ESCAT Schrittweise Ausrollung von inPoint DMS

Dokumentenmanagement 18.05.2022

Schrittweise Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems dank modularem Aufbau von inPoint DMS

Blogartikel jetzt teilen!

Im letzten Blogbeitrag „Was ist bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zu beachten?“ wurden die Herausforderungen und Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) beleuchtet. Vertiefend stellen wir hier den modularen Aufbau von inPoint DMS vor und erläutern, wie dies die schrittweise Ausrollung eines Dokumentenmanagementsystems in Ihrem Unternehmen vereinfachen könnte. 

 

Die Herausforderung bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems


In Zeiten zunehmender Digitalisierung wurden in vielen Unternehmen in den letzten Jahren neue Softwarelösungen für einzelne Bereiche oder abteilungsübergreifend für das gesamte Unternehmen eingeführt. Eine große Herausforderung ist hierbei Mitarbeiter*innen für neue Systeme zu begeistern, da der langfristige Nutzen zu Beginn oft nicht gleich erkannt wird und dies auch immer eine Umstellung von bestehenden Arbeitsprozessen bedeutet. Mitarbeiterakzeptanz ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. 

 

Lösung: Schrittweise Implementierung eines DMS


Unsere Empfehlung ist eine schrittweise Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, ausgehend von einzelnen Fachabteilungen. Durch den modularen Aufbau bietet inPoint DMS genau diese Möglichkeit. Je nach Bedarf, können weitere Module in die Basissoftware von inPoint DMS integriert werden. Das DMS kann schrittweise zu einem abteilungsübergreifenden Dokumentenmanagementsystem ausgebaut werden oder bei Bedarf auch als „Stand-alone-Lösung“ für einzelne Fachabteilungen und Bereiche genutzt werden.


Ist die Ausrollung in den ausgewählten Abteilungen erfolgreich und wird der langfristige Nutzen bei den beteiligten Mitarbeitern*innen erkannt, kann man auf ein „Best Pratice“ Beispiel im eigenen Unternehmen zurückgreifen, was die Argumentation für eine erweiterte Ausrollung in andere Unternehmensbereiche erleichtert. Dies führt auch unweigerlich zu einer gesteigerten Mitarbeiterakzeptanz und bietet die Chance, dass involvierte Mitarbeiter*innen Ihre positiven Erfahrungen mit anderen Abteilungen teilen und Kolleg*innen motivieren. Im besten Fall wird eine Dokumentenmanagementlösung aktiv von anderen Abteilungen gefordert. Gewonnene Erkenntnisse können somit auch bei der Umsetzung weiterer DMS Module genutzt werden.

 

Nutzen einer modularen DMS Einführung


Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bietet viele Vorteile. Nochmals erwähnen wir explizit die Mitarbeiterentlastung, die langfristige Zeit- und Kosteneinsparung, die Steigerung von Effizienz und Kundenzufriedenheit u.v.m. (siehe auch unseren Blogbeitrag „10 Vorteile eines DMS“)


Know-How-Aufbau


Durch die modulare Einführung oder die schrittweise Einführung in einzelnen Fachabteilungen bauen beteiligte Mitarbeiter*innen wertvolles Wissen auf und sammeln mit jedem Modul Erfahrungen. Dementsprechend können darauffolgende Module effizienter, ressourcenschonender und schneller implementiert werden. Gleichzeitig werden mögliche Fehler nicht wiederholt und die Qualität gesteigert. Darüber hinaus lernt der externe Partner Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse besser kennen und kann seine Tätigkeiten individueller auf Sie ausrichten.

 

Theorie und Praxis


Theorie und Praxis stimmen erfahrungsgemäß nicht immer überein. Auch bei guter Vorbereitung, ergeben sich in der Praxis meist neue Erkenntnisse, die man im Vorfeld nicht bedacht hat. Das schafft oft Stress und Unzufriedenheit. Auch aus diesem Gedanken heraus ist es empfehlenswert mit einer Abteilung oder einem Fachbereich zu beginnen und die gewonnen Erfahrungswerte bei einer Ausweitung auf andere Unternehmensbereiche einfließen zu lassen.

 

Verteilung von Zeit und Budget


Durch die modulare Ausrollung des Dokumentenmanagementsystems strecken Sie die benötigte Zeit und die Investition auf einen längeren Zeitraum. Dies reduziert den erhöhten Personalaufwand, genauso wie die einmalige finanzielle Belastung.

 

Zusammengefasst


Werden Module nach und nach im Unternehmen eingeführt, nutzt man die Chance keine übermotivierten Entscheidungen zu treffen. Zudem erlangt man unter Umständen im Laufe der schrittweisen Umsetzung die Erkenntnis, dass der vorhandene Grad der DMS-Ausrollung bereits ausreichend ist.

 

Die ESCAT Dokumentenmanagement GmbH ist Ihr verlässlicher Partner für alle Agenden rund um Dokumentenmanagement. Von der Planung und Konzeption über die Implementierung bis zur laufenden Optimierung stehen Ihnen unsere Expert*innen zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt Sie ESCAT bei der Digitalisierung von Dokumenten nach aktuellen Standards, sowie der Umsetzung moderner Managed Print Services. 

Für weiterführende Informationen, Beratungen und Terminvereinbarungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
 

 

Kontakt