Sicherheitsrisiken im Umgang mit Druckern & Multifunktionsgeräten und effektive Lösungen für Ihr Unternehmen.

In einer Ära, in der digitale Sicherheit oberste Priorität hat, neigen Unternehmen dazu, ihre Aufmerksamkeit auf Netzwerke, Server und Software zu lenken. Doch eine oft übersehene Quelle von Sicherheitsbedrohungen liegt in den physischen Druckern, die in den meisten Büroumgebungen allgegenwärtig sind. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf einige der häufigsten Sicherheitslücken im Zusammenhang mit Druckern & Multifunktionsgeräten und zeigen einige Maßnahmen wie Sie diese Lücken schließen können.

Häufige Sicherheitslücken:

• Speichermedien: Scan- und Druckgeräte speichern sensible Daten auf internen Laufwerken oder Festplatten, auf die unbefugte Benutzer bei unzureichendem Schutz zugreifen können. Ein weiteres Risiko besteht, wenn Drucker außer Betrieb genommen oder entsorgt werden. 
• BIOS und Firmware: Firmware, die bei der Einrichtung oder während des Betriebs beschädigt wird, kann Angriffe über das Netzwerk auf ein Gerät ermöglichen. Unregelmäßig durchgeführte Softwareupdates können dazu führen, dass bekannte Sicherheitslücken ausgenutzt werden. 
• Ausgabefach: Das Ausgabefach ist der Bereich, an der vertrauliche Dokumente am häufigsten in falsche Hände geraten. Sensible Dokumente, die unbeaufsichtigt auf dem Druckerausgabefach liegen, können leicht von unbefugten Personen eingesehen oder entwendet werden. 
• Papierkorb: Ein banaler, aber dennoch wichtiger Sicherheitsaspekt. Gedruckte Seiten werden unachtsam weggeworfen, ohne zu bedenken, dass firmeninterne Informationen in falsche Hände gelangen könnten.
• Anschlüsse und Protokolle: Nicht autorisierte Benutzer können über ungeschützte USB- und Netzwerkanschlüsse oder über ungeschützte Protokolle (z. B. FTP oder Telnet) auf das Gerät zugreifen.
• Zufuhrfach: Spezielle Medien zum Drucken z.B. von Schecks, Arztrezepten und anderen sensiblen Dokumenten können manipuliert oder aus einem nicht geschützten Fach entwendet werden. 
• Mobiles Drucken: Mitarbeiter*innen, die von unterwegs aus Drucken, legen Daten eventuell versehentlich offen oder geben Dokumente ungesichert auf Druckern aus.
• Netzwerk: Druckaufträge können bei der Übermittlung an ein bzw. von einem Gerät innerhalb des Netzwerks abgefangen werden. 
• Erfassung: Mit Multifunktionsgeräten können Druckaufträge einfach erfasst und an unterschiedlichste Ziele weitergeleitet werden. Auf diese Weise besteht das Risiko, dass vertrauliche Daten unbeabsichtigt offengelegt werden.
• Cloudbasierter Zugriff: Unsichere Cloud Verbindungen ermöglichen unbefugten Benutzern Zugriff auf Ihre Daten.
• Bedienfeld: Benutzer können die Einstellungen und Funktionen von Bildbearbeitungs- und Druckgeräten über ein ungesichertes Bedienfeld manipulieren und das Gerät sogar deaktivieren.
• Management: Ohne geeignete Überwachungsfunktionen bleiben Sicherheitslücken und Ineffizienzen innerhalb Ihrer Druckumgebung möglicherweise unbemerkt, sodass die Risiken teurer Sicherheitslücken im Zusammenhang mit Unternehmensdaten steigen. 

Erhöhte Sicherheit durch Benutzererkennung (Authentifizierung & Autorisierung):

• Sichere Druckfreigabe über mobile App, per ID-Karte oder Code
• Anmeldung und Identifizierung der User am Multifunktionsgerät (Follow-Me Printing)
• Überblick über Geräteverwendung und Druckprozesse
• Unbefugte Benützung wird unterbunden
• Ausdrucke verbleiben nicht unbeaufsichtigt am Gerät
• Erstellung von Reports nach Gerät, User, Abteilung, Gruppen und Standorten
• Erfüllung von DSGVO Vorgaben durch Authentifizierungsmaßnahmen
• Berechtigungsvergaben: Konfiguration, Nutzung und Funktion nach User
• Vermeidung nicht notwendiger Ausdrucke
• Unternehmensweite Anwendung von Druckregeln

Weitere Maßnahmen für erhöhte Drucksicherheit:

• Datenverschlüsselung auf der Druckerfestplatten und bei Datenübertragungen
• Regelmäßige Updates (Firmware, Software) auf allen Druckgeräten
• Deaktivierung von nicht genützten Protokollen und Ports (z.B. USB-Anschlüsse, Netzwerkverbindungen etc.)
• Sicherstellung, dass bei der Entsorgung von nicht mehr benötigten Druckgeräten, Daten auf den Druckerfestplatten gelöscht oder diese fachgerecht vernichtet werden.
• Sichere Netzwerkverbindungen auch im Home-Office oder von unterwegs
• Softwarelösungen für ein effizientes Druckmanagement zur Überwachung Ihrer Druckprozesse und rechtzeitigen Erkennung von Ineffizienzen und Sicherheitslücken
• Keine offenen Papierkörbe neben den Druckern bzw. Vorgaben für die fachgerechte Entsorgung von sensiblen Dokumenten 
• Sicherheitsanalyse Ihrer gesamten Druckerinfrastruktur und damit verbundenen Prozessen 

Die Sicherheit Ihrer Druckerumgebung sollte nicht unterschätzt werden. Durch eine Analyse Ihrer aktuellen Druckinfrastruktur und die Implementierung geeigneter Schutzmaßnahmen kann das Risiko von Sicherheitsverletzungen und Datenschutzverletzungen erheblich reduziert werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Drucker und Multifunktionsgeräte genauso sorgfältig geschützt werden wie Ihre anderen IT-Systeme, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Geschäftsdaten zu gewährleisten.

Die ESCAT Dokumentenmanagement GmbH ist Ihr verlässlicher Partner für alle Agenden rund um Dokumentenmanagement, Managed Print Services und Digitalisierung. Von der Planung und Konzeption über die Implementierung bis zur laufenden Optimierung stehen Ihnen unsere Expert*innen zur Verfügung. 

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