Projektverwaltung

Das Anlegen einer Projektakte ist denkbar einfach. Ein vorbereitetes Aktenformular ausfüllen und inPoint legt automatisch eine leere Projektakte mit allen erforderlichen Unterregistern an. Die Akten- und Projektdatenstruktur lässt sich an die eigene vertraute Organisation anpassen, sodass Mitarbeiter*innen sofort produktiv mit inPoint arbeiten können.

Neue Projektdokumente erstellen, ändern und verwalten. Neue Projektdokumente erstellen, ändern und verwalten - Erstellen Sie direkt in einer inPoint Projektakte ein Dokument und verwenden Sie die integrierte Vorlagenbibliothek. Wordvorlagen können so konfiguriert werden, dass diese mit Daten aus der Projektakte befüllt werden. Dies bedeutet mehr Sicherheit und Zeitersparnis im Tagesgeschäft.

Selbstverständlich können auch alle anderen Dokumentenarten via Drag & Drop in die geöffnete inPoint Projektakte gezogen oder mittels Zuordnungsassistent richtig abgelegt werden. Zugriffsrechte lassen sich bis auf Dokumentenebene regeln, da diese auf dem Microsoft ActiveDirectory System aufsetzen.

Benennen Sie interne und externe Mitarbeiter über E-Mail Adressen und inPoint wird die E-Mail Korrespondenz automatisch der richtigen Projektakte zuordnen. Inklusive konfigurierbarer E-Mail Autoresponse.

Die Betankung mit Dokumenten und Daten aus Drittsystemen kann über bidirektionale Schnittstellen realisiert werden, um z.B. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen usw. aus einem Warenwirtschaftssystem automatisch in die jeweilige Projektakte zu importieren.

Als wertvolle Zusatzfunktion können mit Smartphone erstellte Fotos direkt via Internet in die jeweilige inPoint Objekt/Projekt e.Akte hochgeladen und geographisch verortet werden. Sofern in den Fotos Geodaten enthalten sind (Geotagging und GPS-Funktion in Smartphones) lassen sich diese in der inPoint Map (eingebettetes Google Service) via Marker und Bild darstellen. Zusätzlich können weitere Fotos, über alle e.Akten hinweg und innerhalb eines frei definierbaren Umkreises, gefunden und angezeigt werden.

Eine typische Anwendung für die inPoint GIS Funktion sind Infrastruktur Projektakten. Speziell für diese Aufgabe stehen Schnittstellen zu GIS Systemen wie NetInfo/ArcGIS zur Verfügung. Die inPoint e.Akte wird in ArcGIS als eigenständiger Layer angesprochen. Die Einbindung von Google Maps steht derzeit nur im inPoint Webclient zur Verfügung.

Projektakten finden, markieren und anzeigen - Navigieren Sie durch die hierarchisch aufgebaute Aktenstruktur und nutzen Sie Suchformulare um eine spezielle Projektakte zu finden. In bestimmten Projektphasen benötigen Sie manche Projektunterlagen täglich. Markieren Sie diese Projektakten als Favoriten für einen blitzschnellen Zugriff ohne vorherige Suche.

Häufig werden Pläne mehrfach entwickelt, weil die Entwicklungsabteilung diese in den Firmenarchiven nicht mehr findet. Die intelligente inPoint Volltextsuche führt Sie punktgenau zu Ihren wertvollen Assets und spart bares Geld.

Meist genügt ein kurzer Blick in ein Projektdokument. Mit dem integrierten inPoint DocPreview Monitor können Anwender Dokumente auch dann ansehen, wenn die erforderliche Software (z.B. MS Office) nicht am Rechner installiert ist. Optional vergleicht inPoint zwei Dokumentenversionen und markiert geänderte Stellen im highlighting Verfahren.

Änderungen führen automatisch zur Bildung einer neuen, chronologisch abrufbaren, Dokumentenversion. Im Sinne der Beweiserbringung bzw. Schuldbefreiung, oder auch einfach nur der besseren Übersicht wegen, kann die Beziehung einzelner Dokumente zueinander in Listenform und graphisch dargestellt werden, - auch projektübergreifend. Mit dieser Funktion lassen sich Zusammenhänge von Sachverhalten schlüssig darstellen. Die Verknüpfung geschieht bei E-Mails automatisch oder manuell durch Anwender.

Die inPoint Offline Funktion versetzt autorisierte Mitarbeiter in die Lage, am Firmenserver abgelegte inPoint Projektakten auf ein Notebook zu kopieren. Mitarbeiter im Außeneinsatz haben auf diesem Weg wichtige Projektunterlagen zur Hand, falls keine Internetverbindung verfügbar ist. Unterwegs geänderte Dokumente werden später, unter Beachtung eventueller Versionskonflikte, am zentralen inPoint Server synchronisiert.

Manchmal müssen Projektakten oder Dokumente anderen Fachabteilungen zur Verfügung gestellt werden. Die inPoint Sharefunktion bietet die Möglichkeit anderen Anwendern und Fachabteilungen temporär oder unbefristet Zugang zu Projektdokumenten zu erteilen. Die Zugriffsrechte können zudem nur lesend oder schreibend vergeben werden.

Neue oder geänderte Dokumente können via RSS News Feed nach MS Outlook ausgeliefert werden. Mit der ABO Funktion ist sichergestellt, dass betroffene Mitarbeiter*Innen rechtzeitig und vollständig über Änderungen informiert sind. Besonders im Projektmanagement ist dies von hoher Relevanz.

Viele Prozesse in den Projektabteilungen sind noch manuell und von Papier bzw. Medienbrüchen geprägt. Lange Liegezeiten, Transportwege und Informationsverlust führen zu kostspieligen Fehlentscheidungen im Projektmanagement. Eine möglichst umfassende digitale Prozessinfrastruktur entlang der Wertschöpfungsketten ist Voraussetzung für organisatorische Flexibilität und Reduzierung der Prozesskosten. Für Ihre digitalen Transformationsstrategien stellen wir innovative Workflowkomponenten zur Verfügung, um regelbasierende Prozesse und Teilprozesse digital abzubilden. Zusätzlich steht ein Adhoc Workflow für einfache, unstrukturierte Vorgänge zur Verfügung. Natürlich werden alle Workflowabläufe protokolliert, dokumentiert und in der jeweiligen Projektakte abgelegt.

Verschaffen Sie sich mit dem inPoint Reportmanager Überblick über Ihre Projekte. Erfahren Sie auf Knopfdruck, welche Projekte nicht mehr im Zeit- und Kostenplan liegen. Durch den offenen SQL Standard sind Sie zudem in der Lage mit eigenen Reportingtools Auswertungen zu erstellen.

Projektmanagement mit inPoint soll allen Spaß machen! Deshalb haben wir auch die Systemverwaltung von inPoint so einfach wie möglich gestaltet. Die Fachabteilung benötigt ein zusätzliches Feld in der digitalen Projektakte? Kein Problem. Das Ändern und Erweitern von Akten ist so einfach, dass dies sogar von ambitionierten Anwendern mit wenigen Mausklicks erledigt werden kann. Weil inPoint zur Gänze auf das Berechtigungssystem von Microsoft (Active Directory) aufbaut, können erforderliche Zugriffsberechtigungen mit wenigen Mausklicks konfiguriert werden.