Dokumentenmanagement
Digitales Vertragsmanagement
- Einhaltung von Fristen
- Zentrale Ablage
- Effiziente Verwaltung
Softwarelösung zur Digitalisierung und zentralen Organisation Ihres Vertragsmanagements. Erhalten Sie mehr Effizienz und Transparenz bei Erstellungs- und Verwaltungsprozessen von Verträgen.
Herausforderung
Zusammengehörige Dokumente, Kommunikation und Informationen zu Verträgen sind an unterschiedlichen Orten abgelegt.
Nutzen
Agieren statt reagieren durch effiziente Fristenverwaltung und optimiertes Vertragsmanagement.
Digitales Vertragsmanagement
Herausforderung
- Versäumnis von vertraglichen Fristen u.a. Kündigungen, Vertragsverlängerungen und Liefervereinbarungen
- Erschwertes Auffinden zugehöriger Vertragsdokumente und Kommunikation
- Unübersichtliche und dezentrale Ablagestrukturen (Fachabteilungen, Mitarbeiter*innen)
- Kein abteilungsübergreifender Zugriff
- Viele Verträge sind in Papierform abgelegt
- Sensible Dokumente sind nicht vor unbefugtem Zugriff geschützt
Digitales Vertragsmanagement
Unsere Lösung
Vor der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlosen Erstberatung.
- Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre Vertragsmanagementprozesse.
- Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter*innen in der Vertragsverwaltung.
- Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
Digitales Vertragsmanagement
Ihr Nutzen
- Kostenersparnis durch effizientes Fristenmanagement und Wiedervorlage
- Digitale Verträge einfach über Vorlagen erstellen, im Team bearbeiten und digital freigeben
- Zeitersparnis durch übersichtliche Darstellung und Verwaltung aller Vertragsdokumente
- Schnellere Durchlaufzeiten mit optionaler digitaler Vorgangsbearbeitung
- Abteilungsübergreifender Zugriff und temporäre Einbindung Dritter (Vertragsgestaltung, Freigabe)
inPoint DMS | Vertragsmanagement
Weitere Merkmale
Personen- und abteilungsübergreifend arbeiten
Am Zustandekommen eines Vertrages sind viele Personen beteiligt. Externe Rechtsberater, Behörden und interne Fachabteilungen.
Jeder Vertrag wird von unzähligen E-Mails begleitet und widersprüchliche Vertragsmutationen mit unklaren Zugriffsrechten führen zu kaum nachvollziehbaren Erstellungsprozessen. Mit der Softwarelösung erhalten Sie mehr Effizienz und Transparenz bei Verwaltungs- und Erstellungsprozessen Ihrer Verträge.
Fristenverwaltung & Revisionssicherheit
Durch versäumte Fristen können im Vertragswesen hohe Kosten entstehen. Verwalten Sie zu jedem Vertrag beliebig viele Aufgaben für unterschiedliche Mitarbeiter*innen und Arbeitsgruppen.
Das Softwaremodul zum digitalen Vertragsmanagement versendet Erinnerungen zu Terminen und kann so hohe Folgekosten wegen Fristversäumnissen verhindern. Alle Dokumente sind revisionssicher abgelegt und ein ausgeprägtes Berechtigungsschema schützt sensible Daten und Dokumente vor Missbrauch und Verlust. Das integrierte Berichtswesen ist geeignet, um ein wirksames Vertragscontrolling zu gestalten.
Vertragsdokumente zusammenführen
Vermeiden Sie Medienbrüche und führen Sie zusammen was zusammengehört. Vertragsbezogene Dokumente und Dateien werden zentral und strukturiert an einem Ort abgelegt, versehen mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows.
Digitales Vertragsmanagement bietet eine normierte Ablagestruktur oder eigene Ablagemodelle mit effizientem Fristenmanagement und Aufgabenverwaltung. Vertragsrelevante Dokumente und Informationen aller Art werden einfach mit Drag & Drop nach inPoint DMS gezogen und zentral abgelegt.
Anbindung an Drittsysteme und Vorlagenbibliothek
Stammdaten können im Regelfall aus Drittsystemen übernommen und automatisch synchronisiert werden. Die Datenpflege reduziert sich dadurch erheblich.
Die integrierte Vorlagenbibliothek verbessert die Qualität bei der Erstellung neuer Verträge.
Berechtigungen & Versionierungen
Je nach Berechtigung können Anwender*innen digitale Vertragsdokumente öffnen und ändern.
Änderungen werden automatisch und revisionssicher als neue Dokumentenversion in der digitalen Vertragsakte angelegt, wodurch ein Höchstmaß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist.
Sicherheit und DSGVO
Um unbefugten Zugriff zu vermeiden, können Zugriffsrechte bis auf Mitarbeiter- und Dokumentenebene eingestellt werden. Autorisierung und Rollen sind direkt in der Softwarelösung konfigurierbar.
Zudem unterliegen alle Verträge in der digitalen Vertragsmanagement Software einer Versionskontrolle und der exakte Versionsverlauf kann somit jederzeit eingesehen werden. Dokumente werden auf Wunsch verschlüsselt gespeichert. Entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sind digitale Akte bei Bedarf physisch vor Löschung geschützt.
Arbeiten im Team
Verträge im Team bearbeiten, prüfen und freigeben. Bevor ein neuer Vertrag oder ein Dokument veröffentlicht wird, kann dieses über einen vorgezeichneten mehrstufigen digitalen Erstellungs- und Freigabeprozess bearbeitet werden.
Laden Sie im Einzelfall Experten AdHoc ein und geben Sie das Dokument temporär für Außenstehende zur Beurteilung frei. Alle Kommentare werden protokolliert und gemeinsam mit dem Dokument im Vertragsarchiv abgelegt.
