10 Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Warum profitiert mein Unternehmen von einem Dokumentenmanagementsystem? Wir haben die zehn wichtigsten Vorteile in unserem Blogartikel zusammengefasst! In Diskussionen rund um Dokumentenmanagementsysteme (DMS) stoßen wir regelmäßig auf unterschiedliche Auffassungen und Wissensstände, welche Aufgaben einem DMS überhaupt zukommen und welche Vorteile bei der täglichen Arbeit entstehen, wenn ein Unternehmen seine Dokumente strukturiert ablegt. Nachfolgende Aufzählungen beleuchten eine Auswahl an – aus unserer Sicht – entscheidenden Vorteilen, von denen Sie durch die Einführung von inPoint DMS profitieren.

Vorteil 1: Alle Dokumente am Ort meiner Wahl 
 

Richtiges Dokumentenmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass ALLE Dokumente […] an einem zentralen Ort abgelegt werden […].

Fast alle CRM- und ERP-Lösungen suggerieren, dass sie eine Dokumentenmanagementlösung integriert haben. Im Vergleich mit einem richtigen Dokumentenmanagementsystem verwalten diese Systeme jedoch nur die Dokumente, die auch innerhalb dieser Applikationen benötigt werden. Richtiges Dokumentenmanagement hingegen zeichnet sich dadurch aus, dass ALLE Dokumente eines Unternehmens an einem zentralen Ort abgelegt werden und mit einer ausgefeilten Berechtigungsstruktur den richtigen Benutzer*innen und Applikationen zugänglich gemacht werden. Auf dieser Eigenschaft basieren nahezu alle weiteren Vorteile eines DMS, wie z.B. Vermeidung von Insellösungen, Verhinderung von Versionsabweichungen, Zugriffskontrolle, Backup, Revisionssicherheit, …

Vorteil 2: Keine (Dokumenten-) Insellösungen 

Wie in Vorteil 1 erwähnt, garantiert ein Dokumentenmanagementsystem, dass alle Applikationen (CRM-, ERP-Software, aber auch Speziallösungen wie Qualitätsmanagementsoftware usw.) im Unternehmen auf das gleiche Dokumentenarchiv zugreifen und auf einem zentralen Datenspeicher Dokumente ablegen (wahlweise onPremise oder in der Cloud). Dadurch verhindern Sie (Dokumenten-) Insellösungen, unkontrollierte Speicherorte und Versionsabweichungen der Dokumente zwischen den Benutzer*innen bzw. Anwendungen. Dennoch können die Fachbereiche mit Ihren Wunschapplikationen arbeiten.

Vorteil 3: Berechtigungen 

Mit einem inPoint DMS steuern Sie den Zugriff auf die Dokumente. Die mühelose Abbildung komplexester Berechtigungsstrukturen sind eine elementare Funktion eines Dokumentenmanagementsystems. Berechtigungen auf Ordnerebene sind ebenso möglich wie auf Dokumentenebene. Gruppenfreigaben (z.B. für Abteilungen, Projektmitglieder, ...) sind genauso einfach möglich wie Freischaltungen auf Einzelpersonenebene.

Vorteil 4: Zukunftssicher und skalierbar

Mit der Einführung eines DMS gestalten Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher. Unabhängig, ob Sie Anwendungen wie CRM, ERP & Co im Unternehmen einführen oder austauschen, die Dokumente bleiben stets an einem zentralen Ort und stehen neuen Applikationen nach deren Anbindung sofort zur Verfügung. 
Darüber hinaus kann ein Dokumentenmanagementsystem mit einer beliebigen Zahl an Dokumenten umgehen. Das System skaliert den Anforderungen entsprechend. Wird das DMS in der Cloud betrieben geschieht dies vollautomatisch. Bei On-Premise-Installationen müssen gegebenenfalls Festplatten und Serverleistung erweitert werden.

Vorteil 5: Prozessoptimierung

Strukturierte Prozesse beschleunigen den Arbeitsalltag und verringern die Fehlerrate. Das Dokumentenmanagementsystem inPoint DMS unterstützt Sie bei der digitalen Umsetzung Ihrer Geschäftsprozesse und deren Optimierung. Dokumente werden entlang eines definierten Bearbeitungspfad von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz geleitet und die Mitarbeiter*innen entsprechend informiert und erinnert. Dies reduziert neben der Durchlaufzeit von Arbeitsabläufen auch die Kosten. Prozesse modellieren und simulieren Sie dabei in einem intuitiven, grafischen Editor.

