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Kundenakte

Dokumentenmanagement

Kundenakte

  • Organisierte Ablage 
  • Effiziente Teamarbeit
  • Mobiler Zugriff
Mit der inPoint Kundenakte behalten Sie den Überblick über alle Kundendokumente, Informationen und Kommunikation. Dies ermöglicht eine zentrale und abteilungsübergreifende Verwaltung aller Dokumente und Dateien. Schnittstellen zu bestehenden Systemen schützen bereits getätigte Investitionen.

Herausforderung

Zentrale Bereitstellung kundenbezogener Dokumente und Informationen.

Herausforderung

Lösung

Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung für digitale Kundenakte.

Lösung

Nutzen

Erhöhung der Effizienz und Kundenzufriedenheit.

Nutzen
ESCAT Herausforderung

Digitale Kundenakte

Herausforderung

  • Kein mobiler Zugriff auf Kundeninformationen
  • Fristen werden versäumt
  • Kundenbezogene Dokumente und Kommunikation sind schwer auffindbar
  • Keine einheitliche, abteilungsübergreifende Ablagestruktur 
  • Zeitaufwendiges zusammenführen aller Kundeninformationen 
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  • Die Angebots- und Fristenverwaltung ist zeitaufwendig und bindet Ressourcen
  • Kein abteilungsübergreifender Zugriff 
  • Unterschiedliche Ablagegewohnheiten
  • Zeitaufwendige Zuordnung von Kundendokumenten
  • Änderungen durch Teammitglieder sind oft schwer nachvollziehbar
  • Informationsverlust durch unterschiedliche Dokumentenversionen und parallele Ablagestrukturen
  • Verzögerungen bei Geschäftsabläufen
  • Hybride Arbeitsplätze 
ESCAT Lösung

Digitale Kundenakte

Unsere Lösung

Produkte gibt es unzählige. Arbeiten wir gemeinsam an der Lösung!

Vor der Einführung einer digitalen Kundenakte beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlose Erstberatung.

Erstberatung anfragen

  • Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre Kundenverwaltungsprozesse.
  • Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter*innen in der Kundenbetreuung.
  • Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
Mehr anzeigen

inPoint Kundenakte führt Dokumente, Dateien und Kommunikation in einer digitalen Kundenakte zusammen und bildet eine Klammer über alle vorgangsbezogenen Dokumente (wie Anfragen, Notizen, Gesprächsprotokolle, Angebote, Ausschreibungstexte, E-Mails u.v.m.), unabhängig womit Dokumente erstellt wurden und über welche Quellen diese das Unternehmen erreichen.

Die Ablage von Dokumenten erfolgt manuell via Drag & Dop und automatisch über Import-Schnittstellen. Versendete E-Mails können automatisch in der betreffenden Kunden- oder Vorgangsakte abgelegt werden. Werden Dokumente neu eingestellt, erhält der zuständige Sachbearbeiter automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung. Dies gestaltet Ihren Geschäftsalltag rationell und verbessert die Beziehung zu Ihren Kunden.

ESCAT Nutzen

Digitale Kundenakte

Ihr Nutzen

  • Flexibilität durch mobilen Zugriff
  • Qualitätssteigerung im Tagesgeschäft durch transparente Zusammenführung aller Kunden- und Auftragsinformationen 
  • Steigerung der Mitarbeiter*innen- und Kundenzufriedenheit
  • Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente
  • Entlastung von Mitarbeitern*innen in der Kundenverwaltung
Mehr anzeigen
  • Zeitersparnis durch effiziente Teamarbeit
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
  • Übersichtliche und abteilungsübergreifende Darstellung von Kundendokumenten
  • Hohe Mitarbeiterakzeptanz durch Microsoft Office Standards
  • Beweiserbringung durch schlüssige Darstellung von Sachverhalten
  • Schnelle Wiederauffindbarkeit aller kundenbezogener Informationen
  • Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
  • Entwicklung und Support in Österreich

inPoint DMS | Kundenakte

Hauptmerkmale

Dokumentenmangement_Übersicht

Übersicht

  • Alle kundenbezogenen Dokumente und Dateien zentral an einem Ablageort
  • Einfache und sicheren Verwaltung von Kundenunterlagen
  • Strukturierte Ablage versehen mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows
  • Vollständiger Überblick über alle Kundendokumente und Kommunikation 
  • Integriertes Berichtswesen
Digitalisierung Automatische Datenextraktion

Anbindung

  • Strukturierte und übersichtliche Stammdatenverwaltung
  • Bidirektionale Anbindung an Drittsysteme (ERP, Warenwirtschaftssystem u.v.m.)
  • Automatisierte Zuordnung und Ablage von E-Mails und Dokumenten zu einem Geschäftsfall
  • On-Premise oder Cloud
Kundenakte

Produktivität

  • Sichere Termin-, Angebots- und Fristenverwaltung
  • Effiziente Teamarbeit und Zugriffsrechte auf Dokumentenebene
  • Schnelles Suchen und Finden von Kundenunterlagen (Volltextsuche)
  • Vermeidung von Mehrfachablage
  • Transparenz durch Nachvollziehbarkeit von Änderungen
  • Revisionssicherheit
  • Entlastung von Mitarbeitern*innen in der Kundenverwaltung

inPoint DMS | Kundenakte

Weitere Merkmale

Neue Vorgangsakte anlegen

Das Anlegen einer Vorgangsakte zu einem Kunden ist denkbar einfach. Ein vorbereitetes Aktenformular ausfüllen und inPoint DMS legt automatisch eine leere Kundenakte mit allen erforderlichen Unterregistern an. 

