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Dokumentenmanagement

Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten

Dokumentenmanagement (DMS) ist die Anbindung an bestehende Applikationen und die strukturierte, revisionssichere Ablage aller Dateien und Dokumente die in Unternehmen erstellt werden bzw. von extern in den Betrieb gelangen, an einem zentralen Ort, versehen mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows, bei vollständiger Integration in Microsoft Office und Office 365.

Werden Ihre Dokumente optimal verwaltet?

Quickcheck

DMS Features im Überblick

Die Aufgabe von inPoint DMS ist es, den Dokumenten Lebenszyklus von der Erstellung, über die Änderung bis zur Freigabe zu steuern. Doch ehe die endgültige Version eines Dokumentes vorliegt und revisionssicher abgelegt werden kann, sind oft zahlreiche Bearbeitungs- und Freigabeschritte – oft unter Einbeziehung mehrerer Mitarbeiter*innen – erforderlich.

inPoint DMS stellt alle erforderlichen Dokumenten Management Funktionen für Ihre Geschäftsprozesse bereit: Von der Vorlagenbibliothek über prozessbezogene Bearbeitungsfunktionen, bis hin zur Erzeugung nicht veränderbarer Formate (PDF, TIFF etc.) für die revisionssichere Ablage. In Verbindung mit einem inPoint Aktenmodell haben Sie einen großen Schritt in Richtung Enterprise Content Management getan.

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REPOSITORY / ARCHIV

Kern jedes Dokumenten Management Systems ist das Repository (Archiv) zur Ablage der Dokumente. Bereits hier unterscheidet sich inPoint von herkömmlichen DMS Produkten, denn inPoint wird standardmäßig mit zwei getrennten Repositories ausgeliefert.

Das globale Firmenarchiv wird, inklusive aller Anwenderrechte, vom Systemverantwortlichen betreut und verwaltet. Anwender können die Ablage nutzen, aber strukturell nicht verändern. Das persönliche Archiv erlaubt dem Anwender hingegen eine eigene flexible Ablagestruktur aufzubauen. Die Dokumente werden zentral archiviert und sind so vor Verlust geschützt.

Alle Dokumente können im Hintergrund mittels Compliance Service in ein revisionssicheres Format (TIFF, PDF/A) konvertiert und mit einem Löschschutz (Retention) versehen werden.

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VEREINFACHEN SIE IHRE GESCHÄFTSPROZESSE DURCH DOKUMENTENMANAGEMENT

Durch die Implementierung von inPoint.DMS bearbeiten und finden Sie alle Dokumente und Dateien an einem Speicherplatz, egal aus welchen Anwendungen diese kommen. Angepasst an Ihre Geschäftsprozesse bietet inPoint.DMS alle erforderlichen Funktionen, um den Lebenszyklus Ihrer Dokumente effizient zu gestalten und zu begleiten: von der individualisierten Dokumentenvorlage über prozessbezogene Bearbeitungsfunktionen und intelligente Volltextsuche für punktgenaue Treffer bis hin zur revisionssicheren Ablage. 

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DOKUMENTE FINDEN, ANZEIGEN, ÄNDERN, FREIGEBEN

Finden Sie Dokumente schnell und zuverlässig über Formular- und Volltextsuche. Der inPoint QuickView Monitor zeigt das gewünschte Dokument auch ohne Ursprungsprogramm an. Ein Doppelklick lädt das Dokument in die erforderliche Bearbeitungssoftware (z.B. MS-Word).

Jede Änderung wird als neue Dokumentenversion in inPoint abgelegt. Die CheckIn/Out Logik verhindert dabei, dass mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten können. Kennzeichnen Sie häufig benötigte Dokumente als Favoriten und öffnen Sie diese direkt in Ihrem persönlichen inPoint Bereich – ohne vorherigen Suchauftrag.

Der inPoint Anwender entscheidet je nach Anwendungsfall selbst, ob es sich bei der Bearbeitung eines Dokumentes um eine Arbeits- oder Hauptversion handelt und ob das Dokument einem workflowgesteuerten Freigabeprozess durchlaufen muss.

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WIEDERVORLAGE UND MIT INFORMIEREN

Wählen Sie Akten oder einzelne Dokumente und markieren Sie im Kalender den Zeitpunkt der gewünschten Wiedervorlage. Entscheiden Sie, ob Sie via E-Mail erinnert werden wollen und ob die Aufgabe im Outlook Kalender eingetragen werden soll. inPoint erinnert Sie rechtzeitig via E-Mail über bevorstehende Ereignisse. Wenn sie zu bestimmten Dokumenten am laufenden bleiben wollen, markieren Sie betreffende Dokumente mit der ABO Funktion. Im Falle einer Dokumentenänderung durch Dritte werden Sie via RSS Feed benachrichtigt.

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DOKUMENTE TEILEN

Legen Sie bestimmte Dokumente in der inPoint Begegnungszone ab und bieten Sie Personen oder Personengruppen die Möglichkeit Dokumente zu sehen und/oder zu ändern, die regulär keinen Zugriff auf Ihren Fachbereich haben. Der Zugriff kann temporär oder unbefristet erteilt werden.

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MS OFFICE ANBINDUNG

Die inPoint Dokumentenverwaltung ist tief in die Microsoft Office Welt integriert. Deshalb kann inPoint neben der klassischen DeskApp parallel auch als MS-Outlook AddIn genutzt werden. Zusätzlich präsentiert sich inPoint DMS auch in MS-Office und im MS-Explorer wie ein Speicherlaufwerk mit der kompletten inPoint Ordnerstruktur.

