Finden statt Suchen

Dokumentenmanagement 29.07.2022

Dokumente Finden statt Suchen - Dank DMS

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Die Herausforderung: Dokumentenflut im Unternehmens-Alltag


Die massive Zunahme eingehender Dokumente und Dateien im Arbeits-Alltag und die damit verbundene Ablage und Wiederauffindbarkeit stellen Unternehmen, insbesondere deren Mitarbeiter, vor eine große Herausforderung. Zudem verlangen immer mehr rechtliche Rahmenbedingungen das Erstellen, Bearbeiten und Ablegen von Dokumenten, die vor wenigen Jahren noch nicht benötigt wurden (u.a. DSGVO). Hier gilt es einerseits den Überblick zu bewahren und andererseits das benötigten Dokumente, Dateien, E-Mails, etc. bei Bedarf schnell zu finden. Wie ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) Sie hierbei unterstützt und welche Möglichkeiten des effizienten Findens es gibt, beleuchten wir in diesem Artikel.

Die Ablage von Dokumenten in deren physischer Form wird in manchen Unternehmen immer noch praktiziert. Die Nachteile wie beispielsweise Belastung der Umwelt, Verbrauch von Bürofläche und dem Verwaltungsaufwand haben wir bereits in früheren Blogbeiträgen aufgezeigt.

Darüber hinaus kommt noch der Aspekt der Auffindbarkeit hinzu. Selbst in gut organisierten Papierarchiven entsteht ein Zeitverlust aufgrund der räumlichen Distanz zum eigentlichen Arbeitsplatz, dem Orientieren im Archiv und letztendlich dem Finden des benötigten Ordners und Papiers.

Auch bei einer unstrukturierten bzw. nicht versionierten digitalen Dateien und Dokumentenablage kann es zu Problemen, wie großem Zeitverlust bei der Suche, bis hin zur Unauffindbarkeit von Dokumenten kommen.

 

Gedankenspiele hierzu:

  1. Das benötigte Dokument befindet sich am PC im Büro, wird aber im Home-Office benötigt.
  2. Das Dokument befindet sich in Bearbeitung im Zuge eines definierten Prozesses, es ist aber der aktuelle Fortschritt, wie auch die aktuell zuständige Person unbekannt.
  3. Die letztgültige Version befindet sich bei Kolleg*innen, die nicht verfügbar sind.
  4. Es wurden mehrere Dokumente gefunden und es ist unklar welche Version die aktuelle ist. 
  5. Es ist unklar, wo nach dem Dokument gesucht werden muss (im E-Mail-Postfach, auf einem Netzlaufwerk, in der Cloud, …).

 

Letztendlich ist jede Minute, die Mitarbeiter*innen mit der Suche nach Dokumenten beschäftigt sind, verlorene Zeit. Zeit die produktiv für andere Aufgaben genutzt werden kann.

 

Die Lösung: Effektiv Finden statt langem Suchen mittels DMS

 

Ein durchdachtes Dokumentenmanagementsystem hilft Ihnen die Effektivität beim Finden von Dokumenten zu steigern. Ein solches DMS ist „inPoint DMS“. Im Vergleich zu den oben beschriebenen Herausforderungen finden Ihre Mitarbeiter*innen gesuchte Dokumente rasch. Wesentliche Aspekte, warum das Finden mittels DMS einfach geht:

 

Klar strukturierte Daten

Bei der Implementierung und Pflege des Dokumentenmanagementsystems wird eine klare und logische Ablagestruktur auf das jeweilige Unternehmen/Abteilung abgestimmt vorgegeben, die von Benutzer*innen verwendet werden muss. Diese Vorgabe erlaubt das schnelle Navigieren durch die Dokumentenablage. 

 

Suchformulare und Autovervollständigung

Durch den Einsatz von Suchformularen werden wiederkehrende Suchen standardisiert. Da-bei können diese Suchformulare für entsprechenden Mitarbeitergruppen erstellt werden. Die folgenden zwei Abbildungen zeigen beispielsweise ein Suchformular für die Personalverwaltung. Als Suchparameter wurden hier unter anderem Personalnummer, Nachname und Abteilung definiert.
Bei jeder Suche (egal ob im globalen Suchfeld oder in einem Suchformular), wird der eingegeben Suchbegriff automatisch vervollständigt, bekannt aus der Suche in Google. Dadurch bekommen Anwender*innen bereits eine Idee, welche Dokumente vorhanden sind.
 

