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DMS_Vertragsmanagement

Dokumentenmanagement

Digitales Vertragsmanagement

  • Einhaltung von Fristen
  • Zentrale Ablage
  • Effiziente Verwaltung
Softwarelösung zur Digitalisierung und zentralen Organisation Ihres Vertragsmanagements. Erhalten Sie mehr Effizienz und Transparenz bei Erstellungs- und Verwaltungsprozessen von Verträgen.

Herausforderung

Zusammengehörige Dokumente, Kommunikation und Informationen zu Verträgen sind an unterschiedlichen Orten abgelegt.

Herausforderung

Lösung

Vertragsprozesse digitalisieren und Verträge zentral organisieren und verwalten.

Lösung

Nutzen

Agieren statt reagieren durch effiziente Fristenverwaltung und optimiertes Vertragsmanagement.

Nutzen
ESCAT Herausforderung

Digitales Vertragsmanagement

Herausforderung

  • Versäumnis von vertraglichen Fristen u.a. Kündigungen, Vertragsverlängerungen und Liefervereinbarungen
  • Erschwertes Auffinden zugehöriger Vertragsdokumente und Kommunikation 
  • Unübersichtliche und dezentrale Ablagestrukturen (Fachabteilungen, Mitarbeiter*innen)
  • Kein abteilungsübergreifender Zugriff
  • Viele Verträge sind in Papierform abgelegt
  • Sensible Dokumente sind nicht vor unbefugtem Zugriff geschützt 
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  • Mangelnder Überblick über Verträge z.B. Versicherungen, Leasingpartner, Geschäftspartner, Behörden, Mieten, Käufe, u.v.m.
  • Keine Revisionssichere und DSGVO konforme Ablage
  • Rechtsichere Langzeitarchivierung nicht gegeben
  • Keine digitale Bearbeitungsmöglichkeit von Verträgen 
  • Schleppende Freigabeprozesse beeinträchtigen die Zusammenarbeit bei Vertragserstellung zwischen Mitarbeiter*innen und externen Beteiligten
  • Nachvollziehbarkeit von Änderungen
ESCAT Lösung

Digitales Vertragsmanagement

Unsere Lösung

Produkte gibt es unzählige. Arbeiten wir gemeinsam an der Lösung!

Vor der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements beschäftigen Sie zahlreiche Fragen.  ESCAT bietet Ihnen eine kostenlosen Erstberatung.

erstberatung anfragen

  • Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre Vertragsmanagementprozesse.
  • Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter*innen in der Vertragsverwaltung.
  • Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
Mehr anzeigen

Mit inPoint Vertragsmanagement wird der gesamte Erstellungs- und Verwaltungsprozess ihrer digitalen Verträge transparent und effizient. An der Vertragserstellung beteiligte interne und externe Personen können in Echtzeit Dokumente erstellen und während der gesamten Laufzeit die digitalen Akten verwalten. inPoint Vertragsmanagement erfüllt alle Anforderungen und stellt bei Bedarf eine Verbindung zu Ihrem vorhandenen Systemen her.

ESCAT Nutzen

Digitales Vertragsmanagement

Ihr Nutzen

  • Kostenersparnis durch effizientes Fristenmanagement und Wiedervorlage
  • Digitale Verträge einfach über Vorlagen erstellen, im Team bearbeiten und digital freigeben
  • Zeitersparnis durch übersichtliche Darstellung und Verwaltung aller Vertragsdokumente 
  • Schnellere Durchlaufzeiten mit optionaler digitaler Vorgangsbearbeitung
  • Abteilungsübergreifender Zugriff und temporäre Einbindung Dritter (Vertragsgestaltung, Freigabe)
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  • Schnelles Auffinden aller vertragsbezogener Dokumente, Dateien und E-Mails
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
  • Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
  • Hohe Mitarbeiterakzeptanz durch Microsoft Office Standards
  • Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente und Berechtigungsvergaben
  • Beweiserbringung durch lückenlos nachvollziehbare Änderungen
  • Übersichtliche Zusammenführung aller Vertragsdokumente und Informationen
  • Entlastung von Mitarbeitern durch effizientes Vertragsmanagement
  • Zentraler und Mobiler Zugriff
  • Transparenz durch Versionierungen
  • Normierte Standardlösung oder individuell angepasste Vertragsmanagementsoftware
  • Entwicklung und Support in Österreich

inPoint DMS | Vertragsmanagement

Hauptmerkmale

Verträge digitalisieren und verwalten

Erstellung & Verwaltung

  • Verträge zentral organisieren und verwalten
  • „Best Pratice“ Softwaremodul mit normierten Ablagestrukturen oder individuelle Lösung
  • Fristenmanagement, Wiedervorlage und Revisionssicherheit
  • Flexible Anbindung an bestehende Systeme (ERP, CRM, Branchensoftware)
  • Datenmigration aus vorhandenen Lösungen 
  • Digitale Freigabeprozesse, Workflows und Aufgabenmanagement
Dokumentenmanagement Vertragsverwaltung digital

Mobilität & Sicherheit

  • Digitale Verträge auf Geschäftsreise mitnehmen und managen
  • Mobiler Zugriff & Geräteübergreifend (PC, Tablet, Smartphone)
  • Zugriffsrechte bis auf Mitarbeiter*innen- und Dokumentenebene einstellbar
  • Einbindung digitaler Signaturen und sichere Genehmigungsprozesse
  • Hypersensible digitale Dokumente werden rechtssicher abgelegt und sind entsprechend DSGVO Vorgaben geschützt
  • On-Premise/Cloud (SaaS, PaaS)
digitales Vertragsmanagement unterzeichnung

