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digitales Vertragsmanagement unterzeichnung

Dokumentenmanagement

Digitales Vertragsmanagement

  • Effiziente Vertragsverwaltung
  • Einhaltung von Fristen
  • Zentrale Organisation
Softwarelösungen zur Digitalisierung und zentralen Organisation Ihres Vertragsmanagements. Erhalten Sie mehr Effizienz und Transparenz bei Erstellungs- und Verwaltungsprozessen von Verträgen.
Dokumentenmanagement_digitales Vertragsmanagement_Lebenszyklus

Vertragszyklus: Vertragserstellungs- und Vertragsverwaltungsprozess

Die Herausforderung

Zusammengehörige Dokumente, Kommunikation und Informationen zu Verträgen sind an unterschiedlichen Orten abgelegt.

Herausforderung

Lösung

Vertragsprozesse digitalisieren und Verträge zentral organisieren und verwalten.

Zur Übersicht

Ihr Nutzen

Agieren statt reagieren durch effiziente Fristenverwaltung und optimiertes Vertragsmanagement.

Zum Nutzen
ESCAT analysiert Ihre bestehenden Vertragsprozesse und bietet Lösungen etablierter Softwarepartner auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen und Unternehmensgröße.

Optimieren Sie Ihre Vertragsmanagement!

Sie möchten mehr über Lösungen erfahren oder wünschen einen Demotermin?

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Digitales Vertragsmanagement

Die Mehrwerte sind vielfältig

Effizienzsteigerung

Die Softwarelösung beschleunigt den gesamten Vertragsprozess, minimiert Verzögerungen und entlastet Ihre Mitarbeiter.

Transparenz

Schnelle Zugriffe auf Vertragsdaten erleichtern die Überwachung von Pflichten, Fristen und Compliance-Vorgaben. 

Zeit- und Kostenersparnis

Automatisierte Prozesse und Workflows, führen zu einer Zeit- & Kostenersparnis und reduzieren das Fehlerrisiko.

Fristenverwaltung

Anstehenden Vertragsfristen, Verlängerungen oder Kündigungen werden automatisiert überwacht und Erinnerungen gesendet.

Mobiler Zugriff

Durch einen mobilen Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Verträge behalten Sie jederzeit den Überblick.

Zusammenarbeit

Verträge können extern und abteilungsübergreifend geteilt, aktualisiert und vor unbefugten Zugriff geschützt werden.

Verwaltung

Verträge werden digital erfasst, organisiert und verwaltet, ohne manuelle Eingaben oder Papierablagen.

Revisionssicherheit

Zentrale, strukturierte und revisionssichere Ablage aller Vertragsdokumente und Kommunikation.

Freigabeprozesse

Beschleunigte Vertragsbearbeitung, von der Erstellung über die Genehmigung bis zur Unterzeichnung. 

Dokumentenmanagement | Digitales Vertragsmanagement

Merkmale im Überblick

Verträge digitalisieren und verwalten

Erstellung & Verwaltung

  • Verträge zentral organisieren und verwalten
  • „Best Pratice“ Softwaremodul mit normierten Ablagestrukturen oder individuelle Lösung
  • Fristenmanagement, Wiedervorlage und Revisionssicherheit
  • Flexible Anbindung an bestehende Systeme(ERP, CRM, Branchensoftware)
  • Datenmigration aus vorhandenen Lösungen 
  • Digitale Freigabeprozesse, Workflows und Aufgabenmanagement
Dokumentenmanagement Vertragsverwaltung digital

Mobilität & Sicherheit

  • Digitale Verträge auf Geschäftsreise mitnehmen und managen
  • Mobiler Zugriff & Geräteübergreifend (PC, Tablet, Smartphone)
  • Zugriffsrechte bis auf Mitarbeiter*innen- und Dokumentenebene einstellbar
  • Einbindung digitaler Signaturen und sichere Genehmigungsprozesse
  • Hypersensible digitale Dokumente werden rechtssicher abgelegt und sind entsprechend DSGVO Vorgaben geschützt
  • On-Premise/Cloud (SaaS, PaaS)
Miet und Serviceverträge

