Die Herausforderung:
Von Bewerbungen über Einstellungen, Ausbildungen, Zertifizierungen, Krankenstände, Urlaubsanträge, Personaldaten u.v.m., bis zu Austritten müssen Dokumente, Bilder und Dateien für jeden Mitarbeiter abgelegt, verwaltet und aktualisiert werden. Es gilt Updates und Fristen einzuhalten, sowie den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.
Die Lösung:
Die inPoint Personalakte erfüllt alle Anforderungen, gegebenenfalls mit Anbindung an Ihr bestehendes HR System.
Der Nutzen:
Vollständiger Überblick über alle Informationen, Daten und Dokumente zu einem Mitarbeiter, an einer Stelle abgelegt und verwaltet. Durch Wiedervorlagen versäumen Sie z.B. keine Fristen oder notwendigen Ausbildungs - und Zertifizierungsschritte. Über Onlineformulare können Mitarbeiter Dienstfreistellungen und Änderungen personenbezogener Daten der Personalabteilung melden.
Über den inPoint Webclient kann von überall auf die Informationen zugegriffen werden.
VORTEILE AUF EINEN BLICK
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Die Softwarelösung inPoint HR bildet eine Klammer über alle Informationen und führt Daten, Verträge, Bilddokumente, E-Mails usw. aus unterschiedlichen Systemen auf einer Web basierenden übersichtlichen Plattform zusammen. Medienbrüche zwischen unterschiedlichen IT Systemen und papiergebundenen Ablagen werden vermieden.
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Hypersensible Dokumente werden verschlüsselt abgelegt und sind entsprechend DSGVO Vorgaben geschützt.
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MitarbeiterInnen werden rechtzeitig über erforderliche Schulungsmaßnahmen und andere Termine proaktiv informiert.
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Die Personalakte kann ganz oder teilweise für betroffene Mitarbeiter zur Einsichtnahme freigegeben werden. Die Anfragebearbeitung in der Personalabteilung wird spürbar reduziert.
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Die optionale Erweiterung mit digitaler Vorgangsbearbeitung verbessert die Durchlaufgeschwindigkeit und Transparenz verschiedener Prozesse wie Urlaubsantrag und Bewerbermanagement.
Viele HR-Managementlösungen bieten Module für Dokumentenarchivierung an.
Diese decken jedoch oft nur einfache Grundfunktionen eines modernen Dokumentenmanagements ab. Wenn Führungskräfte und Personalentwickler auf Personaldokumente zugreifen möchten, benötigen diese eine teure HR-Software Lizenz und umfangreiche Anwenderschulungen. - Nur um vereinzelt auf Personendokumente zugreifen zu können. Mitarbeiter selbst, haben praktisch nie Zugang zu Ihrer persönlichen digitalen Personalakte.
Mit inPoint Personalverwaltung lösen wir diese Probleme. Wir verbinden Ihre HR-Software (z.B. SAP HCM) mit der digitalen inPoint Personalakte zur gemeinsame Nutzung von Mitarbeiter Stammdaten und Dokumenten innerhalb und außerhalb der HR-Lösung (SAP HCM).SAP Anwender können die digitale inPoint Personalakte zum aktuell angezeigten Mitarbeiter auf Knopfdruck öffnen. Selbstverständlich kann die digitale inPoint Personalakte auch ohne Anbindung an Drittsysteme genutzt werden.