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OFFLINE SERVICE

Laden Sie digitale Akten und Dokumente via Offline Funktion auf Ihren Rechner damit Sie unterwegs mit diesen Dokumenten arbeiten können. Sobald Ihr Rechner wieder ans inPoint Netz geht, erfolgt automatisch eine Synchronisation geänderter Dokumente. Dabei prüft inPoint eventuelle Versionskonflikte.

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NEUE DOKUMENTE ERSTELLEN

Erzeugen Sie direkt aus inPoint DMS ein neues Dokument und nutzen Sie dabei die integrierte Vorlagenbibliothek. In Verbindung mit inPoint Akten, können MS-Word Vorlagen bereits beim Aufruf mit relevanten Daten befüllt werden. Selbstverständlich können auch außerhalb von inPoint erstellte Dokumente via Drag & Drop in inPoint abgelegt werden.

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ZIELSICHERES NAVIGIEREN DURCH DEN DOKUMENTENDSCHUNGEL

Finden Sie Ihre Dokumente auf einen Klick – die richtige Version, die aktuellen Veränderungen, den Status im Freigabeprozess. Die inPoint.DMS Akte ermöglicht sowohl ein klares und übersichtliches temporäres Zusammenarbeiten an Dokumenten als auch die einfache Integration von Dokumenten mittels Vorlagen, die effiziente Regelung von Zugriffsrechten sowie die automatische Zuordnung von E-Mail Korrespondenz und die Einbindung von Dokumenten aus Drittsystemen mittels bidirektionaler Schnittstellen. 

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DIGITALE TRANSFORMATION – FÜR MEHR EFFIZIENZ IM TAGESGESCHÄFT

Ob im Rechnungswesen, für Personal- und Kundenakten oder im Vertragsgeschäft, mit inPoint.DMS steht Ihrer Organisation eine durchgängige papierlose Prozessinfrastruktur zur Verfügung. Optimieren und reduzieren Sie den administrativen Aufwand für Ablage, Recherche und Transport von Belegen und Dokumenten aller Art. Die rechtskonforme Langzeit-Belegarchivierung auf revisionssicheren Speichermedien verbessert die Erfüllung von Vorschriften. Mit den innovativen Workflowkomponenten steigern Sie Ihre organisatorische Flexibilität und reduzieren die laufenden Kosten.

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ERFÜLLEN SIE DIE EU DSGVO – GANZ EINFACH

Die umfassenden EU-Vorgaben zum Schutz von personenbezogenen Daten bereiten Ihnen Kopfzerbrechen? Die inPoint.DMS Datenschutz System Akte ist die optimale Softwarelösung, um DSGVO-rechtskonform alle Systemdokumente und Verträge zu verwalten. Der DSGVO Tresor ist zusätzlich ein idealer Aufbewahrungsort für alle sensiblen Daten, die archiviert, aber im Tagesgeschäft nicht mehr einsehbar sein dürfen.  Das integrierte eProzess System erleichtert die Administration und detailgenaue, lückenlose Dokumentation von Betroffenenanfragen und Data Breach Vorfällen.

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PROJEKTE SICHER UND FRISTGERECHT VERWALTEN

Sie suchen einen zuverlässigen Assistenten für Ihr Projektmanagement? Dann setzen Sie auf die digitale InPoint.DMS Projektakte und den inPoint.DMS Projektmanager. Ihr Nutzen: zentrale Verwaltung und Steuerung von Zeit- und Kostenvorgaben, transparente und übersichtliche Zusammenführung aller Projektinformationen, flexible Organisation der Teamzusammenarbeit, Änderungsinformationen in Echtzeit und eigene Reportingstools für aufschlussreiche Auswertungen auf Knopfdruck. ESCAT verleiht Ihrem Geschäftsalltag eine neue Qualität. 

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PERSONALVERWALTUNG, AUFTRÄGE UND VERTRÄGE FEST IM GRIFF

InPoint.DMS ist die ideale Softwarelösung um unterschiedlichste Bereiche in Ihrem Unternehmen sicher und einfach zu verwalten. Sei es die inPoint.DMS HR für das Managen Ihrer Personalunterlagen in der gewohnten MS Office Umgebung oder die digitale inPoint.DMS Kundenakte, mit der sich detailliertes Wissen über die Geschäftsbeziehungen effizient administrieren lässt. Denn zufriedene Kunden sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die stabile Entwicklung Ihres Unternehmens. 

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VERTRÄGE EINFACH UND FRISTGERECHT VERWALTEN

Digitale Prozesse unterstützen Ihr Vertragsmanagement von der Erstellung und Freigabe bis hin zur laufenden Wartung von komplexen Vertragswerken. Mit inPoint.DMS Vertragsverwaltung bietet ESCAT volle Souveränität über Strukturen, Verantwortlichkeiten und Fristen. Schaffen Sie Entlastungsbeweise durch Verkettung einzelner Dokumente zu einem schlüssigen Gesamtbild. 

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DIE EINFACHSTE ART DER DOKUMENTENLENKUNG

Mit inPoint.DMS QMH bietet ESCAT Ihrer Organisation eine Softwarelösung zur normgerechten Dokumentenlenkung für Ihr Qualitätsmanagement System. Ein lebendiges und transparentes System, mit dem Sie Zeit und Kosten für die Dokumentenpflege im Qualitätsmanagement Handbuch sparen. Die hohe Anwenderfreundlichkeit unterstützt die QM Beauftragten bei der Umsetzung von qualitätssichernden Maßnahmen in Ihrem Unternehmen.