Routineprozesse digitalisieren und automatisieren Teil 3: Ablage

Was erwartet Sie in der dreiteiligen Blogserie „Routineprozesse digitalisieren und automatisieren“? Wir beschäftigen uns mit den Themen „Erfassen & Auslesen“ (Teil 1), „Verarbeitung“ (Teil 2) und „Ablage“ (Teil 3). 

Die Digitalisierung und Automatisierung von Routineprozessen wurden in den ersten zwei Teilen bereits behandelt. Nach dem Erfassen und Verarbeiten der Daten müssen Dokumente und Dateien noch sicher und am richtigen Ort abgelegt werden. Dabei kommen Faktoren wie Datensicherheit, Rechtssicherheit, Berechtigungen, mobile und sichere Zugriffsmöglichkeiten, Zugriff aus Drittsystemen und Wiederauffindbarkeit mit möglichst geringem Zeitaufwand zum Tragen.

ESCAT begleitet Sie bei der digitalen Transformation. 

Die Herausforderung: Compliance & Datensicherheit

Dokumenten- und Dateienablagen in Unternehmen bergen eine Vielzahl an Herausforderungen, die unterschiedliche Ursprünge haben. 
Rechtliche Vorgaben, Dokumente betreffend u.a. revisionssicheren Ablage, gesetzliche Aufbewahrungsfristen, Zugriffsmöglichkeit auf Dokumente und Dateien über Schnittstellen aus verschiedenen Applikationen (z.B. CRM- und ERP-Systemen u.v.m.).

Darüber hinaus müssen speziell personenbezogene Daten besonders geschützt werden (Stichwort DSGVO) und sollten aufgrund des Auskunftsrechts, das Personen besitzen, so abgelegt werden, dass diesem Recht rasch und innerhalb der vorgegebenen Frist nachgekommen werden kann.

Eine wesentliche Rolle spielen unternehmensinterne Überlegungen und Anforderungen, die die Dokumenten- und Dateienablage beeinflussen z.B. schnelle Wiederauffindbarkeit, Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit von Änderungen, mobile und sichere Zugriffsmöglichkeiten, sowie Berechtigungsvergaben für Mitarbeiter*innen und externe Beteiligte (z.B. Rechtsberater bei Vertragserstellung, Partner bei Projektabwicklungen, …). 

Nicht zuletzt ist es wichtig, die Dokumente und Dateien in der unternehmensinternen Backup-Strategie zu berücksichtigen, damit es nicht zu Datenverlusten kommt (unabsichtliches/mutwilliges Löschen, Verschlüsselungsviren, …).

All diese Herausforderungen müssen einerseits gelöst werden, andererseits jedoch dürfen diese Lösungen ein effizientes und rasches Bearbeiten der Dokumente nicht behindern.

Lösung: Ablage von Dokumenten und Dateien an einem einzigen Ort

Der Digitalisierungsprozess, der bereits in den Artikeln 1 (>> Erfassen & Auslesen) und Artikel 2 (>> Verarbeitung) dieser Blogserie behandelt wurde, wird auch auf die Ablage der Dokumente angewandt. 

Durch passende Softwarelösungen können Dokumente und Dateien zentral und strukturiert an einem Ort, versehen mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows abgelegt werden. Im Bedarfsfall kann dieser Prozess auch automatisiert erfolgen. Um die oben beschriebenen Herausforderungen bewältigen zu können, ist eine sorgfältige Planung und Evaluierung bestehender Applikationen und Ablageorte erforderlich.

Dies führt zu mehr Effizienz in Ihrem Dokumenten-Alltag.

Beispiele für bestehende Applikationen:

• CRM-System: Ein Customer-Relationship-Management-System erlaubt die Abbildung und Auswertung aller Informationen der Geschäftspartner. Darunter fallen Telefonate, E-Mail-Verkehr, getätigte Käufe, verfasste Angebote, Wiedervorlagen, Stammdaten, u.v.m.. Viele dieser Daten und Dokumente werden in Prozessen erstellt und bearbeitet. 
• ERP-System: Das Enterprise-Resource-Planning-System ist eine Lösung zur möglichst ganzheitlichen Abbildung aller Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten, damit das Betriebsgeschehen prognostiziert und geplant werden kann. Klassische Module eines ERP-Systems sind Beschaffung, Produktion, Materialwirtschaft und Vertrieb. Oftmals werden diese durch Personaldaten, Finanzdaten und ausführlichen Controlling Möglichkeiten ergänzt. Ein System, das nur durch eine hohe Datenqualität korrekte Ergebnisse liefert und sehr viele Daten benötigt. Eine Vielzahl dieser Daten kann automatisiert übernommen werden (z.B. aus Eingangsrechnungen, Lieferscheinen, …).
• DMS-System: Mit einem Dokumentenmanagementsystem schafft ein Unternehmen die Basis für die zentrale und strukturierte Datenhaltung. Anstelle von Insellösungen wird ein System geschaffen, das eine zentrale Dokumentenablage bereitstellt, die unternehmensweit genutzt werden kann. 
• Andere Filesysteme: Meist reicht für die korrekte Ablage und eventuell anschließender Weiterverarbeitung durch Drittsysteme die Speicherung der Dateien auf Filesystemen. Diese können auf OnPremise-Servern oder in der Cloud liegen. Klassische Beispiele sind Netzwerkfreigaben, Microsoft SharePoint und OneDrive oder Google Drive.
• Andere Datenbanken: Oft müssen die ausgelesenen Daten aus Dokumenten direkt in Datenbanken (SQL, Oracle, …) abgelegt werden. 

Mehr zu ROUTINEPROZESSE DIGITALISIEREN UND AUTOMATISIEREN erfahren Sie in den ersten zwei Teilen dieser Blogserie

Die ESCAT Dokumentenmanagement GmbH ist Ihr verlässlicher Partner für alle Agenden rund um Dokumentenmanagement, Managed Print Services und Digitalisierung. Von der Planung und Konzeption über die Implementierung bis zur laufenden Optimierung stehen Ihnen unsere Expert*innen zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt Sie ESCAT bei der Digitalisierung von Dokumenten und Automatisierung von Geschäftsprozessen nach aktuellen Standards. 

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