Use Case: Verknüpfung der BMD Business Solution mit inPoint DMS

Mit inPoint DMS stellen Sie eine zukunftssichere Dokumentenablage für unterschiedliche Systeme in Ihrem Unternehmen her. In unserem Blogartikel erläutern wir am Beispiel der BMD Business Solution welche Vorteile entstehen. Die Business Solution des österreichischen Softwareunternehmens BMD ist in vielen Unternehmen fester Bestandteil der täglichen Arbeit. Die Software hat sich unter anderem im Bereich der Buchhaltung etabliert und erleichtert die Zusammenarbeit mit Steuerberater*innen enorm. Dabei entstehen dennoch mehrere Herausforderungen bei der Datenhaltung, die durch das Dokumentenmanagementsystem inPoint DMS gelöst werden können.

Die Herausforderung

Gerade im Bereich der Buchhaltung werden viele Dokumente benötigt und generiert, die aus unterschiedlichen Bereichen des eigenen Unternehmens kommen, aber auch von externen Parteien wie Lieferant*innen, Kund*innen, Steuerberatungsagenturen oder dem Finanzamt. Die Empfänger*innen dieser Dokumente verteilen sich im gesamten Unternehmen, müssen aber letztendlich von der Finanzabteilung/Buchhaltung gesammelt werden und unterschiedliche Prozesse durchlaufen (z.B. Rechnungsfreigabe). Dadurch entstehen oftmals unterschiedliche Ablageorte, mehrere Kopien der Dokumente und ein fehlender Überblick des aktuellen Bearbeitungsfortschritts. Dieser führt zu erhöhtem Kommunikationsaufwand zwischen den eigenen Mitarbeiter*innen und zu der Gefahr, dass unterschiedliche Dokumentenversionen im Umlauf sind und die falschen Versionen weiterverarbeitet werden. Dateninseln in den einzelnen Abteilungen erschweren die zentrale Sicht. Auch in der Buchhaltung selbst entsteht eine Dateninsel: Alle Rechnungen werden dort beispielsweise wieder extra gesammelt.

Die Lösung

Mittels inPoint Connect stellen Sie eine Verbindung zwischen Softwarelösungen wie der BMD Business Solution und Ihrem Dokumentenmanagementsystem inPoint DMS her. Das Tool erlaubt die komfortable Anbindung von vielen Applikationen an das DMS (z.B. SAP, Salesforce, RZL, Microsoft Dynamics, ...). Sollten Anwendungen noch nicht standardmäßig von inPoint Connect unterstützt werden, kann dennoch mit minimalem Aufwand eine Anbindung realisiert werden.

Ihr Nutzen

Die zentrale Datenhaltung durch ein Dokumentenmanagementsystem und der standardisierte Zugriff von anderen Softwarelösungen birgt viele Vorteile, die wir am Beispiel Verknüpfung der BMD Business Solution mit dem inPoint DMS verdeutlichen wollen:

Vertraute Arbeitsumgebung: Die Mitarbeiter*innen der Buchhaltungsabteilung arbeiten mit der bekannten Buchhaltungsoberfläche der BMD Business Solution und führen dort Kontierungen und andere Arbeitsschritte wie gewohnt aus. Die dahinterliegenden Dokumente werden aber vom Dokumentenmanagementsystem verwaltet und nicht in der Business Solution dupliziert. Dabei zeigt die Business Solution die Dokumente gewohnt an, wie wenn sie von der Software selbst abgelegt werden.

Standardisierte Workflows: Eingangsrechnungen werden unter Umständen von unterschiedlichen Empfänger*innen im Unternehmen entgegengenommen. Bevor diese Rechnungen beglichen werden, gilt es einen Freigabeworkflow zu durchlaufen, woran mehrere Personen beteiligt sind. Nachfolgend ein beispielhafter, einfacher Ablauf eines solchen Workflows:

Erfassen: 

• Übernahme der Eingangsrechnung in die BMD Business Solution ohne Duplizierung der tatsächlichen Datei. Dabei kann das Erfassen durch die Ablage einer digitalen Datei erfolgen (PDF) oder durch Einscannen einer Papierrechnung in das System übernommen werden. Mittels OCR (Schrifterkennung, Auslesen der Textinhalte) können die Inhalte direkt verarbeitet werden.
• Die Buchhaltung überprüft die Rechnung auf formale Kriterien (Anschrift, UID-Nummer, Umsatzsteuerausweisung, …).
   