Compliance & Systempflege

  • Dokumente sind über den gesamten Lebenszyklus vor Verlust und Zerstörung geschützt
  • Effiziente Arbeitsverteilung
  • Konsistente Verträge durch Versionsmanagement
  • Durch Wirtschaftsprüfer zertifizierte Software (Revisionssicherheit)
  • Übersichtliche Archivstrukturen und Funktionen
  • Effiziente Suchfunktion über alle Bereiche (Volltextsuche)
  • Multiclientstrategie
  • Bestätigte inPoint DMS Rechtskonformität gemäß IDW PS 880

inPoint DMS | Vertragsmanagement

Weitere Merkmale

Personen- und abteilungsübergreifend arbeiten

Am Zustandekommen eines Vertrages sind viele Personen beteiligt. Externe Rechtsberater, Behörden und interne Fachabteilungen.

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Jeder Vertrag wird von unzähligen E-Mails begleitet und widersprüchliche Vertragsmutationen mit unklaren Zugriffsrechten führen zu kaum nachvollziehbaren Erstellungsprozessen. Mit der Softwarelösung erhalten Sie mehr Effizienz und Transparenz bei Verwaltungs- und Erstellungsprozessen Ihrer Verträge.

Fristenverwaltung & Revisionssicherheit

Durch versäumte Fristen können im Vertragswesen hohe Kosten entstehen. Verwalten Sie zu jedem Vertrag beliebig viele Aufgaben für unterschiedliche Mitarbeiter*innen und Arbeitsgruppen. 

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Das Softwaremodul zum digitalen Vertragsmanagement versendet Erinnerungen zu Terminen und kann so hohe Folgekosten wegen Fristversäumnissen verhindern. Alle Dokumente sind revisionssicher abgelegt und ein ausgeprägtes Berechtigungsschema schützt sensible Daten und Dokumente vor Missbrauch und Verlust. Das integrierte Berichtswesen ist geeignet, um ein wirksames Vertragscontrolling zu gestalten.

Vertragsdokumente zusammenführen

Vermeiden Sie Medienbrüche und führen Sie zusammen was zusammengehört. Vertragsbezogene Dokumente und Dateien werden zentral und strukturiert an einem Ort abgelegt, versehen mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows.

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Digitales Vertragsmanagement bietet eine normierte Ablagestruktur oder eigene Ablagemodelle mit effizientem Fristenmanagement und Aufgabenverwaltung. Vertragsrelevante Dokumente und Informationen aller Art werden einfach mit Drag & Drop nach inPoint DMS gezogen und zentral abgelegt. 

Anbindung an Drittsysteme und Vorlagenbibliothek

Stammdaten können im Regelfall aus Drittsystemen übernommen und automatisch synchronisiert werden. Die Datenpflege reduziert sich dadurch erheblich. 

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Die integrierte Vorlagenbibliothek verbessert die Qualität bei der Erstellung neuer Verträge.

Berechtigungen & Versionierungen

Je nach Berechtigung können Anwender*innen digitale Vertragsdokumente öffnen und ändern.

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Änderungen werden automatisch und revisionssicher als neue Dokumentenversion in der digitalen Vertragsakte angelegt, wodurch ein Höchstmaß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist.

Sicherheit und DSGVO

Um unbefugten Zugriff zu vermeiden, können Zugriffsrechte bis auf Mitarbeiter- und Dokumentenebene eingestellt werden. Autorisierung und Rollen sind direkt in der Softwarelösung konfigurierbar.

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Zudem unterliegen alle Verträge in der digitalen Vertragsmanagement Software einer Versionskontrolle und der exakte Versionsverlauf kann somit jederzeit eingesehen werden. Dokumente werden auf Wunsch verschlüsselt gespeichert. Entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sind digitale Akte bei Bedarf physisch vor Löschung geschützt.

Arbeiten im Team

Verträge im Team bearbeiten, prüfen und freigeben. Bevor ein neuer Vertrag oder ein Dokument veröffentlicht wird, kann dieses über einen vorgezeichneten mehrstufigen digitalen Erstellungs- und Freigabeprozess bearbeitet werden. 

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Laden Sie im Einzelfall Experten AdHoc ein und geben Sie das Dokument temporär für Außenstehende zur Beurteilung frei. Alle Kommentare werden protokolliert und gemeinsam mit dem Dokument im Vertragsarchiv abgelegt.

DMS Digitales Vertragsmanagement Lebenszyklus
Inpoint Vertragsverwaltung_screen1
Inpoint Vertragsverwaltung_screen3
Inpoint Vertragsverwaltung_screen4

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inPoint DMS | Dokumentenmangement

Wissenswertes & weitere Lösungen

Verträge digitalisieren und verwalten

Blog - Digitales Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement: Zentral. Effizient. Revisionssicher.

Sind Ihre Vertragsprozesse bereits gänzlich digitalisiert? Verträge sind ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsalltags. Die Digitalisierung Ihrer Vertragsverwaltung sorgt für Effizienz und Transparenz und unterstützt die Einhaltung von Fristen.

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Softwaremodul - Digitale Rechnungsverarbeitung

Kurzer Prozess mit Eingangsrechnungen

Durchgängige papierlose Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung.

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