Dokumentenmanagement
- Zentrale Dokumentenorganisation
- Nicht Suchen, sondern Finden
- Optimierte Prozesse
ECM/DMS – Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten. Individuell erweiterbare Dokumentenmanagement Lösungen für Fachbereiche, Branchen oder als abteilungsübergreifendes Gesamtkonzept (On-Premise/Cloud).
Die Herausforderung
Dokumente und Dateien sind schwer auffindbar, sind irgendwo oder gar nicht abgelegt.
Lösung
"Best Practice" Module für einzelne Abteilungen oder unternehmensweite Gesamtlösung.
ESCAT analysiert Ihre bestehenden Dokumentenprozesse und bietet Lösungen etablierter Softwarepartner auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen und Unternehmensgröße
Dokumentenmanagement
Die Mehrwerte eines DMS sind vielfältig
Dokumentenorganisation
Effiziente Dokumentenverwaltung durch zentrale, strukturierte und systematische Ablage aller Dokumente und Dateien.
Finden statt Suchen
Effiziente Suchfunktion (Volltext-, Formular-, Metadaten- oder Geodatensuche) über alle Bereiche.
Fehlerreduzierung
Automatisierte Prozesse, minimieren das Fehlerrisiko, entlasten Ihre Mitarbeiter und führen zu einer Zeit- & Kostenersparnis.
Revisionssicherheit
Eine revisionssichere Ablage sorgt für Transparenz und bietet Ihnen die Möglichkeit Änderungen nachzuverfolgen.
Mobiler Zugriff
Sie behalten den Überblick und können auf Dokumente, Dateien und Inhalte jederzeit auch von unterwegs zugreifen.
Workflows
Beschleunigte Arbeitsabläufe durch automatisierte Prozesse (Erfassung, Weiterleitung, Ablage, Genehmigungen, u.v.m.).
Dokumentensicherheit
Zugriffsrechte können individuell verwaltet und sensible Informationen vor unbefugten Zugriff geschützt werden.
Verbesserte Zusammenarbeit
Ortsunabhängig auf Dokumente zugreifen, gemeinsam bearbeiten, Kommentare hinterlassen und Änderungen verfolgen.
Rechtliche Bestimmungen
Ein DMS hilft Ihnen rechtliche Risiken vorzubeugen (Aufbewahrungsfristen, Datenschutz- & Compliance-Vorgaben).
DOKUMENTENMANAGEMENT
Herausforderung
- Kein abteilungsübergreifender Zugriff auf Dokumente und Dateien
- Fehlender Überblick bei der Dokumentenbearbeitung
- Mitarbeiter*innen verteilen intern zahlreiche E-Mails mit Anhängen
- Kein Zugriff auf relevante Dokumente bei Abwesenheit von Mitarbeiter*innen
- Verlängerte Arbeits-, Kontroll,- und Genehmigungsprozesse durch unübersichtliche interne Ablage
- Dateien und Dokumente werden unternehmensintern in verschiedenen Applikationen erstellt (Digital/Analog)
- Kein einheitliches Ablagesystem und unterschiedliche Ablageorte (Abteilungen, Mitarbeiter*innen, Homeoffice)
- Aufwendige Suche nach Dokumenten und Dateien
- Unterschiedliche Versionen sind im Umlauf
- Änderungen sind schwer nachvollziehbar
- Keine Revisionssicherheit
- Mehrere Mitarbeiter*innen bearbeiten dieselben Dokumente
- Uneingeschränkter mobiler Zugriff (z.B. aus dem Homeoffice)
- Richtlinien müssen erfüllt werden (DSGVO/Compliance)
- Applikationen befinden sich in der Cloud (SaaS, PaaS, MS365, …)
- Die Ablage erfolgt gänzlich oder teilweise in Papierform
- Die Vergabe von Berechtigungen und der Schutz vor unbefugtem Zugriff ist problembehaftet
DOKUMENTENMANAGEMENT | SOFTWARELÖSUNGEN
Ihr Nutzen
- Geringer Integrationsaufwand durch Anpassung von Standardlösungen
- Mitarbeiterentlastung und Steigerung der Effizienz
- Zeit- und Kosteneinsparung
- Steigerung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
- Optimierung von Dokumentenprozessen
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
- Übersichtliche Zusammenführung aller Dokumente, Dateien und E-Mails an einem Ablageort
- Hohe Mitarbeiterakzeptanz durch Microsoft Office Standards
- Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
- Schnelles Auffinden von Dokumenten, Dateien und E-Mails und volltextindizierte Ablage
- Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit
- Zeitgewinn und rasche Reaktionsfähigkeit
- Beschleunigung von Prozessen und produktive Workflows
- Reduktion administrativer Aufwände und Fehlerquellen
- Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente und Berechtigungsvergaben
- Zugriff auf Dokumente, unabhängig von Abteilung und Mitarbeitern in Abwesenheit
- Flexibilität durch mobilen Zugriff
- Transparenz durch Versionierungen
- Beweiserbringung durch lückenlos nachvollziehbare Änderungen
- Entwicklung und Support in Österreich
