Dokumentenmanagement

Digitale Immobilien Objektverwaltung

Effizientes Objektmanagement
Verwaltungsaufwand reduzieren
Mobiler Zugriff

Softwarelösung für mehr Effizienz im Immobilien- und Objektmanagement. Planung, Bearbeitung und komplette Dokumentation von Immobilien und Objekten.

Herausforderung

Die Verwaltung von Objekten ist aufwendig und bindet wertvolle Ressourcen.

Herausforderung

Lösung

Planung und Bearbeitung von dokumentengetriebener Vorgänge rund um Wohn- und Gewerbeimmobilien optimieren.

Lösung

Nutzen

Verwaltungsaufwand reduzieren und Effizienz bei der Objektverwaltung steigern.

Nutzen

Digitale Immobilien Objektverwaltung

Herausforderung

Übergabe von Miet- oder Kaufobjekten
Einhaltung von verbindlichen Fristen und Übergabeterminen
Unterlagen und Verträge müssen elektronisch zur Verfügung gestellt werden (Kaufvertrag, Mietvertrag, Kautionen)
Hoher Verwaltungsaufwand auch bei kleinen Objekten
Objektbezogene Dokumente und Kommunikation sind schwer auffindbar

Unterschiedliche Dokumentenversionen und parallele Ablagestrukturen
Feststellung und Dokumentation von Gefahrenquellen
Transparente Beweisführung im Schadensfall
Lückenlose Zuordnung von Objekt- und Gemeinkosten
Änderungen durch Teammitglieder sind oft schwer nachvollziehbar
Verschiedene Objektinformationen müssen zusammengeführt werden
Benötigte Informationen stehen oft nicht zeitnah zur Verfügung
Bei Sanierungs- und Reparaturarbeiten im Innen- und Außenbereich müssen Objektdaten den Handwerkern temporär zur Verfügung gestellt werden
Zeitaufwendige Terminierung, Koordination und Verständigung von externen Dienstleistern u.a. Handwerker, Sachverständige, Notdienste und Reinigungsfirmen
Zur Schadensabwicklung benötigt die Versicherung eine lückenlose Dokumentation
Prüfung von Garantieansprüchen im Innen- und Außenbereich
DSGVO Vorschriften müssen berücksichtigt werden

Digitale Immobilien Objektverwaltung

Unsere Lösung

Produkte gibt es unzählige. Arbeiten wir gemeinsam an der Lösung!

Vor der Einführung einer digitalen Immobilien Objektverwaltung beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlose Erstberatung.

Erstberatung anfragen

Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre digitalen Immobilien- und Objektverwaltungsprozesse.
Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter*innen in der Verwaltung.
Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.

inPoint Objektverwaltung unterstützt Ihre Organisation bei der Planung und Bearbeitung dokumentengetriebener Vorgänge rund um Wohn- und Gewerbeimmobilien und stellt eine wertvolle Ergänzung zu datenbasierenden Facilitymanagement Systemen dar.

Digitale Immobilien Objektverwaltung

Ihr Nutzen

Kostenersparnis durch Einhalten von Fristen
Bessere Planung von periodischen und außerordentlichen Einsätzen
Einfacher Überblick über Zeit- und Kostenrahmen
Reduktion administrativer Aufwände und Fehlerquellen
Sicheres und schnelles Einbinden/Einarbeiten neuer Mitarbeiter*innen im Innen- und Außendienst

Schnelles Auffinden von Dokumenten, Dateien und E-Mails und volltextindizierte Ablage
Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente und Berechtigungsvergaben
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
Mehr Planungssicherheit durch GEO Funktionen
Vermeidung von Mehrfachablage
Beweiserbringung durch schlüssige Darstellung von Sachverhalten
Zeitersparnis durch effiziente Teamarbeit
Mobiler Zugriff auf Objektdokumente
Entwicklung und Support in Österreich

inPoint DMS | Immobilien Objektverwaltung

Hauptmerkmale

Übersicht

Alle Dokumente und Dateien zu Objekten zentral an einem Ablageort
Einfache und sichere Verwaltung von Immobilien
Strukturierte Ablage versehen mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows
Georeferenzierten Map-Ansicht – für Ihr gesamtes Objekt, Stockwerk oder eine Einheit
Vollständiger Überblick über alle Dokumente und Kommunikation
Zusammenführung aller Informationen aus unterschiedlichen Systemen auf einer übersichtlichen, webbasierten Plattform

