Microsoft Teams - Ablage und Datensicherheit Teil 2: Sichere Archivierung von Inhalten & Kommunikation

Für Firmen und Organisationen ist Microsoft Teams die zentrale digitale Kollaborationsplattform für die interne und externe Kommunikation. Doch was passiert mit den Kommunikationsinhalten, wenn Projekte abgeschlossen sind und diese vorerst nicht mehr benötigt werden? Ist Teams der ideale Aufbewahrungsort für ruhende Daten? Ist eine Langezeitablage rechts- und revisionssicher bzw. mit DSGVO Vorgaben vereinbar?

Wie Chats und Dateien aus Microsoft Teams gesetzeskonform und sicher am Speicherort Ihrer Wahl archiviert und verwaltet werden können und wie ein modernes Archivierungstool Sie hierbei unterstützen kann, erfahren Sie in Teil 2, „Microsoft Teams – Sichere Archivierung von Inhalten und Kommunikation“.

Lösung: Sichere Archivierung von Chats und Dateien aus Microsoft Teams 

Mit einem modernen Archivierungstool wie Microsoft Teams Archivierung (inPoint TOA) kann die gesamte interne und externe Kommunikation oder Inhalte aus einzelnen Kanälen aus Microsoft Teams erfasst und am Speicherort Ihrer Wahl abgelegt werden. Was, wann und wohin exportiert werden soll, wird dann je nach Bedarf individuell festgelegt. Somit ist sichergestellt, dass Kommunikationsinhalte und Dateien, die über Microsoft Teams erstellt, geteilt und bearbeiten werden, zu jederzeit in Ihrer Organisation gesetzeskonform und sicher aufbewahrt und verwaltet werden. Dies ermöglicht auch die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen bei gleichzeitiger revisionssicherer und DSGVO konformer Ablage.

1. Kommunikationsinhalte und Daten revisionssicher archivieren

Die von Teams gesammelten Daten (Einzel-, Gruppen- und Kanalkommunikation sowie Dateien und Inhalte) werden über die Archivierungssoftware automatisiert in regelmäßigen Abständen oder einmalig in ein ausgewähltes Zielarchiv exportiert. Zudem können bei Bedarf versehentlich oder absichtlich gelöschte Kommunikationsinhalte jederzeit im Archiv wiedergefunden werden. Microsoft Teams Archivierung bildet somit das Journal zu Microsoft 365 und bietet einen rechtssicheren Nachweis von Microsoft Teams Inhalten.

2. Teams Kanäle bereinigen und alte Chats im Archiv ablegen 

Zur Einhaltung der von Microsoft vorgegebenen Kanallimits und zur Bereinigung Ihrer Teams-Kanäle können abgeschlossene Projekte aus Microsoft Teams entfernt und in einem individuell festgelegten Archiv abgelegt werden. Hierdurch lassen sich Beschränkungen und Zusatzkosten vermeiden. Alle Kommunikationsinhalte und Daten sind bei Bedarf jederzeit wieder in einem externen Archiv abrufbar. Zudem ermöglicht eine Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem (wie inPoint DMS oder andere DMS-Lösungen) die Einhaltung von Archivierungsplichten und Löschfristen.
Wie lange bestimmte Microsoft Teams Daten aufbewahrt werden müssen, kann hierbei über interne Aufbewahrungsrichtlinien reguliert werden.

3. Ablage am Ort Ihrer Wahl (CRM, ERP, DMS, …)

Wann und wohin die Daten exportiert werden sollen, wird jeweils individuell definiert. Mögliche Ziele für diesen Export:

• Lokaler Dateispeicher
• SharePoint Online
• Azure File Share
• inPoint DMS 
• Open Data Protocol
• Custom REST API
• Datenbank
• ...

Zur revisionssicheren Langzeitarchivierung werden die Daten aus Microsoft Teams in ein CRM/ERP/DMS System Ihrer Wahl exportiert. Eine revisionssichere Archivierung erlaubt auch im Nachhinein jederzeit die Wiederherstellung eines beliebiges Versionsstands der Dokumente/Kommunikation. Zur Verwaltung aller Teams-Archive bietet Microsoft Teams Archivierung eine flexible Ressourcenzuweisung und ein zentrales Adminportal. 
 

4. Archiv als Ergänzung zu Backups 

Das Archiv dient hierbei als Ruhestätte für wichtige Daten und ist eine Ergänzung zu etablierten Backup Lösungen und zu bereits getätigten Investitionen in diesem Bereich. Eine klare Trennung zwischen Archivierung und Backup ist hierbei sinnvoll. Die Archivierung dient in der Regel der langfristigen Speicherung und der Aufbewahrung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, während ein Backup der kurzfristigen Speicherung und Wiederherstellung dient. Mit Microsoft Teams Archivierung erhalten Sie eine Archivierungslösung, die Sie mit allen gängigen Backup-Lösungen kombinieren können. Daten bleiben somit außerhalb der Microsoft Teams Welt in bestehender Form in einem Langzeitarchiv erhalten und sind jederzeit wieder abrufbar. Etablierte Backup Lösungen bieten Ihren Daten zusätzlichen Schutz. 

Achtung: Ein Archiv ersetzt kein Backup und ein Backup ersetzt kein Archiv.

Sie sind auf der Suche nach einer geeigneten Lösung zur revisionssicheren Archivierung Ihrer Microsoft Teams Kommunikation am Ort Ihrer Wahl? Wir beraten Sie gerne. 

Wie ein modernes Archivierungstool Sie unterstützen kann, erfahren Sie auch auf unserer Website „Sichere Microsoft Teams Archivierung“ und bei ESCAT, Ihrem verlässlichen Partner für alle Agenden rund um Dokumentenmanagement, Managed Print Services und Digitalisierung. Von der Planung und Konzeption über die Implementierung bis zur laufenden Optimierung stehen Ihnen unsere Expert*innen zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt Sie ESCAT bei der Digitalisierung von Dokumenten und Automatisierung von Geschäftsprozessen nach aktuellen Standards. 

Für weiterführende Informationen, Beratungen und Terminvereinbarungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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