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DMS-Immobilienverwaltung

Dokumentenmanagement

Digitale Immobilien Objektverwaltung

  • Effizientes Objektmanagement
  • Verwaltungsaufwand reduzieren
  • Mobiler Zugriff
Softwarelösung für mehr Effizienz im Immobilien- und Objektmanagement. Planung, Bearbeitung und komplette Dokumentation von Immobilien und Objekten.

Herausforderung

Die Verwaltung von Objekten ist aufwendig und bindet wertvolle Ressourcen.

Herausforderung

Lösung

Planung und Bearbeitung von dokumentengetriebener Vorgänge rund um Wohn- und Gewerbeimmobilien optimieren.

Lösung

Nutzen

Verwaltungsaufwand reduzieren und Effizienz bei der Objektverwaltung steigern.

Nutzen
ESCAT Herausforderung

Digitale Immobilien Objektverwaltung

Herausforderung

  • Übergabe von Miet- oder Kaufobjekten
  • Einhaltung von verbindlichen Fristen und Übergabeterminen
  • Unterlagen und Verträge müssen elektronisch zur Verfügung gestellt werden (Kaufvertrag, Mietvertrag, Kautionen)
  • Hoher Verwaltungsaufwand auch bei kleinen Objekten
  • Objektbezogene Dokumente und Kommunikation sind schwer auffindbar
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  • Unterschiedliche Dokumentenversionen und parallele Ablagestrukturen
  • Feststellung und Dokumentation von Gefahrenquellen
  • Transparente Beweisführung im Schadensfall
  • Lückenlose Zuordnung von Objekt- und Gemeinkosten
  • Änderungen durch Teammitglieder sind oft schwer nachvollziehbar
  • Verschiedene Objektinformationen müssen zusammengeführt werden
  • Benötigte Informationen stehen oft nicht zeitnah zur Verfügung
  • Bei Sanierungs- und Reparaturarbeiten im Innen- und Außenbereich müssen Objektdaten den Handwerkern temporär zur Verfügung gestellt werden
  • Zeitaufwendige Terminierung, Koordination und Verständigung von externen Dienstleistern u.a. Handwerker, Sachverständige, Notdienste und Reinigungsfirmen
  • Zur Schadensabwicklung benötigt die Versicherung eine lückenlose Dokumentation
  • Prüfung von Garantieansprüchen im Innen- und Außenbereich
  • DSGVO Vorschriften müssen berücksichtigt werden
ESCAT Lösung

Digitale Immobilien Objektverwaltung

Unsere Lösung

Produkte gibt es unzählige. Arbeiten wir gemeinsam an der Lösung!

Vor der Einführung einer digitalen Immobilien Objektverwaltung beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlose Erstberatung.

Erstberatung anfragen

  • Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre digitalen Immobilien- und Objektverwaltungsprozesse.
  • Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter*innen in der Verwaltung.
  • Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
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inPoint Objektverwaltung unterstützt Ihre Organisation bei der Planung und Bearbeitung dokumentengetriebener Vorgänge rund um Wohn- und Gewerbeimmobilien und stellt eine wertvolle Ergänzung zu datenbasierenden Facilitymanagement Systemen dar.

ESCAT Nutzen

Digitale Immobilien Objektverwaltung

Ihr Nutzen

  • Kostenersparnis durch Einhalten von Fristen
  • Bessere Planung von periodischen und außerordentlichen Einsätzen
  • Einfacher Überblick über Zeit- und Kostenrahmen
  • Reduktion administrativer Aufwände und Fehlerquellen
  • Sicheres und schnelles Einbinden/Einarbeiten neuer Mitarbeiter*innen im Innen- und Außendienst
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  • Schnelles Auffinden von Dokumenten, Dateien und E-Mails und volltextindizierte Ablage 
  • Sicherheit durch verschlüsselte Ablage hypersensibler Dokumente und Berechtigungsvergaben
  • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (u.a. DSGVO)
  • Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
  • Mehr Planungssicherheit durch GEO Funktionen
  • Vermeidung von Mehrfachablage
  • Beweiserbringung durch schlüssige Darstellung von Sachverhalten
  • Zeitersparnis durch effiziente Teamarbeit
  • Mobiler Zugriff auf Objektdokumente
  • Entwicklung und Support in Österreich

inPoint DMS | Immobilien Objektverwaltung

Hauptmerkmale

Zentrale Ablage dms

Übersicht

  • Alle Dokumente und Dateien zu Objekten zentral an einem Ablageort 
  • Einfache und sichere Verwaltung von Immobilien 
  • Strukturierte Ablage versehen mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows
  • Georeferenzierten Map-Ansicht – für Ihr gesamtes Objekt, Stockwerk oder eine Einheit
  • Vollständiger Überblick über alle Dokumente und Kommunikation 
  • Zusammenführung aller Informationen aus unterschiedlichen Systemen auf einer übersichtlichen, webbasierten Plattform
Immobilien Objekt Übergabe Digital DMS

