Personalakte
Die Herausforderung:
Von Bewerbungen über Einstellungen, Ausbildungen, Zertifizierungen, Krankenstände, Urlaubsanträge, Personaldaten u.v.m., bis zu Austritten müssen Dokumente, Bilder und Dateien für jeden Mitarbeiter abgelegt, verwaltet und aktualisiert werden. Es gilt Updates und Fristen einzuhalten, sowie den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.
Die Lösung:
Die inPoint Personalakte erfüllt alle Anforderungen, gegebenenfalls mit Anbindung an Ihr bestehendes HR System.
Der Nutzen:
Vollständiger Überblick über alle Informationen, Daten und Dokumente zu einem Mitarbeiter, an einer Stelle abgelegt und verwaltet. Durch Wiedervorlagen versäumen Sie z.B. keine Fristen oder notwendigen Ausbildungs - und Zertifizierungsschritte. Über Onlineformulare können Mitarbeiter Dienstfreistellungen und Änderungen personenbezogener Daten der Personalabteilung melden.
Über den inPoint Webclient kann von überall auf die Informationen zugegriffen werden.
VORTEILE AUF EINEN BLICK
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Die Softwarelösung inPoint HR bildet eine Klammer über alle Informationen und führt Daten, Verträge, Bilddokumente, E-Mails usw. aus unterschiedlichen Systemen auf einer Web basierenden übersichtlichen Plattform zusammen. Medienbrüche zwischen unterschiedlichen IT Systemen und papiergebundenen Ablagen werden vermieden.
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Hypersensible Dokumente werden verschlüsselt abgelegt und sind entsprechend DSGVO Vorgaben geschützt.
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MitarbeiterInnen werden rechtzeitig über erforderliche Schulungsmaßnahmen und andere Termine proaktiv informiert.
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Die Personalakte kann ganz oder teilweise für betroffene Mitarbeiter zur Einsichtnahme freigegeben werden. Die Anfragebearbeitung in der Personalabteilung wird spürbar reduziert.
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Die optionale Erweiterung mit digitaler Vorgangsbearbeitung verbessert die Durchlaufgeschwindigkeit und Transparenz verschiedener Prozesse wie Urlaubsantrag und Bewerbermanagement.
Viele HR-Managementlösungen bieten Module für Dokumentenarchivierung an.
Diese decken jedoch oft nur einfache Grundfunktionen eines modernen Dokumentenmanagements ab. Wenn Führungskräfte und Personalentwickler auf Personaldokumente zugreifen möchten, benötigen diese eine teure HR-Software Lizenz und umfangreiche Anwenderschulungen. - Nur um vereinzelt auf Personendokumente zugreifen zu können. Mitarbeiter selbst, haben praktisch nie Zugang zu Ihrer persönlichen digitalen Personalakte.
Mit inPoint Personalverwaltung lösen wir diese Probleme. Wir verbinden Ihre HR-Software (z.B. SAP HCM) mit der digitalen inPoint Personalakte zur gemeinsame Nutzung von Mitarbeiter Stammdaten und Dokumenten innerhalb und außerhalb der HR-Lösung (SAP HCM).SAP Anwender können die digitale inPoint Personalakte zum aktuell angezeigten Mitarbeiter auf Knopfdruck öffnen. Selbstverständlich kann die digitale inPoint Personalakte auch ohne Anbindung an Drittsysteme genutzt werden.
Personalakte
Personalakte
Zusammenführen
Vermeiden Sie Medienbrüche und führen Sie zusammen, was zusammengehört. Personenbezogene Dokumente aller Art werden einfach mit Drag & Drop nach inPoint HR gezogen und zentral abgelegt. inPoint ist in der Lage auch Massenbelege wie monatliche Gehaltsabrechnung der Lohnverrechnung automatisch zu importieren. Stammdaten können im Regelfall aus vorhandenen HR-, oder anderen Drittsystemen übernommen und automatisch synchronisiert werden. Die Datenpflege reduziert sich dadurch erheblich. Die integrierte Vorlagenbibliothek verbessert die Qualität bei der Erstellung neuer Dokumente.
Je nach Berechtigung können Anwender inPoint HR Dokumente öffnen und ändern. Änderungen werden automatisch als neue Dokumentenversion in der digitalen Personalakte angelegt, wodurch ein Höchstmaß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist.
Die inPoint Personalakte steht in mehreren Client Varianten zur Verfügung, um Dokumente dort zu nutzen wo sie entstehen und bearbeitet werden. Als Desktop App, als Webclient und als PlugIn für MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer. Selbstverständlich mit zugrundeliegender Rechteverwaltung.
Sicherheit und DSGVO
Führungskräfte und Personalentwickler können berechtigungsgesteuert auf personalbezogene Informationen und Dokumente zugreifen. Die Authentifizierung basiert auf MS Active Directory / LDAP. Autorisierung und Rollen sind direkt in der inPoint Lösung konfigurierbar. Für Desktop-, Web- und Mobile-Anwendungen wird zudem die Technologie: Identity Server / OAuth (Open Authorization) zur sicheren API-Autorisierung, eingesetzt. Dokumente werden auf Wunsch verschlüsselt gespeichert (AES/256Bit/Salt). Entsprechend der gesetzliche Aufbewahrungsfrist sind digitale Personalakten physisch vor Löschung geschützt.
Mitarbeiterservice
Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig an fällige Schulungen. Die Wiedervorlagefunktion von inPoint HR unterstützt Sie auf höchst effiziente Weise. Wählen Sie Personalakten oder einzelne Dokumente und markieren Sie im Kalender den Zeitpunkt der gewünschten Erinnerung. Entscheiden Sie, ob Sie via E-Mail erinnert werden wollen und ob die Aufgabe im Outlook Kalender eingetragen werden soll. inPoint verschickt rechtzeitig E-Mailbenachrichtigungen über bevorstehende Termine an die zuständigen Mitarbeiter.
Arbeitnehmer haben grundsätzlich das Recht auf Einsicht ihrer Personalakte. Mit inPoint sind Sie in der Lage diesem Recht in lesender Form zu entsprechen. Temporär oder unbefristet.
Importieren Sie automatisch die Belege zu Gehaltsabrechnungen als PDF Datei nach inPoint und senden Sie diese sofort als RSS Feed den jeweiligen Mitarbeitern. So sparen Sie Zeit und Kosten.
Prozessoptimierung
Zusätzlich zur digitalen Personalakte besteht die Möglichkeit (optional) HR Prozesse zu digitalisieren. Über Onlineformulare können Mitarbeiter Dienstfreistellungen (z.B: Urlaub) und Änderungen personenbezogener Daten (z.B. Änderung Wohnadresse) der Personalabteilung melden. Entlang eines digitalen Pfades werden Anträge und Aufgaben von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz geleitet. Dadurch kann das gesamte Bewerbermanagement mittels digitalen Workflowprozesses beschleunigt werden. Die fristgerechte Erledigung wird über ToDo Liste und Eskalationsinspektor überwacht. Detail und Abschlussberichte aus dem Workflow werden ebenfalls in der inPoint Personalakte abgelegt.
