Wie Multifunktionsdrucker (MFP) richtig lizenziert werden

Netzwerkdrucker und MFPs müssen bei der Lizenzierung besonders genau betrachtet werden. Wir erklären warum. Multifunktionsdrucker unterscheiden sich von herkömmlichen Desktop-Printern dadurch, dass sie eigenständig agieren können. Während kleinere Geräte via USB als Peripherie an einen PC gebunden sind, können MFPs ins Netzwerk integriert werden und so von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden.

Darüber hinaus sind diese Alleskönner typischerweise mit Scan-Funktion ausgestattet, können E-Mails versenden (Scan-to-Mail) und haben direkten Zugriff auf den Fileserver (Scan-to-Folder). Mehr an Funktionen bedeutet jedoch auch, dass diese Funktionen in der Microsoft-Welt eine Lizenz benötigen. Doch welche Art der Lizenzierung ist die richtige?

OnPremise Zugriff

Bei einer herkömmlichen Lizenzierung mit einer OnPremise Infrastruktur muss zunächst beantwortet werden, welche Dienste von Microsoft benötigt werden, um einen MFP zu betreiben; Dazu zählen etwa:

• PrintServer
• FileServer
• DHCP 
• Active Directory
• …

Die oben angeführten Dienste sind Windows Server Rollen. Diese müssen zwar auf der Windows Server Seite nicht separat lizenziert werden, benötigen jedoch eine Windows Server CAL – die Frage ist: welche?

Per User oder per Device Windows Server CAL?

In der Regel nutzen die meisten User nicht nur eines, sondern mehrere Geräte (Handy, Notebook, PC, IP-Telefon) Daher empfiehlt es sich in den meisten Fällen, eine Windows Server User CAL zu wählen. Diese Form der Lizenzierung deckt in weiterer Folge auch den Zugriff auf das Multifunktionsgerät ab. Diesen Anforderungen entsprechen auch auf die „neueren“ Microsoft 365 E3/5 Lizenzen, in denen die Windows Server User CAL bereits inkludiert ist. 

Nur in Sonderfällen – Device CALs als bessere Wahl  

In selteneren Fällen ist die Zuweisung einer Windows Server Device CAL die bessere Wahl. Die Gerätezugriffslizenz, die nicht auf einen speziellen User festgelegt ist, empfiehlt sich etwa für Produktionsstätten, in denen Personen arbeiten, die grundsätzliche keine Windows Server Dienste nutzen, jedoch hin und wieder einen Drucker oder Scanner benötigen. Als Alternative können Sie Ihren Mitarbeitern die „neuen“ Microsoft 365 F1/3 Lizenzen zuweisen, die preislich und funktionell an Firstline-Worker (darum auch F im Lizenznamen) angepasst sind. Diese sind wiederum per USER.

Zugriff auf Exchange Server

Hat das verwendetet Gerät eine Scan-to-Mail Funktion ist für den Zugriff auf den Exchange Server eine CAL notwendig. Auch hier gilt: Hat der User eine Exchange Server User CAL, so ist der Multifunktionsdrucker auch für den Zugriff auf den Maildienst lizenziert. Hat der User keine Exchange CAL (Firstlineworker) muss dem MFP eine eigene Exchange Server Device CAL zugewiesen werden. 

Wie auch bei der Windows Server Lizenzierung, kann für eine moderne Lizenzierung des Exchange Servers die Microsoft 365 E3/5 Lizenz verwendet werden. Beachten Sie jedoch, dass die oben erwähnten F Lizenzen keine Exchange-Zugriffsrechte beinhalten, sondern nur jene für Windows Server.

Kontaktieren Sie jetzt unsere Spezialisten, wenn Sie Fragen zur Lizenzierung haben oder um Ihre aktuelle Lizenzierung zu Überprüfen. ESCAT unterstützt Sie gerne die korrekte Lizenzierung Ihrer Multifunktionsgeräte sicherzustellen.

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