Vom Papier in die Datenbank und retour: Digitalisierung und Weiterverarbeitung von analogen Daten

Lockdowns, Quarantänebestimmungen und eingeschränkte Reisemöglichkeiten haben Firmen zu einer Beschleunigung der Digitalisierung gezwungen, die in kaum einem Unternehmen abgeschlossen ist: ESCAT unterstützt Sie beim Digitalisieren analoger Daten und deren Weiterverarbeitung.

Die Herausforderung

Mit vergangenem Jahreswechsel hat sich der Ausbruch der COVID-19-Pandemie zum zweiten Mal gejährt. Immer noch bestimmt das Virus den Alltag - privat wie beruflich. Lockdowns, Quarantänebestimmungen und eingeschränkte Reisemöglichkeiten haben die Firmen zu einer Beschleunigung der Digitalisierung gezwungen. Auch wenn diese in Unternehmen unterschiedlich weit fortgeschritten ist, ist vor allem der notwendige Wandel des (digitalen) Zusammenarbeitens in kaum einem Unternehmen abgeschlossen. Dabei stellen sich meist ähnliche Herausforderungen:

• Wie greift man vom Homeoffice oder von unterwegs auf Dokumente im Firmenarchiv zu?
• Wie kommen Unterlagen, die in Papierform im Unternehmen eintreffen, zu den Mitarbeiter*innen?
• Wie stellt man sicher, dass die Belegschaft, egal wo sie sich befindet, auf den gleichen Informationsstand zurückgreifen kann?
• Wie kann der Innendienst rasch Dokumente vom Außendienst weiterverarbeiten?
• Wie werden Geschäftsprozesse rasch, fehlerfrei und sicher abgewickelt, wenn sich beteiligte Mitarbeiter*innen an unterschiedlichen Orten befinden?

Darüber hinaus sind nahezu alle Branchen von akutem Personalmangel betroffen und die Rekrutierung neuer Mitarbeiter*innen ist mit hohem Aufwand sowie hohen Kosten verbunden. Dies führt dazu, dass in mäßig digitalisierten Unternehmen überqualifizierte Mitarbeiter*innen einfache Tätigkeiten durchführen müssen. Darunter fallen beispielsweise die Eingabe von händisch ausgefüllten Formularen in ein Computerprogramm, deren Weiterverarbeitung und Weiterleitung oder die Suche nach Dokumenten in einem physischen Papierarchiv. Dabei könnte dieses Fachpersonal diese Zeit gezielt für anspruchsvolle Aufgaben nutzen, wenn die einfachen Tätigkeiten automatisiert abgearbeitet werden.

Die Lösung

Eine vielfach erprobte Lösung zu den beschriebenen Herausforderungen wird von Kofax® bereitgestellt. Neben der bereits vorgestellten AutoStore-Lösung von Kofax kommen hier vor allem die Produkte "Kofax® Business Connect" und "Kofax® OpenForms 360™ zum Einsatz. All diese Produkte sind Teil der übergeordneten „Kofax® ControlSuite“. 

Kofax® ControlSuite

Das ambitionierte Ziel der Kofax® ControlSuite ist den Arbeitsplatz der Zukunft bereits jetzt in Unternehmen umzusetzen. Die ControlSuite kümmert sich dabei um die Automatisierung bei der Dokumentenerfassung aus unterschiedlichsten Quellen, deren Weiterverarbeitung und Weiterleitung an die korrekten Personen und Anwendungen, sowie deren Archivierung. Der Fokus liegt dabei auf hohen Sicherheitsstandards durch die integrierte Authentifizierung, umfassendem Datenschutz und der Bereitstellung aller Services auf mobilen, wie auch auf Desktopgeräten, um die Effizienz und Produktivität nachhaltig und langfristig zu steigern. 

Kofax® Business Connect

Kernaufgabe von Kofax® Business Connect ist die nahtlose und effiziente Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter*innen an verteilten Arbeitsplätzen. Egal ob Außendienst, Innendienst, Homeoffice oder Geschäftsreise: Mit Kofax® BusinessConnect haben Anwender*innen die volle Kontrolle über Dokumente unter Berücksichtigung aller Sicherheitsstandards. Kofax® Business Connect macht die Workflows und Geschäftsprozesse auch für die Mitarbeiter*innen unterwegs verfügbar. Des Weiteren löst Business Connect Papierformulare der Außendienstmitarbeiter*innen ab, wodurch sich weitere Fehlerquellen von Grund auf ausschließen lassen.

Kofax® OpenForms 360™

Einen Schritt weiter bei der Digitalisierung von Formular- und Dokumenteninhalten geht Kofax® OpenForms 360™: Ein neues Produkt aus der Kofax® AutoStore-Reihe. Es unterstützt Unternehmen bei der automatisierten Verarbeitung von strukturierten, semistrukturierten sowie unstrukturierten Formularen und Dokumenten. Dabei können Informationen aus unterschiedlichsten Quellen, wie Fax, Bilder, E-Mails, … weiterverarbeitet werden. Nach der Konvertierung in eine standardisierte Form, können die ausgelesenen Daten an unterschiedliche Zielsysteme übergeben und dort weiterverarbeitet werden.

Ihr Nutzen

Ein "Modern Workplace" zeichnet sich dadurch aus, dass Mitarbeiter*innen ihre Aufgaben von jedem beliebigen Ort in gleicher Qualität und Effizienz erledigen können. Genau der Unterstützung dieses Ziels widmen sich auch die Lösungen von Kofax®. Die gleiche Infrastruktur steht im Außendienst, im Homeoffice und am Arbeitsplatz im Büro zur Verfügung. Eine enge Zusammenarbeit im Team ist unabhängig davon wo die Arbeitsplätze der Teammitglieder örtlich angesiedelt sind.

Darüber hinaus entlasten moderne IT-Lösungen Mitarbeiter*innen von wiederkehrenden, einfachen Aufgaben. Darunter fallen unter anderem das Digitalisieren von empfangenen Dokumenten in Printform, das Auslesen von Informationen aus Formularen, das Auslesen von Inhalten aus digitalen Dokumenten, E-Mails oder anderem Schriftverkehr. Die Übergabe und Bereitstellung dieser Daten in die weiterverarbeitenden Systeme kann ebenfalls automatisiert werden. Dies führt zu mehreren Vorteilen:

• Mitarbeiter*innen haben mehr Zeit ihren Kernaufgaben nachzukommen
• Durch die automatisierte Weiterverarbeitung steigt die Datenqualität
• Es reduziert sich die Durchlaufzeit, bis die Daten weiterverarbeitet werden können
• Prozesse werden eingehalten, sind dokumentiert und nachvollziehbar
• Compliance-Risiken werden minimiert

Die ESCAT Dokumentenmanagement GmbH ist Ihr verlässlicher Partner für die Integration von Kofax®-Produkten in Ihrem Unternehmen. Darüber hinaus unterstützt Sie ESCAT rund um die Digitalisierung von Dokumenten nach aktuellen Standards, sowie bei der Umsetzung moderner Managed Print Services.

Für weiterführende Informationen, Beratungen und Terminvereinbarungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Jetzt kontaktieren