Dokumentenmanagement
Digitale Kundenakte
- Organisierte Ablage
- Effiziente Teamarbeit
- Mobiler Zugriff
Behalten Sie den Überblick über alle Kundendokumente, Informationen und Kommunikationsinhalte. Zentrale und abteilungsübergreifende Verwaltung aller Dokumente und Dateien.
Die Herausforderung
Zentrale Bereitstellung kundenbezogener Dokumente und Informationen.
Lösung
Softwarelösung zur zentralen und strukturierten Verwaltung aller Kundendokumente.
ESCAT analysiert Ihre bestehenden Prozesse und bietet Lösungen etablierter Softwarepartner auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen und Unternehmensgröße.
Dokumentenmanagement | Digitale Kundenakte
Weitere Merkmale
Neue Vorgangsakte anlegen
Das Anlegen einer Vorgangsakte zu einem Kunden ist denkbar einfach. Ein vorbereitetes Aktenformular ausfüllen und inPoint DMS legt automatisch eine leere Kundenakte mit allen erforderlichen Unterregistern an.
Die Aktenstruktur lässt sich an die eigene vertraute Organisation anpassen, sodass Mitarbeiter*innen sofort produktiv mit inPoint Kundenakte arbeiten können.
Stammdatenverwaltung
Daten zählen zu den wertvollsten Assets Ihres Unternehmens. Deshalb ist in die inPoint Kundenakte auch ein Adressbuch integriert.
Neben dem Standardimport über XLS/CSV Dateien, besteht auch optional die Möglichkeit das Adressenmaterial periodisch über Drittsysteme (z.B. ERP System) zu aktualisieren. Zusätzliche Felder können in der inPoint Kundenakte mit wenigen Klicks durch die vorbereiteten Freifelder selbst integriert und aktiviert werden. Alle Stammdaten (Adressen und zugehörige Kontakte) können zudem als XLS/CSV Tabelle exportiert werden.
Dokumente scannen und automatisiert zuordnen
Mittels geeigneter Multifunktionsgeräten steht die Möglichkeit offen, Dokumente direkt in eine inPoint Kundenakte zu scannen.
Wählen Sie am Bedienerpaneel des Multifunktionsgerätes den Kunden, Geschäftsfall und Dokumententyp z.B. Angebote, Rechnungen und Schriftverkehr, - dann Startknopf betätigen und das gescannte Dokument wird umgehend in der inPoint Kundenakte abgelegt. Zusätzlich wird der Ablage/Indizierungsvorgang durch Barcode Technologie unterstützt. Zuständige Anwender*innen erhalten danach eine E-Mail Verständigung mit Link zum neuen Dokument in der inPoint Kundenakte.
Kundenakte finden, markieren und anzeigen
Navigieren Sie durch die hierarchisch aufgebaute Aktenstruktur und nutzen Sie Suchformulare oder die integrierte Volltextsuche, um eine spezielle Kundenakte oder Dokumente zu finden.
In bestimmten Phasen benötigen Sie manche Auftragsunterlagen täglich? Markieren Sie einfach diese Kundenakte als Favoriten für einen schnellen Zugriff ohne vorherige Suche. Meist genügt ein kurzer Blick in ein Dokument. Mit dem integrierten inPoint DocPreview Monitor können Anwender*innen Dokumente auch dann ansehen, wenn die erforderliche Software (z.B. MS Office) nicht am Rechner installiert ist. Optional vergleicht inPoint Kundenakte zwei Dokumentenversionen und markiert geänderte Stellen im "highlighting" Verfahren.
Bearbeiten und Verwalten
Erstellen Sie direkt in einer inPoint Kundenakte ein Dokument und verwenden Sie die integrierte Vorlagenbibliothek. Wordvorlagen können so konfiguriert werden, dass diese mit Daten aus der Vorgangsakte (z.B. Auftragsnummer) befüllt werden. Dies bedeutet mehr Sicherheit und Zeitersparnis im Tagesgeschäft.
Verschiedene Dokumententypen können via Drag & Drop oder automatisch mittels Zuordnungsassistent in der jeweiligen inPoint Kundenakte abgelegt werden. Zugriffsrechte lassen sich bis auf Dokumentenebene regeln, da diese auf dem Microsoft ActiveDirectory System aufsetzen.
Zusammenhänge von Sachverhalten schlüssig darstellen
Im Sinne der Beweiserbringung bzw. Schuldbefreiung, oder auch einfach nur der besseren Übersicht wegen, kann die Beziehung einzelner Dokumente zueinander in Listenform und graphisch dargestellt werden, - auch auftragsübergreifend.
Mit dieser Funktion lassen sich Zusammenhänge von Sachverhalten schlüssig darstellen. Die Verknüpfung geschieht bei E-Mails automatisch oder manuell durch Anwender*innen.
Offline auf Dokumente zugreifen
Die inPoint DMS Offline Funktion versetzt autorisierte Mitarbeiter*innen in die Lage, am Firmenserver abgelegte inPoint Kundenakte auf ein Notebook zu kopieren. Mitarbeiter*innen im Außeneinsatz haben auf diesem Weg wichtige Geschäftsdokumente zur Hand, auch wenn keine Internetverbindung zur Verfügung steht.
Unterwegs geänderte Dokumente werden später, unter Beachtung eventueller Versionskonflikte, am zentralen inPoint Server synchronisiert.
Digitale Kundenakte
Herausforderung
- Kein mobiler Zugriff auf Kundeninformationen
- Fristen werden versäumt
- Kundenbezogene Dokumente und Kommunikation sind schwer auffindbar
- Keine einheitliche, abteilungsübergreifende Ablagestruktur
- Zeitaufwendiges zusammenführen aller Kundeninformationen
- Die Angebots- und Fristenverwaltung ist zeitaufwendig und bindet Ressourcen
- Kein abteilungsübergreifender Zugriff
- Unterschiedliche Ablagegewohnheiten
- Zeitaufwendige Zuordnung von Kundendokumenten
- Änderungen durch Teammitglieder sind oft schwer nachvollziehbar
- Informationsverlust durch unterschiedliche Dokumentenversionen und parallele Ablagestrukturen
- Verzögerungen bei Geschäftsabläufen
- Hybride Arbeitsplätze
Digitale Kundenakte
Unsere Lösung
Vor der Einführung einer digitalen Kundenakte beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlose Erstberatung.
- Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre Kundenverwaltungsprozesse.
- Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter*innen in der Kundenbetreuung.
- Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
Digitale Kundenakte
Ihr Nutzen
- Flexibilität durch mobilen Zugriff
- Qualitätssteigerung im Tagesgeschäft durch transparente Zusammenführung aller Kunden- und Auftragsinformationen
- Steigerung der Mitarbeiter*innen- und Kundenzufriedenheit
- Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente
- Entlastung von Mitarbeitern*innen in der Kundenverwaltung
- Zeitersparnis durch effiziente Teamarbeit
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
- Übersichtliche und abteilungsübergreifende Darstellung von Kundendokumenten
- Hohe Mitarbeiterakzeptanz durch Microsoft Office Standards
- Beweiserbringung durch schlüssige Darstellung von Sachverhalten
- Schnelle Wiederauffindbarkeit aller kundenbezogener Informationen
- Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
- Entwicklung und Support in Österreich