Sie profitieren von:

• Weniger Reklamationen im Tagesgeschäft
• Reduktion von Durchlauf- und Liegezeiten
• Steigerung der Transparenz (Statusverfolgung, Dokumentation, …)
• Identifikation von “Bottlenecks” (wo hängen Prozesse am längsten) und deren Beseitigung
• Der Sicherheit, dass Ihre Prozesse eingehalten werden

Vorteil 6: Volle Integrierbarkeit

Dank inPoint Connect können viele Schnittstellen zu anderen Applikationen bereits standardmäßig angesprochen und verwendet werden (z.B. zu Systemen wie Salesforce, BMD Business Solution, RZL, SAP, ...). Sollte dies nicht möglich sein, erlaubt inPoint Connect die einfache Integration von neuen Schnittstellen. Durch diesen entscheidenden Vorteil erlauben Sie allen Anwendungen Zugriff auf die Dokumente im DMS und verhindern wiederum Dokumenteninseln (siehe Vorteil 2).

Vorteil 7: Hybrider Arbeitsplatz

Durch ein Dokumentenmanagementsystem stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter*innen …

• ... jederzeit auf die Dokumente zugreifen können.
• ... den Compliance-Richtlinien entsprechend auf die Dokumente zugreifen.
• ... von einem beliebigen Endgerät auf die Dokumente zugreifen.
• ... von jedem Ort auf die Dokumente zugreifen können (sofern eine Internetverbindung besteht).

Mit einem DMS unterstützen Sie dadurch den Trend zu hybriden Arbeitsplätzen und Home-Office genauso, wie beispielsweise Außendienstmitarbeiter*innen, die unterwegs jederzeit Zugriff auf die Dokumente im DMS haben. Mit dem Wissen, dass die Dokumente dennoch sicher und geschützt sind entstehen neue Formen der Zusammenarbeit und eine Steigerung der Produktivität.

Vorteil 8: Compliance & Revisionssicherheit

Der Umgang mit vertraulichen Inhalten und sensiblen Dokumenten erfordert dementsprechende Sicherheit und Kontrollmechanismen. Gesetzliche Compliance-Vorgaben werden im Dokumentenmanagementsystem definiert und auf dieser Basis ständig automatisch über alle Ihre Dokumente hinweg kontrolliert. Dies spart Ihrem Unternehmen wertvolle (Kontroll-)Zeit und dadurch bares Geld.

Die digitale Ablage von Dokumenten und deren Sicherung bietet im Regelfall keine ausreichende Revisionssicherheit aus gesetzlicher Perspektive. Mit einem Dokumentenmanagementsystem erhalten Sie jedoch genau diesen Benefit. Das inPoint DMS wurde von Wirtschaftsprüfer*innen als revisionssicher laut IDW PS 880 eingestuft und erlaubt somit die dauerhafte Ablage Ihrer Finanz- und Unternehmensdokumente.

Darüber hinaus ist es fast unmöglich dezentral gespeicherte Dokumente vollständig zu sichern. Durch die zentrale Dokumentenablage im DMS reduzieren Sie die Komplexität und den Aufwand von vollständigen Backups – und im schlimmsten Fall deren Wiederherstellung – auf ein Minimum.

Vorteil 9: Versionskotrolle

Durch ein DMS erhalten Sie eine volle Versionskontrolle bei Ihren Dokumenten. Jede Änderung an einem Dokument wird protokolliert und automatisch versioniert. Eine vollständige Historie listet Änderungen, Bearbeiter*innen und entsprechende Zeitstempel auf. Zu jederzeit können alte Versionen wieder hergestellt werden. Sie verhindern durch das Dokumentenmanagementsystem darüber hinaus, dass an unterschiedlichen Versionen eines Dokuments gearbeitet wird.

Vorteil 10: Hohe Benutzerakzeptanz dank Multiclient-Strategie 

InPoint DMS integriert sich in eine Vielzahl bekannter Applikationen, wie z.B. Microsoft Office, Microsoft Outlook oder den Windows Explorer. Durch diese nahtlose Integration ist der Umgang mit dem DMS mit einer sehr niedrigen Einstiegshürde verbunden und Benutzer*innen arbeiten mit Ihren gewohnten Softwareprodukten weiter. Dadurch stößt das Dokumentenmanagementsystem auf eine hohe Benutzerakzeptanz und kann rasch produktiv genutzt werden.

Sämtliche Vorteile werden durch das Dokumentenmanagementsystem inPoint DMS erfüllt. Die Firma ESCAT unterstützt Sie bei der Beratung, Konzeption und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen. Dabei kann ein DMS auf der grünen Wiese eingeführt werden oder in bestehende Systemlandschaften integriert werden und bestehende Dokumente übernommen werden. Gestalten Sie jetzt Ihr Unternehmen zukunftssicher mit einem Dokumentenmanagementsystem als festem Fundament!

Wir freuen uns auf weiterführende Gespräche und Fragen, wenn wir Ihr Interesse geweckt haben.

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