Dokumentenmanagement
Digitales Vertragsmanagement
- Effiziente Vertragsverwaltung
- Einhaltung von Fristen
- Zentrale Organisation
Softwarelösungen zur Digitalisierung und zentralen Organisation Ihres Vertragsmanagements. Erhalten Sie mehr Effizienz und Transparenz bei Erstellungs- und Verwaltungsprozessen von Verträgen.
Vertragszyklus: Vertragserstellungs- und Vertragsverwaltungsprozess
Die Herausforderung
Zusammengehörige Dokumente, Kommunikation und Informationen zu Verträgen sind an unterschiedlichen Orten abgelegt.
Lösung
Vertragsprozesse digitalisieren und Verträge zentral organisieren und verwalten.
Ihr Nutzen
Agieren statt reagieren durch effiziente Fristenverwaltung und optimiertes Vertragsmanagement.
ESCAT analysiert Ihre bestehenden Vertragsprozesse und bietet Lösungen etablierter Softwarepartner auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen und Unternehmensgröße.
Digitales Vertragsmanagement
Die Mehrwerte sind vielfältig
Effizienzsteigerung
Die Softwarelösung beschleunigt den gesamten Vertragsprozess, minimiert Verzögerungen und entlastet Ihre Mitarbeiter.
Transparenz
Schnelle Zugriffe auf Vertragsdaten erleichtern die Überwachung von Pflichten, Fristen und Compliance-Vorgaben.
Zeit- und Kostenersparnis
Automatisierte Prozesse und Workflows, führen zu einer Zeit- & Kostenersparnis und reduzieren das Fehlerrisiko.
Fristenverwaltung
Anstehenden Vertragsfristen, Verlängerungen oder Kündigungen werden automatisiert überwacht und Erinnerungen gesendet.
Mobiler Zugriff
Durch einen mobilen Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Verträge behalten Sie jederzeit den Überblick.
Zusammenarbeit
Verträge können extern und abteilungsübergreifend geteilt, aktualisiert und vor unbefugten Zugriff geschützt werden.
Verwaltung
Verträge werden digital erfasst, organisiert und verwaltet, ohne manuelle Eingaben oder Papierablagen.
Revisionssicherheit
Zentrale, strukturierte und revisionssichere Ablage aller Vertragsdokumente und Kommunikation.
Freigabeprozesse
Beschleunigte Vertragsbearbeitung, von der Erstellung über die Genehmigung bis zur Unterzeichnung.
Digitales Vertragsmanagement
Herausforderung
- Versäumnis von vertraglichen Fristen u.a. Kündigungen, Vertragsverlängerungen und Liefervereinbarungen
- Erschwertes Auffinden zugehöriger Vertragsdokumente und Kommunikation
- Unübersichtliche und dezentrale Ablagestrukturen (Fachabteilungen, Mitarbeiter*innen)
- Kein abteilungsübergreifender Zugriff
- Viele Verträge sind in Papierform abgelegt
- Sensible Dokumente sind nicht vor unbefugtem Zugriff geschützt
- Mangelnder Überblick über Verträge z.B. Versicherungen, Leasingpartner, Geschäftspartner, Behörden, Mieten, Käufe, u.v.m.
- Keine Revisionssichere und DSGVO konforme Ablage
- Rechtsichere Langzeitarchivierung nicht gegeben
- Keine digitale Bearbeitungsmöglichkeit von Verträgen
- Schleppende Freigabeprozesse beeinträchtigen die Zusammenarbeit bei Vertragserstellung zwischen Mitarbeiter*innen und externen Beteiligten
- Nachvollziehbarkeit von Änderungen
Digitales Vertragsmanagement
Ihr Nutzen
- Kostenersparnis durch effizientes Fristenmanagement und Wiedervorlage
- Digitale Verträge einfach über Vorlagen erstellen, im Team bearbeiten und digital freigeben
- Zeitersparnis durch übersichtliche Darstellung und Verwaltung aller Vertragsdokumente
- Schnellere Durchlaufzeiten mit optionaler digitaler Vorgangsbearbeitung
- Abteilungsübergreifender Zugriff und temporäre Einbindung Dritter (Vertragsgestaltung, Freigabe)
- Schnelles Auffinden aller vertragsbezogener Dokumente, Dateien und E-Mails
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
- Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
- Hohe Mitarbeiterakzeptanz durch Microsoft Office Standards
- Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente und Berechtigungsvergaben
- Beweiserbringung durch lückenlos nachvollziehbare Änderungen
- Übersichtliche Zusammenführung aller Vertragsdokumente und Informationen
- Entlastung von Mitarbeitern durch effizientes Vertragsmanagement
- Zentraler und mobiler Zugriff
- Transparenz durch Versionierungen
- Normierte Standardlösung oder individuell angepasste Vertragsmanagementsoftware
- Entwicklung und Support in Österreich
