-Mails und volltextindizierte Ablage 
  • Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
  • Zeitgewinn und rasche Reaktionsfähigkeit
  • Beschleunigung von Prozessen und produktive Workflows
  • Reduktion administrativer Aufwände und Fehlerquellen
  • Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente und Berechtigungsvergaben
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
  • Zugriff auf Dokumente, unabhängig von Abteilung und Mitarbeitern in Abwesenheit
  • Flexibilität durch mobilen Zugriff 
  • Transparenz durch Versionierungen
  • Beweiserbringung durch lückenlos nachvollziehbare Änderungen
  • Entwicklung und Support in Österreich

Dokumentenmanagement | inPoint DMS

Hauptmerkmale

Zentrale Ablage dms

Zentrale Ablage

Vereinfachte Geschäftsprozesse durch Dokumentenmanagement
  • Alle Dokumente und Dateien zentral an einem Ablageort
  • Strukturierte Ablage versehen mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows
  • Vollständiger Überblick 
  • Anpassung an individuelle Geschäftsprozesse
  • Dokumente und Dateien über den Lebenszyklus effizient gestalten und begleiten
Modularer Aufbau Dokumentenmanagement System

Modulares System

Abteilungslösungen oder unternehmensweites Gesamtkonzept
  • Modular aufgebautes Dokumentenmanagementsystem 
  • "Best Practice" Softwaremodule für einzelne Abteilungen (u.a. Vertragsmanagement, Buchhaltung, Personalwesen)
  • Individuelle Lösungen
  • Das System kann schrittweise zu einer unternehmensweiten Gesamtlösung ausgebaut werden 
DMS Bidirektionale Anbindung

Flexible Anbindung

Zugriff aus allen Abteilungen und Anwendungen
  • Flexible Anbindung an bestehende Systeme (ERP, CRM, Branchensoftware)
  • Datenmigration aus vorhandenen Lösungen
  • Vollständige Integration in Microsoft Office und MS365
  • Effiziente Suchfunktion über alle Bereiche (Volltextsuche)
  • Multiclientstrategie
  • On-Premise / Cloud (SaaS, PaaS)

Dokumentenmanagement

Fachbereichslösungen

Softwaremodule für einzelne Teilbereiche und Abteilungen.

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