Zuordnen:

• Die abgelegt Rechnung wird der/dem Rechnungsempfänger*in zugeordnet.
   

Freigabe und Genehmigung:

• Der Rechnungsempfänger*in überprüft die Rechnungspositionen auf Korrektheit und gleicht sie mit der Bestellung ab.

• Die Rechnung wird kontiert.

• Der Abteilungsleiter*in gibt Rechnungen bis zu einem Betrag X frei.

• Bei Überschreitung des Betrag X muss die Geschäftsleitung die Rechnung zusätzlich freigeben.

Das Dokumentenmanagementsystem erlaubt Ihnen die einfache Abbildung dieser Workflows und alle Bearbeiter*innen greifen auf das gleiche Dokument zu, ohne dass unterschiedliche Kopien entstehen (z.B. beim Versand durch Dateien im E-Mail-Anhang). Zusätzlich entsteht eine optimale Nachverfolgbarkeit: Wer bearbeitet das Dokument aktuell, welche Schritte wurden bereits mit welchen Ergebnissen abgeschlossen.

Die optionale Fachbereichslösung "digitale Rechnungsverarbeitung“ von inPoint DMS lässt sich ebenfalls nahtlos in die Rechnungsverarbeitung im Zusammenspiel mit BMD integrieren.

Keine Dateninseln: Das DMS verhindert die Entstehung von Insellösungen sowie deren eigene Dateninseln (im Beispiel von BMD werden beispielsweise die Rechnungen in der BMD Business Solution abgelegt, sondern die Business Solution greift auf die Daten im DMS zu). Durch die zentrale Dateiablage stehen alle Dokumente bei Bedarf allen Applikationen und Mitarbeiter*innen im Unternehmen zur Verfügung. Sollte die Zukunft einen Wechsel einer Applikation notwendig machen, bleiben dennoch alle Daten zentral gespeichert und der Migrationsaufwand reduziert sich merklich. Die neue Applikation kann wieder auf die gleichen Daten zugreifen.

Berechtigungen: Trotz der zentralen Datenablage müssen Sie sich keine Sorgen um unkontrollierte Zugriffe darauf machen oder Datenschutzbedenken haben. Das Dokumentenmanagementsystem inPoint DMS verfügt über eine ausgereifte Berechtigungsfunktion. Gruppen- und Einzelpersonenfreigaben, sowie Freigaben für Softwarelösungen und externe Nutzer*innen können komfortabel hinterlegt werden.

Lizenzkosten reduzieren: Das Dokumentenmanagementsystem hilft Ihnen Lizenzkosten für Drittlösungen zu reduzieren. Am Beispiel von BMD: Greift die Geschäftsleitung nur sporadisch und lesend auf Eingangsrechnungen zu, ist keine Lizenz für die BMD Business Solution notwendig, da die Rechnung einfach über das DMS geöffnet wird. Gleiches gilt, wenn sich ein Mitglied aus dem Einkaufsteam die vergangenen Käufe ansehen möchte.

Globale Suche: Das Dokumentenmanagementsystem erlaubt die Suche über alle verwalteten Dokumente. So erhalten Sie nicht nur die Ergebnisse aus einer Spezialsoftware, sondern auch zu allen anderen Themen rund um den Suchbegriff (z.B. Treffer in E-Mails, Angeboten, Lieferscheinen, …). Dabei stehen unterschiedliche Möglichkeiten bei der Suche zur Verfügung, wie Volltextsuche (im Textinhalt), Suche nach Verschlagwortung, etc.

ESCAT unterstützt Sie bei der Beratung, Konzeption und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen und bei der Anbindung an bestehende oder künftige Softwarelösungen. Mit inPoint DMS führen Sie Ihr Unternehmen in eine sichere Zukunft.

Wir freuen uns auf weiterführende Gespräche und Fragen, wenn wir Ihr Interesse geweckt haben.

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