Compliance & Systempflege

  • Dokumente sind über den gesamten Lebenszyklus vor Verlust und Zerstörung geschützt
  • Effiziente Arbeitsverteilung
  • Konsistente Verträge durch Versionsmanagement
  • Durch Wirtschaftsprüfer zertifizierte Software (Revisionssicherheit)
  • Übersichtliche Archivstrukturen und Funktionen
  • Effiziente Suchfunktion über alle Bereiche (Volltextsuche)
  • Multiclientstrategie
  • Bestätigte Rechtskonformität gemäß IDW PS 880
ESCAT Herausforderung

Digitales Vertragsmanagement

Herausforderung

  • Versäumnis von vertraglichen Fristen u.a. Kündigungen, Vertragsverlängerungen und Liefervereinbarungen
  • Erschwertes Auffinden zugehöriger Vertragsdokumente und Kommunikation 
  • Unübersichtliche und dezentrale Ablagestrukturen (Fachabteilungen, Mitarbeiter*innen)
  • Kein abteilungsübergreifender Zugriff
  • Viele Verträge sind in Papierform abgelegt
  • Sensible Dokumente sind nicht vor unbefugtem Zugriff geschützt 
  • Mangelnder Überblick über Verträge z.B. Versicherungen, Leasingpartner, Geschäftspartner, Behörden, Mieten, Käufe, u.v.m.
  • Keine Revisionssichere und DSGVO konforme Ablage
  • Rechtsichere Langzeitarchivierung nicht gegeben
  • Keine digitale Bearbeitungsmöglichkeit von Verträgen 
  • Schleppende Freigabeprozesse beeinträchtigen die Zusammenarbeit bei Vertragserstellung zwischen Mitarbeiter*innen und externen Beteiligten
  • Nachvollziehbarkeit von Änderungen
ESCAT Nutzen

Digitales Vertragsmanagement

Ihr Nutzen

  • Kostenersparnis durch effizientes Fristenmanagement und Wiedervorlage
  • Digitale Verträge einfach über Vorlagen erstellen, im Team bearbeiten und digital freigeben
  • Zeitersparnis durch übersichtliche Darstellung und Verwaltung aller Vertragsdokumente 
  • Schnellere Durchlaufzeiten mit optionaler digitaler Vorgangsbearbeitung
  • Abteilungsübergreifender Zugriff und temporäre Einbindung Dritter (Vertragsgestaltung, Freigabe)
  • Schnelles Auffinden aller vertragsbezogener Dokumente, Dateien und E-Mails
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
  • Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
  • Hohe Mitarbeiterakzeptanz durch Microsoft Office Standards
  • Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente und Berechtigungsvergaben
  • Beweiserbringung durch lückenlos nachvollziehbare Änderungen
  • Übersichtliche Zusammenführung aller Vertragsdokumente und Informationen
  • Entlastung von Mitarbeitern durch effizientes Vertragsmanagement
  • Zentraler und mobiler Zugriff
  • Transparenz durch Versionierungen
  • Normierte Standardlösung oder individuell angepasste Vertragsmanagementsoftware
  • Entwicklung und Support in Österreich

inPoint DMS | Dokumentenmangement

Wissenswertes & weitere Lösungen

Verträge digitalisieren und verwalten

Blog - Digitales Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement: Zentral. Effizient. Revisionssicher.

Sind Ihre Vertragsprozesse bereits gänzlich digitalisiert? Verträge sind ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsalltags. Die Digitalisierung Ihrer Vertragsverwaltung sorgt für Effizienz und Transparenz und unterstützt die Einhaltung von Fristen.

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Rechnungsverarbeitung digitalisieren

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