Bis zu 30% Gesamtkosten sparen

Managed Print Services

Eine österreichische Stadtgemeinde mit einem klassischen Problem: eine gewachsene Druckerinfrastruktur unterschiedlichster Marken und Hersteller. 

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Erhebung

360° Einblick

Eine Vielzahl von Lieferanten stellen die entsprechenden Verbrauchsmaterialien bereit. Es gibt zu wenig Kontrolle und Transparenz über das Druckvolumen, zu viele Tisch- und Abteilungsgeräte und der Aufwand für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen ist beträchtlich.

Die Stadtgemeinde konsultiert ESCAT als lösungsorientierten Experten. 

Der Prozess beginnt mit der Installation der ESCAT eigenen Software zur Druckerüberwachung und einer persönlichen Vor-Ort-Begehung. Im Zuge der Bestandsaufnahme werden Anzahl und Typen der Drucker und Multifunktionsgeräte, Verbrauchsstatistiken und Druckvolumen, technische Anforderungen, Softwarelösungen und kaufmännische Daten erfasst. Des Weiteren werden bestehenden Prozesse und Kosten den Einkauf, die Logistik, die Instandhaltung und die Wartung betreffend, sowie der administrative Aufwand, durchleuchtet.

Mit folgendem Ergebnis:

Anzahl Geräte gesamt                                  131
Anzahl Marken (Hersteller)                      10
Anzahl Gerätemodelle                                 70
Anzahl Vertragsgeräte                                 31
Gesamtdruckvolumen pro Monat        ca. 200.000 Seiten
Gesamtkosten pro Jahr ca.                       120.000,00 €

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Analyse

360° Definition

In Phase Zwei werden die dokumentierten Fakten von ESCAT hinsichtlich Effizienz evaluiert und interpretiert. Die Ist-Kosten, das Druckverhalten der Mitarbeiter und die Auslastung der Geräte werden auf Wirtschaftlichkeit geprüft.  

Anhand der realen Bedürfnisse und Ansprüche der Stadtgemeinde werden folgende Ziele in enger Zusammenarbeit mit ESCAT und den zuständigen Mitarbeitern erarbeitet:

  • Verbesserung der Kostenstruktur
  • Homogenisierung der Geräteflotte
  • Wirtschaftliche Lösung für das Gesamtdruckvolumen
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Lösung

360° Expertise

Auf Basis der Ergebnisse aus Erhebung und Analyse des IST-Zustandes und unter Berücksichtigung der gemeinsam definierten Ziele, unterbreitet ESCAT der Stadtgemeinde einen maßgeschneiderten Lösungsansatz. Dieser sieht neben einer deutlichen Reduktion und Homogenisierung der Geräteflotte auch eine Optimierung interner Prozessabläufe vor. Gemeinsam mit der Stadtgemeinde wird ein entsprechender Umsetzungs- und Zeitplan erarbeitet. 

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Realisierung

360° Kompetenz

Kompetent, reibungslos und fristgerecht setzt ESCAT den individuellen, optimal auf die Anforderungen und auf die definierten Ziele abgestimmten, Konsolidierungsvorschlag für die Stadtgemeinde um. ESCAT übernimmt die gesamte Logistik, die Installation und Konfiguration der Geräteflotte, die Einschulung der Mitarbeiter und die Inbetriebnahme, sowie die fachgerechte Entsorgung der Altgeräte.
Das Ergebnis? Mehr als 30 % Gesamtkosteneinsparung gegenüber den Vorjahren, 40 % weniger Geräte, eine klare Fokussierung auf zwei statt der bisher 10 unterschiedlichen Marken, sowie eine deutliche Aufstockung der Vertragsgeräte.

Anzahl Geräte gesamt                                81
Anzahl Marken (Hersteller)                     2
Anzahl Gerätemodelle                                6
Anzahl Vertragsgeräte                                81
Gesamtdruckvolumen pro Monat       ca. 200.000 Seiten
Gesamtkosten pro Jahr ca.                      80.000,00 €
 

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Begleitung

360° Service

Alle Mitarbeiter, die ihre gewohnten Prozesse umstellen mussten, stehen voll hinter der Entscheidung für ESCAT. Fehlendes Verbrauchsmaterial, lange Wartezeiten und unterschiedliche Druckqualitäten gehören der Vergangenheit an. 
Die Stadtgemeinde und ihre Mitarbeiter schätzen das konsequent umgesetzte und persönliche  Service, die prompte Behebung von Störungen vor Ort und die raschen und flexiblen Lösungen am Telefon.
Die Arbeit des Controllings der Stadtgemeinde unterstützt ESCAT durch laufende Kontrolle, Reviews und Verbrauchsstatistiken.
ESCAT orientiert sich nach den aktuellen Bedürfnissen und Veränderungen und begleitet die Stadtgemeinde mit nachhaltigen Lösungen.
 


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