Abbildung 1: Eingabe der Personalnummer in ein vordefiniertes Suchformular
Abbildung 1: Eingabe der Personalnummer in ein vordefiniertes Suchformular

 

Abbildung 2: Autovervollständigung des Suchbegriffs
Abbildung 2: Autovervollständigung des Suchbegriffs (im Vergleich zur vorhergehenden Abbildung)

 

Vollindizierung der hinterlegten Daten

Eine ausgereifte Vollindizierung erlaubt das Durchsuchen der Textinhalte von abgelegten Dokumenten aller Art. 

 

Metadaten

Abgelegte Dokumente können, bzw. bei Bedarf auch verpflichtend, durch Metadaten angereichert werden, die eine Filterung der Suchergebnisse ermöglichen.

 

Geosuche

Eine Spezialsuche stellt die Geosuche in inPoint DMS dar. Durch die Eingabe von GPS-Koordinaten können „nahegelegene“ Suchtreffer aufgelistet werden. Wird beispielsweise eine Adresse vom DMS ausgelesen, ergeben sich dadurch auch GPS-Koordinaten. Bei der Suche nach Koordinaten, werden hinterlegte Koordinaten nach Entfernung gereiht und die zugehörigen Dokumente entsprechend in den Suchergebnissen angezeigt. Dadurch ergeben sich enorme Vorteile bei diversen Anwendungsszenarien wie beispielsweise Immobilienverwaltung, Objektverwaltung, der Verwaltung von Lieferadressen, Bildarchivierung und Zuordnung usw. 

 

 

Abbildung 3: Eingabe von GPS-Koordinaten
Abbildung 3: Eingabe von GPS-Koordinaten

 

Abbildung 4: Automatischer Vorschlag naheliegender Adressen
Abbildung 4: Automatischer Vorschlag naheliegender Adressen (aus Dokumenten)

 

Abbildung 5: Suchergebnisse rund um die eingegebenen Koordinaten
Abbildung 5: Suchergebnisse rund um die eingegebenen Koordinaten/nahegelegener Adresse

 

Der Nutzen: Weitere Vorteile eines DMS

Neben den beschriebenen Suchmöglichkeiten und der daraus resultierenden Effektivitätssteigerung im Unternehmen, profitieren Sie noch von weiteren Vorteilen durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Eine kurze Auswahl finden Sie nachfolgend. Alle Vorteile finden Sie auf unserer Website.

 

Versionierung

Durch die automatische Versionierung von Dokumenten ist die Letztversion immer verfügbar. Die Transparenz wird deutlich gesteigert, da jederzeit klar erkennbar ist, wer/was/wann geändert hat. Bei Bedarf können Vorgängerversionen umgehend wiederhergestellt werden.

 

Berechtigungen

Eine Berechtigungsvergabe schützt Ihre Dokumente vor unerlaubtem Zugriff. Dies kann auf Dokumenten-, wie auch auf Ordnerebene erfolgen.

 

Workflows

Beschleunigen Sie Prozesse im Unternehmen, indem Sie im DMS Workflows definieren. Zusätzlich steigern diese Workflows die Transparenz bei der täglichen Arbeit, da Sie stets den Überblick haben, welche Mitarbeiter*innen welche Dokumente aktuell zur Bearbeitung vorliegen haben und wo es unter Umständen zu Zeitverzögerungen kommt.

 

Fachbereichs- & Branchenlösungen

InPoint DMS bietet für viele Fachbereiche und Branchen speziell angepasste Lösungen. Dies sind unter anderem:

 

Die ESCAT Dokumentenmanagement GmbH ist Ihr verlässlicher Partner für alle Agenden rund um das Dokumentenmanagement. Von der Planung und Konzeption über die Implementierung bis zur laufenden Optimierung stehen Ihnen unsere Expert*innen zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt Sie ESCAT bei der Digitalisierung von Dokumenten nach aktuellen Standards, sowie der Umsetzung moderner Managed Print Services


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