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Dokumentenmanagement | 17.06.2020

Arbeiten mit Microsoft-Teams und trotzdem bleiben Ihre Daten OnPremise

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Microsoft Teams ist in aller Munde. Home-Office, forciert durch eine globale Pandemie, im Vormarsch. Der Horror für alle Personen die sich mit Informationssicherheit beschäftigen. Unseren Lösungsansatz mittels inPoint DMS erklären wir in diesem Blogartikel.

In der ersten Woche nach dem Corona-Lockdown meldete Microsoft einen Zuwachs von 32 auf 44 Millionen aktive Nutzer. Covid19 bescherte der Collaboration Software aus Redmont mit dem Plus an Nutzern auch einen rapiden Anstieg an Gesprächsminuten.

Dabei macht Microsoft es den Unternehmen leicht, ist Teams doch bereits in allen Office- und Microsoft 365 Plänen enthalten. Darüber hinaus wurde Teams zur Bewältigung der Corona-Herausforderungen für alle Firmen kostenlos zur Verfügung gestellt, was die Verbreitung noch beschleunigte.

 

Tägliche Nutzungszeit von Microsoft Teams in Minuten

 

Adieu Datenstruktur und Informationssicherheit!

Die allerorts verordnete Home-Office-Tätigkeit in Folge des Corona-Lockdown macht die Nutzung von Collaboration Tools unumgänglich, was viele Firmen zum raschen Rollout einer Videotelefonie- Software wie MS-Teams zwang. Dabei meist außer Acht gelassen wurde, dass MS-Teams viel mehr ist als bloß ein Videotelefonie-Tool.

MS-Teams ermöglicht eine durchgängige Zusammenarbeit für Teams (im Sinne von Gruppen), da hiermit auch Dateien geteilt und gespeichert werden können. Dabei hilft die bekannte Technologie „Sharepoint Online“, die im Hintergrund Berechtigungen, Freigaben und vieles mehr verwaltet.

So passiert es, dass Daten in MS-Teams, also am Sharepoint-Online, gespeichert werden und somit die typischen Ordner-, Berechtigungs- und Klassifizierungsstrukturen eines Unternehmens verlassen. Das führt unweigerlich zu einem Daten-Durcheinander, ganz zum Missfallen der zuständigen Daten- und Informationsschützer. Darüber hinaus sind diese Daten in der Cloud gespeichert, was für viele Organisationen ein Problem darstellt.

 

Microsoft Teams ist gekommen um zu bleiben! Die Lösung: inPoint DMS

Microsoft Teams und Microsoft 365 erlauben es, Apps einzubinden. Diese Möglichkeit nutzen wir, um dem Daten-Chaos Einhalt zu gebieten. Mit unserer Lösung „inPoint DMS“ schaffen wir die Rahmenbedingungen, damit innerhalb von Microsoft Teams auf festgelegte OnPremise Dateistrukturen zugegriffen werden kann.  Das macht ein Speichern in der Cloud überflüssig. Definierte Dateistrukturen bleiben unangetastet.

Darüber hinaus integriert sich unsere Software in die gesamte Microsoft 365 Palette. Somit können Sie auch innerhalb Exchange Online und Office Online auf Ihre OnPremise Daten zugreifen, ohne die Dateistruktur zu unterwandern.

Um die Durchgängigkeit zu gewährleisten, ist die inPoint DMS Benutzeroberfläche auch in Office (das auf dem PC installiert wird), sowie in die führenden ERP- und CRM-Systeme wie SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics, BMD, Igel etc. integriert. Das bedeutet, alle Nutzer*innen finden immer die gleiche Datenstruktur und Benutzeroberfläche vor. Somit erreichen Sie eine höhere Mitarbeiterakzeptanz, weniger Frustration, schnelleres Auffinden von Dateien und eine Applikationsübergreifende Collaboration.

 

InPoint-Integration-in-Microsoft-Teams_1

 

Die Keyfeatures im Überblick:

 

  • Arbeiten mit der inPoint DMS Applikation in Microsoft 365 und Microsoft Teams
  • OnPremise Datenstruktur kann unabhängig von der Applikation verwendet werden, sowohl Online (Exchange Online, Office Online, MS-Teams) als auch in weiteren führenden Online/OnPremise Applikationen (SAP, Salesforce, MS Dynamics, BMD, Igel etc.)
  • Volltext Dokumentensuche in allen inPoint DMS Apps 
  • Bidirektionale Synchronisierung von Onedrive4Business und inPoint DMS
  • Beschlagwortung
  • Automatische Versionierung
  • Berechtigungsstruktur (Rechtemanagement)
  • Dokumentenklassifizierung
  • Alle inPoint DMS Solutions (Vertragsverwaltung, Personalverwaltung, Projektverwaltung etc.) können individuell eingebunden werden
  • Office Vorlagen sind abrufbar über inPoint DMS
  • Dokumentenarchivierung

 

Für weiterführende Informationen, Beratungen und Terminvereinbarungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

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