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Dokumentenmanagement | 14.10.2020

Gefahr durch verteilte Dateiablageorte

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Verteilte Dateiablageorte erhöhen das unternehmerische Risiko und die Kosten. Erfahren Sie warum und wie ein Dokumentenmanagementsystem Abhilfe schafft.

 

Datenschutz, Datensicherheit, Datennutzung – und der Mehrwert eines Dokumentenmanagementsystem

Die Implementierung von einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wirft immer auch die Thematik verteilter Dateiablagen auf. Bevor die Migration der Bestandsdaten in ein DMS erfolgen kann, sind alle vorhandenen digitalen Dokumente ausfindig zu machen. Das stellt angesichts verschiedenster Speichermöglichkeiten von Servern über Festplatten einzelner PCs und Laptops bis hin zu Smartphones und USB-Sticks und dem daraus resultierenden Daten-Wildwuchs eine enorme Herausforderung dar. Spätestens an diesem Punkt der Datenbestandserhebung sollten bei allen Beteiligten die Alarmglocken läuten: Datenschutz, Datensicherheit, Datenverfügbarkeit und Backupstrategien – all das wird durch verstreute Dateiablageorte ad absurdum geführt. 

 

  • Wie findet die Urlaubs- & Krankenstandvertretung benötigte Dateien, die lokal auf einer Festplatte der Kollegen gespeichert sind?
  • Wer garantiert die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), wenn Dateien über Cloudspeicher wie Google Drive, iCloud, Dropbox, Onedrive & Co geteilt werden? Und mit wem darf man sie teilen?
  • Wie sollen Geschäftsunterlagen in Papierform nach Katastrophen wie einem Brand oder einem Hochwasser wiederhergestellt werden?
  • Wie groß ist der Schaden, wenn das Notebook oder Smartphone eines Mitarbeiters gestohlen, verloren oder defekt wird?

 

All diese Bedenken sind hinfällig, wenn Dokumente und Dateien in einer Dokumentenmanagementsoftware abgelegt und am Notebook/Smartphone nur die Applikationen installiert werden. Sobald Mitarbeiter jedoch ungesicherte Dateispeicherorte verwenden verlieren auch ausgeklügelte Datenschutzstrategien und die besten Backuplösungen ihre Sinnhaftigkeit.
Der durchdachte Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen bietet eine Reihe an Vorteilen:

 

Steigerung von Effizienz & Transparenz

Alle Berechtigten haben dank einer DMS-Software immer optimalen Zugriff auf die benötigten Dokumente. Ein rascher und unkomplizierter Informationsfluss steigert die Effizienz der Mitarbeiter. Kostbare Zeit kann in produktive Arbeit investiert werden, statt bei der Suche nach Dokumenten und aktuellen Dateiversionen vergeudet zu werden. Darüber hinaus erlaubt ein DMS die versionssichere, gleichzeitige Zusammenarbeit an einem Dokument durch mehrere Benutzer und verhindert die Bearbeitung veralteter Inhalte. Dabei macht es keinen Unterschied ob die Benutzer am Arbeitsplatzen sitzen, beim Kunden im Meetingraum oder im Homeoffice.

Egal ob Büro oder Homeoffice. Der Datenstand ist gleich.

 

Kostenreduktion

Ein Dokumentenmanagementsystem leistet einen erheblichen Beitrag zur Kostenreduktion im Officebetrieb (siehe auch Blogartikel „DMS als Beitrag zum Umweltschutz“). Neben der Einsparung von Platz und Büromaterial wie Ordner und Papier, sparen Sie vor allem Personalkosten für die korrekte Dokumentenablage im Papierarchiv (Dokumente sortieren, abheften, einordnen, …).

 

Servicequalität

Durch die rasche Auffindbarkeit von Dokumenten (z.B. Kundenverträgen, Rechnungen oder anderer Korrespondenz) erhöht ein DMS die Servicequalität intern wie auch extern. Die schnelle Verfügbarkeit ermöglicht eine kurze Reaktionszeit bei internen wie externen Anfragen und steigert damit Zufriedenheit der Kunden, wie auch der eigenen Mitarbeiter.

 

Datensicherheit & Compliance

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem wie inPoint DMS ermöglicht eine gezielte Zugriffskontrolle auf bestimmte Dateien oder Ordner samt Protokollierung. Dadurch unterstützen Sie die Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten im Unternehmen, und gewährleisten, dass nur berechtigte Personen sensible Unterlagen einsehen können.

 

Archivierung von Dokumenten

Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt Sie bei der strukturierten Archivierung von Dokumenten (siehe dazu auch den Blogartikel „Dokumentenarchivierung und Revisionssicherheit – Warum das wichtig ist!“). Das garantiert die umfängliche Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

 

Abbildung von Geschäftsprozessen

Mittels DMS-Software lassen sich Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit Daten und Dokumenten abbilden. Dies umfasst einfache Genehmigungs- und Freigabeprozesse, genauso wie die Abbildung komplexer Geschäftsabläufe mit unterschiedlichen Rollen und Schritten.

 

Die ESCAT Dokumentenmanagement GmbH unterstützt auch Sie gerne bei der Implementierung eines Dokumentenmanagements in Ihrem Unternehmen. Nutzen Sie unsere Expertise bei der Migration von Bestandsdaten in das DMS und profitieren Sie von unseren Lösungen zur Digitalisierung Ihres Papierarchivs. 

 

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Für weiterführende Informationen, Beratungen und Terminvereinbarungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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