Digitales Vertragsmanagement: Zentral. Effizient. Revisionssicher.

Verträge sind ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsalltags. Die Masse an Verträgen stellen Unternehmen vor die Herausforderung den Überblick zu bewahren und Fristen, sowie getroffene Vereinbarungen einzuhalten. 

Die Digitalisierung Ihrer Vertragsverwaltung sorgt für Effizienz und Transparenz. Mit einem digitalem Vertragsmanagement kann Ihre gesamte Vertragsabwicklung überwacht, verarbeitet und kontrolliert werden. Eine Softwarelösung für ein digitales Vertragsmanagement unterstützt Unternehmen, die kompletten Vertragsprozesse von der Erstellung über die Verwaltung bis hin zur Erfüllung und Verfolgung von Vertragsverpflichtungen zentral zu organisieren und revisionssicher zu verwalten. 

Durch die zentrale und strukturierte Ablage können vertragsbezogene Inhalte und Dokumente schnell gefunden (Suchformular & Volltextsuchfunktion), abgerufen und bearbeitet werden. Die digitale Vertragsverwaltung ermöglicht zudem die Kollaboration bei der Erstellung und Überprüfung von Verträgen, indem mehreren Personen über temporäre Berechtigungsvergaben erlaubt wird, am Vertragsentwurf zu arbeiten. Um unbefugten Zugriff zu vermeiden, können zudem Zugriffsrechte bis auf Mitarbeiter- und Dokumentenebene eingestellt werden. Über definierte Genehmigungsworkflows, einer Einbindung von sicheren digitalen Unterzeichnungsprozessen und digitalen Signaturen lässt sich der gesamte Vertragsprozess zusätzlich beschleunigen. 

„Best Pratice“ Softwaremodul oder individuelle Lösung 

Das Softwaremodul „digitales Vertragsmanagement (inPoint)“ bietet ein digitales Abbild des gesamten Vertragserstellungs- und Vertragsverwaltungsprozesses. Das Modul beinhaltet vorgefertigte Ablagestrukturen, Workflows und Funktionen, die auf langjährige Markterfahrung für digitale Vertragsprozesse aufgebaut sind. Dies spart wertvolle Ressourcen und bietet Unternehmen die Möglichkeit eine vergleichsweise budgetschonende und etablierte Lösung zu erhalten, die rasch einsatzfähig ist. Bei Bedarf kann die Lösung auch an individuelle Anforderungen angepasst werden.

Die Software ermöglicht eine flexible Anbindung an bestehende Systeme (ERP, CRM, Branchensoftware) und Daten können aus vorhandenen Lösungen migriert werden. Die digitale Vertragsmanagementsoftware kann als „Stand alone“ Lösung“ eingesetzt oder schrittweise um weitere Module (u.a. digitale Rechnungsverarbeitung, digitale Personalakte) ergänzt und so zu einer unternehmensweiten Dokumentenmanagement Gesamtlösung ausgebaut werden. 

Weitere Kernfeatures einer digitalen Vertragsmanagement Lösung

• Risikominimierung & Fristenmanagement: Durch die digitale Vertragsverwaltung werden Risiken wie Vertragsbrüche und vernachlässigte Fristen reduziert. Speziell das Wiedervorlagemanagement ist eine der wichtigen Funktionen.
• Schriftverkehr: Rund um die Verträge existieren Dokumente und Korrespondenz. Diese können einfach einer Vertragsakte zugeordnet werden (z.B. direkt aus Microsoft Outlook).
• Revisions- und Rechtssicherheit: Die Software bietet eine revisionssichere Ablage aller Vertragsdokumente und Dateien. Hypersensible digitale Dokumente werden rechtssicher abgelegt und sind entsprechend DSGVO Vorgaben geschützt.
• Versionskontrolle: Unterschiedliche Versionen eines Vertrags sind jederzeit wieder herstellbar. Es ist ersichtlich, welche Mitarbeiter*innen – egal ob intern oder extern (z.B. Fachabteilung, Vertragspartner, Juristen, …) – welche Änderungen vorgenommen haben.
• Zugriffskontrolle: Über Berichtigungsvergaben erhalten interne und externe Personen Zugriff auf Verträge und Dokumente. Die Zugriffsrechte können temporär oder permanent bis auf Dokumentenebene eingestellt werden. Dies gewährleisten ein hohes Maß an Sicherheit und ermöglicht gleichzeitig eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
• Workflows und Aufgabenmanagement: Durch ein klar strukturiertes Aufgabenmanagement sehen Mitarbeiter*innen jederzeit offene Tasks. Darüber hinaus können Vorgesetzte oder Entscheider*innen Verträge freigeben oder Überarbeitungen beauftragen. All dies wird ausführlich protokolliert.
  
  

• Multiclientstrategie: Verträge oder hinterlegte Dokumente können ortsunabhängig von beliebigen Endgeräten abgerufen werden. Egal ob im Büro am PC oder unterwegs von mobilen Devices (Smartphone, Tablet).

• Integration in die Microsoft-Office-Welt: Das Modul „Digitales Vertragsmanagement“ fügt sich nahtlos in die Microsoft-Welt ein. So finden Sie Dokumente wie langjährig gewohnt über den Explorer von Microsoft Windows, laden und speichern Dokumente aus Word/Excel/… direkt im DMS.

• Nachhaltigkeit: Die Verwaltung und Erstellung von Vertragsdaten in einem Dokumentenmanagementsystem reduziert im Unternehmen Papier, Toner und Drucker und leistet so einen Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit. 

ESCAT Dokumentenmanagement GmbH analysiert Ihre bestehenden Vertragsprozesse und bietet digitale Lösungen etablierter Softwarepartner auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen, Unternehmensgröße und Budgetvorgaben. Die Softwareprodukte unserer Partner erfordern keine Neuentwicklung und können bei Bedarf in Ihre bestehende Systemlandschaft (ERP, SAP, CRM, Branchensoftware) integriert werden. Individuelle Anpassungsmöglichkeiten bieten die notwendige Flexibilität.

Optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement! 

Für weiterführende Informationen, Beratungen und Terminvereinbarungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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