Mobilität & Funktion

  • Mobiler und abteilungsübergreifender Zugriff 
  • Formular-, Geo- und Volltextsuche
  • Mobile Verwaltung von Objekte-Stockwerke-Tops/Einheiten mit allen Detaildaten
  • Erhalten Sie georeferenzierte vor Ort- Informationen in Echtzeit, ohne Medienbrüche und völlig revisionssicher
  • Befristeter oder temporäre Zugriffsrechte für Mitarbeiter*innen oder externer Partner 
  • Effiziente Fristenverwaltung und Wiedervorlage
  • On-Premise / Cloud (SaaS, PaaS)
DMS-Immobilienverwaltung

Produktivität

  • Ordnen Sie Dokumente mühelos Projekten, Orten oder Themen zu
  • Arbeiten Sie im Team oder in teamübergreifenden Prozessen
  • Teilen Sie Aufgaben zu, stellen Sie Dokumente zur Verfügung und nutzen Sie von Ihnen vorgegebene Freigabeprozesse
  • Teammitglieder werden rechtzeitig über Änderungen informiert
  • Generieren Sie Verträge aus Ihren Stammdaten, lassen Sie sich an Fristen erinnern
  • Flexible Anbindung an vorhandene Systeme (u.a. ERP, CRM, Branchensoftware)
  • Datenmigration aus bestehenden Lösungen
  • Multiclientstrategie

inPoint DMS | Immobilien Objektverwaltung

Weitere Merkmale

Dokumenten- und Korrespondenzverwaltung

Neben der zentralen Dokumenten- und Korrespondenzverwaltung werden viele Routinevorgänge mit inPoint Objektverwaltung digital organisiert. inPoint Objektverwaltung unterstützt Sie bei der Optimierung Ihres Tagesgeschäfts.

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Das integrierte Berichtswesen liefert auf Knopfdruck Informationen über Fristen und Vorgänge.

Mobiler Zugriff

inPoint Objektverwaltung kann stationär auf PC, Notebook und mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets genutzt werden.

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Interaktive Gebäude Grundrisspläne unterstützen Ihren Außendienst und beauftragte Dienstleister beim Auffinden und Warten von gesuchten Objekten und Elementen.

Auswertung

Erstellung Sie Ihre eignen Reports für Controllingaufgaben, nutzen Sie individuelle Dashboards, um immer up-to-date zu sein. Arbeiten Sie mit Informationen und Dokumenten, die logisch der Aufgabenstellung zugeordnet sind oder mit der intelligenten Vollindexsuche neue Informationsverknüpfungen möglich machen.

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Mit der MS-Office Integration verknüpfen Sie InPoint Objektverwaltung einfach und kompakt mit Outlook und Ihren bevorzugten Anwendungen.

Periodische Termine planen

Terminisieren Sie einmalige Wartungsaufgaben oder wiederkehrende, behördlich vorgeschriebene Überprüfungen (ÖNORM B 1300/1301).

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Stellen Sie auf der Map-Ansicht Aufgaben regional dar und sparen Sie sich unnötigen Zeitaufwand bei Wartungs- und Kontrollarbeiten oder Besichtigungen.

Mehr Planungssicherheit durch GEO Funktionen

Im GIS Register (ESRI, ArcGIS) des Dashboards werden die Fotos zum gewählten Standort direkt in der Karte markiert. 

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Zusatzinformationen zu jedem PIN lassen sich einblenden und nach dem Aufruf ‚Vorschau‘ wird das dahinter liegende Foto angezeigt. Unterordner verwalten auf übersichtliche Weise komplexe Standort- und Projekt Strukturen.

Vermeiden Sie Medienbrüche

Führen Sie zusammen, was zusammengehört. Die digitale Infrastruktur Akte wird automatisch mit Informationen und Dokumenten aus Ihren Drittsystemen (.z.B. ERP, GIS, CRM) befüllt und aktuell gehalten. 

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Integrieren Sie Ihre umfangreichen Fotobestände die bislang auf Fileservern brach lagen. Binden Sie die komplette E-Mail Korrespondenz ein und arbeiten sie immer mit den aktuellsten Office Projekt Dokumenten.

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inpoint DMS Software Objektverwaltung
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Infrastruktur Daten Management

Erstellung, Freigabeprozesse, Fristenverwaltung und laufende Wartung von komplexen Vertragswerken.

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