Mobilität & Funktion

Mobiler und abteilungsübergreifender Zugriff
Formular-, Geo- und Volltextsuche
Mobile Verwaltung von Objekte-Stockwerke-Tops/Einheiten mit allen Detaildaten
Erhalten Sie georeferenzierte vor Ort- Informationen in Echtzeit, ohne Medienbrüche und völlig revisionssicher
Befristeter oder temporäre Zugriffsrechte für Mitarbeiter*innen oder externer Partner
Effiziente Fristenverwaltung und Wiedervorlage
On-Premise / Cloud (SaaS, PaaS)

Produktivität

Ordnen Sie Dokumente mühelos Projekten, Orten oder Themen zu
Arbeiten Sie im Team oder in teamübergreifenden Prozessen
Teilen Sie Aufgaben zu, stellen Sie Dokumente zur Verfügung und nutzen Sie von Ihnen vorgegebene Freigabeprozesse
Teammitglieder werden rechtzeitig über Änderungen informiert
Generieren Sie Verträge aus Ihren Stammdaten, lassen Sie sich an Fristen erinnern
Flexible Anbindung an vorhandene Systeme (u.a. ERP, CRM, Branchensoftware)
Datenmigration aus bestehenden Lösungen
Multiclientstrategie

inPoint DMS | Immobilien Objektverwaltung

Weitere Merkmale

Dokumenten- und Korrespondenzverwaltung

Neben der zentralen Dokumenten- und Korrespondenzverwaltung werden viele Routinevorgänge mit inPoint Objektverwaltung digital organisiert. inPoint Objektverwaltung unterstützt Sie bei der Optimierung Ihres Tagesgeschäfts.

Das integrierte Berichtswesen liefert auf Knopfdruck Informationen über Fristen und Vorgänge.

Mobiler Zugriff

inPoint Objektverwaltung kann stationär auf PC, Notebook und mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets genutzt werden.

Interaktive Gebäude Grundrisspläne unterstützen Ihren Außendienst und beauftragte Dienstleister beim Auffinden und Warten von gesuchten Objekten und Elementen.

Auswertung

Erstellung Sie Ihre eignen Reports für Controllingaufgaben, nutzen Sie individuelle Dashboards, um immer up-to-date zu sein. Arbeiten Sie mit Informationen und Dokumenten, die logisch der Aufgabenstellung zugeordnet sind oder mit der intelligenten Vollindexsuche neue Informationsverknüpfungen möglich machen.

Mit der MS-Office Integration verknüpfen Sie InPoint Objektverwaltung einfach und kompakt mit Outlook und Ihren bevorzugten Anwendungen.

Periodische Termine planen

Terminisieren Sie einmalige Wartungsaufgaben oder wiederkehrende, behördlich vorgeschriebene Überprüfungen (ÖNORM B 1300/1301).

Stellen Sie auf der Map-Ansicht Aufgaben regional dar und sparen Sie sich unnötigen Zeitaufwand bei Wartungs- und Kontrollarbeiten oder Besichtigungen.

Mehr Planungssicherheit durch GEO Funktionen

Im GIS Register (ESRI, ArcGIS) des Dashboards werden die Fotos zum gewählten Standort direkt in der Karte markiert.

Zusatzinformationen zu jedem PIN lassen sich einblenden und nach dem Aufruf ‚Vorschau‘ wird das dahinter liegende Foto angezeigt. Unterordner verwalten auf übersichtliche Weise komplexe Standort- und Projekt Strukturen.

Vermeiden Sie Medienbrüche

Führen Sie zusammen, was zusammengehört. Die digitale Infrastruktur Akte wird automatisch mit Informationen und Dokumenten aus Ihren Drittsystemen (.z.B. ERP, GIS, CRM) befüllt und aktuell gehalten.

Integrieren Sie Ihre umfangreichen Fotobestände die bislang auf Fileservern brach lagen. Binden Sie die komplette E-Mail Korrespondenz ein und arbeiten sie immer mit den aktuellsten Office Projekt Dokumenten.