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2-teilige Blogserie

Microsoft Teams - Ablage und Datensicherheit Teil 1: Herausforderungen

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2-teilige Blogserie "Microsoft Teams - Ablage und Datensicherheit", Teil 1: „Herausforderungen“, Teil 2: „Sichere Archivierung von Inhalten und Kommunikation

 

Die Bereitstellung neuer IT- und Softwarelösungen, die Umstellung auf moderne Arbeitsweisen und die Schaffung zukunftssicherer digitaler Arbeitsplätze stellen Unternehmen vor weitere Herausforderungen.

Ein wichtiger Bestandteil des Modern Workplaces ist die Einführung von Lösungen zur digitalen und kollaborativen Zusammenarbeit. Diese Systeme haben in den letzten Jahren eine beschleunigte Entwicklung erfahren und sind mittlerweile durch die Zunahme von hybriden Arbeitsplatzmodellen im Büroalltag unverzichtbar geworden. Ein weit verbreitetes Kollaboration-Tool ist Microsoft Teams.

 

Datensicherheit und Datenverwaltung

Auch wenn Microsoft bei Themen wie Datenschutz und die damit verbundene Datenspeicherung aus europäischer Sicht Fortschritte macht, reichen die Bemühungen aktuell noch nicht aus. Weitere Details dazu finden Sie in diesem Artikel (Link: >>Datenschutzkonferenz). 

Eine weiterer Fokus sollte auf nachhaltige und sichere Archivierung relevanter Kommunikationsinhalte gelegt werden. 
Die Daten werden in der Microsoft Cloud gespeichert und sind im eigenem Firmenarchiv nicht oder nur teilweise verfügbar. Dies erschwert die Beweiserbringung, Wiederauffindbarkeit und Nachvollziehbarkeit bereits getroffener Vereinbarungen, insbesondere bei Projekten mit mehreren Beteiligten und unterschiedlicher Projektteilnahme.

Auch gesetzliche Vorgaben der Datenhaltung und interne Compliance-Richtlinien werden nur teilweise erfüllt.
Was passiert mit den Daten in der Cloud? Werden sie weiterverwendet, gelöscht, analysiert, …?

 

Lösung: Zentrale Ablage und Verwaltung der gesamten Microsoft Teams Kommunikation (Chats, Daten und Dateien)

Durch eine zentrale Erfassung und revisionssichere Archivierung der gesamten internen und externen MS-Teams-Kommunikation behalten Sie die Datenhoheit. Somit bleiben relevante Kommunikationsinhalte (egal ob geschriebener Inhalt (Chat) oder übermittelte Dateien) aus Microsoft Teams in einem zentralen Firmenarchiv erhalten.

Bei Bedarf können diese durch eine volltextindizierte Suche, beispielsweise in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), wieder gefunden bzw. einzelnen Projekten zugeordnet werden. Dies bringt Transparenz und macht Prozesse auch für nicht am Projekt beteiligte Personen nachvollziehbar. Zudem vereinfacht eine zentrale Ablage im Bedarfsfall auch die Beweiserbringung

Wie ein modernes Archivierungstool Sie unterstützen kann, erfahren Sie im Folgeartikel unserer 2-teiligen Blogserie, auf unserer Website unter Sichere Microsoft Teams Archivierung und bei ESCAT, Ihrem verlässlichen Partner für alle Agenden rund um Dokumentenmanagement, Managed Print Services und Digitalisierung. Von der Planung und Konzeption über die Implementierung bis zur laufenden Optimierung stehen Ihnen unsere Expert*innen zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt Sie ESCAT bei der Digitalisierung von Dokumenten und Automatisierung von Geschäftsprozessen nach aktuellen Standards. 

Für weiterführende Informationen, Beratungen und Terminvereinbarungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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