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Die Aktenstruktur lässt sich an die eigene vertraute Organisation anpassen, sodass Mitarbeiter*innen sofort produktiv mit inPoint Kundenakte arbeiten können.

Stammdatenverwaltung

Daten zählen zu den wertvollsten Assets Ihres Unternehmens. Deshalb ist in die inPoint Kundenakte auch ein Adressbuch integriert. 

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Neben dem Standardimport über XLS/CSV Dateien, besteht auch optional die Möglichkeit das Adressenmaterial periodisch über Drittsysteme (z.B. ERP System) zu aktualisieren. Zusätzliche Felder können in der inPoint Kundenakte mit wenigen Klicks durch die vorbereiteten Freifelder selbst integriert und aktiviert werden. Alle Stammdaten (Adressen und zugehörige Kontakte) können zudem als XLS/CSV Tabelle exportiert werden.

Dokumente scannen und automatisiert zuordnen

Mittels geeigneter Multifunktionsgeräten steht die Möglichkeit offen, Dokumente direkt in eine inPoint Kundenakte zu scannen.

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Wählen Sie am Bedienerpaneel des Multifunktionsgerätes den Kunden, Geschäftsfall und Dokumententyp z.B. Angebote, Rechnungen und Schriftverkehr, - dann Startknopf betätigen und das gescannte Dokument wird umgehend in der inPoint Kundenakte abgelegt. Zusätzlich wird der Ablage/Indizierungsvorgang durch Barcode Technologie unterstützt. Zuständige Anwender*innen erhalten danach eine E-Mail Verständigung mit Link zum neuen Dokument in der inPoint Kundenakte.

Kundenakte finden, markieren und anzeigen

Navigieren Sie durch die hierarchisch aufgebaute Aktenstruktur und nutzen Sie Suchformulare oder die integrierte Volltextsuche, um eine spezielle Kundenakte oder Dokumente zu finden. 

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In bestimmten Phasen benötigen Sie manche Auftragsunterlagen täglich? Markieren Sie einfach diese Kundenakte als Favoriten für einen schnellen Zugriff ohne vorherige Suche. Meist genügt ein kurzer Blick in ein Dokument. Mit dem integrierten inPoint DocPreview Monitor können Anwender*innen Dokumente auch dann ansehen, wenn die erforderliche Software (z.B. MS Office) nicht am Rechner installiert ist. Optional vergleicht inPoint Kundenakte zwei Dokumentenversionen und markiert geänderte Stellen im "highlighting" Verfahren.

Bearbeiten und Verwalten

Erstellen Sie direkt in einer inPoint Kundenakte ein Dokument und verwenden Sie die integrierte Vorlagenbibliothek. Wordvorlagen können so konfiguriert werden, dass diese mit Daten aus der Vorgangsakte (z.B. Auftragsnummer) befüllt werden. Dies bedeutet mehr Sicherheit und Zeitersparnis im Tagesgeschäft.

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Verschiedene Dokumententypen können via Drag & Drop oder automatisch mittels Zuordnungsassistent in der jeweiligen inPoint Kundenakte abgelegt werden. Zugriffsrechte lassen sich bis auf Dokumentenebene regeln, da diese auf dem Microsoft ActiveDirectory System aufsetzen.

Zusammenhänge von Sachverhalten schlüssig darstellen

Im Sinne der Beweiserbringung bzw. Schuldbefreiung, oder auch einfach nur der besseren Übersicht wegen, kann die Beziehung einzelner Dokumente zueinander in Listenform und graphisch dargestellt werden, - auch auftragsübergreifend.

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Mit dieser Funktion lassen sich Zusammenhänge von Sachverhalten schlüssig darstellen. Die Verknüpfung geschieht bei E-Mails automatisch oder manuell durch Anwender*innen.

Offline auf Dokumente zugreifen

Die inPoint DMS Offline Funktion versetzt autorisierte Mitarbeiter*innen in die Lage, am Firmenserver abgelegte inPoint Kundenakte auf ein Notebook zu kopieren. Mitarbeiter*innen im Außeneinsatz haben auf diesem Weg wichtige Geschäftsdokumente zur Hand, auch wenn keine Internetverbindung zur Verfügung steht.

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Unterwegs geänderte Dokumente werden später, unter Beachtung eventueller Versionskonflikte, am zentralen inPoint Server synchronisiert.

DMS Digitale Kundenakte Funktion
Inpoint Kundenakte_screen1
Inpoint Kundenakte_screen2

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inPoint DMS | Dokumentenmanagement

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