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Dokumentenmanagement_Infrastrukturmanagement

Dokumentenmanagement

Digitales Infrastruktur Daten Management

  • Effiziente Dokumentenverwaltung
  • Reduzierte Informationsrecherche
  • Mobiler Zugriff
Softwarelösung zur sicheren und effizienten Dokumentenverwaltung. Alle Projektdokumente und Informationen werden zentral zusammengeführt und verwaltet.

Herausforderung

Dokumente und Dateien sind schwer auffindbar, sind irgendwo oder gar nicht abgelegt.

Herausforderung

Lösung

Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung für eine effiziente Dokumentenverwaltung bei Infrastrukturprojekten. 

Lösung

Nutzen

Reduktion von Informationsrecherchen und Entscheidungsfehlern durch Zusammenführung aller Projektinformationen.

Nutzen
ESCAT Herausforderung

Digitales Infrastruktur Daten Management

Herausforderung

  • Fehlende Dokumente und Daten provozieren teure Entscheidungsfehler und kosten Zeit in der Informationsrecherche
  • Durch fehlende Unterlagen im Außeneinsatz entstehen Kosten 
  • Unterschiedliche Ablageorte und IT-Systeme
  • Übertragungsfehler oder zeitverzögerte Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen z.B. bei Außendiensteinsätzen
  • Zeitaufwendige Zuordnung von Dokumenten, Dateien, Informationen und Kommunikation
Mehr anzeigen
  • Zugehörige Dokumente und Kommunikation sind schwer auffindbar
  • Fristen werden versäumt
  • Schwierige Nachvollziehbarkeit von Änderungen 
  • Keine einheitliche, abteilungsübergreifende Ablagestruktur 
  • Unterschiedliche Dokumentenversionen sind im Umlauf
  • Fehlende Transparenz und unstrukturierte Ablage
ESCAT Lösung

Digitales Infrastruktur Daten Management

Unsere Lösung

Produkte gibt es unzählige. Arbeiten wir gemeinsam an der Lösung!

Vor der Einführung eines digitalen Infrastruktur Daten Managements beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlosen Erstberatung.

Erstberatung anfragen

  • Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre Dokumentenverwaltungsprozesse.
  • Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter*innen.
  • Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
Mehr anzeigen

inPoint IDM (Infrastruktur Daten Management) bildet eine Klammer über alle Informationen und führt Daten, Verträge, Pläne, Bilddokumente, E-Mails usw. aus unterschiedlichen Systemen auf einer webbasierenden, übersichtlichen und nutzerfreundlichen Plattform zusammen. Zusätzlich hält inPoint IDM neben Funktionen zur Dokumentenverwaltung auch spezielle Geodaten Werkzeuge bereit, um höhere Planungssicherheit zu erreichen und Kosten durch eventuelle Redundanzen einzudämmen.

Autorisierte externe Partner ergänzen ihre Standortdokumentation nach ihren Qualitäts- und Strukturvorgaben direkt im inPoint IDM. Zusätzliche, zeitaufwändige Kontrollen und Korrekturen durch interne Spezialisten entfallen.

ESCAT Nutzen

Digitales Infrastruktur Daten Management

Ihr Nutzen

  • Zusammenführung aller Projektdokumente, Informationen und Kommunikation
  • Effizientes Fristenmanagement und Wiedervorlagefunktion
  • Zeitersparnis durch direkte Einbindung externer Projektpartner
  • Geodaten Werkzeuge für höhere Planungssicherheit
  • Übersichtliche und revisionssichere Ablagestruktur
Mehr anzeigen
  • Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
  • Rechtsichere und DSGVO konforme Archivierung
  • Flexibilität durch mobilen Zugriff 
  • Übersichtliche Darstellung von komplexen Standort- und Projektstrukturen
  • Zeitersparnis durch automatisierte Ablageprozesse
  • Vermeidung von Mehrfachablagen durch zentralen Ablageort
  • Hohe Anwenderakzeptanz und schnelle Produktivität durch webbasierende Oberfläche
  • Beweiserbringung durch lückenlos nachvollziehbare Änderungen
  • Entwicklung und Support in Österreich

inPoint DMS | Infrastruktur Daten Management

Hauptmerkmale

Zentrale Ablage dms

Übersicht

  • Alle projektbezogenen Dokumente, Dateien und Kommunikation zentral an einem Ablageort
  • Strukturierte Ablage versehen mit Versionierungen, Berechtigungen und Workflows
  • Schnelle Auskunft mittels übersichtlichem Dashboard
  • Anpassung an individuelle Prozesse
  • Mehr Planungssicherheit durch GEO Funktionen direkt in der digitalen Akte
  • Vollständiger Überblick über alle Dokumente, Dateien und Kommunikation 
Digitalisierung dokumentenerfassung workflows

Mobilität & Funktion

  • Mobiler- und abteilungsübergreifender Zugriff
  • Formular-, Geo- und Volltextsuche
  • Revisionssicherheit
  • Vorlagenverwaltung
  • Wiedervorlage und Fristenmanagement
  • Befristeter oder temporäre Zugriffsrechte für Mitarbeiter*innen oder externer Partner 
  • Zugriffsrechte bis auf Dokumentenebene einstellbar
  • On-Premise / Cloud (SaaS, PaaS)
Digitalisierung_Datenqualität

Produktivität

  • Bessere Zusammenarbeit interner und externer Mitarbeiter*innen
  • Termingerechte Umsetzung von Projekten
  • Flexible Anbindung an bestehende Systeme (u.a. ERP, GIS, CRM, Branchensoftware)
  • Datenmigration aus vorhandenen Lösungen
  • Strukturierte Verwaltung aller Dokumente zu Standorten und Projekten
  • Unterlagen stehen autorisierten Mitarbeiter*innen und externen Businesspartnern auf Knopfdruck zur Verfügung (u.a. bei Außeneinsätzen)

inPoint DMS | Infrastruktur Daten Management

Weitere Merkmale

Übersichtliche Volltext- und GEO-Suchfunktion

Das Dashboard für schnelle Auskunftsbereitschaft. Navigieren Sie durch Ihre hierarchisch aufgebauten Standorte, suchen Sie Infrastruktur Projekte mittels Suchformular, nutzen Sie die integrierte Volltextsuche oder verwenden Sie die GEO Suchfunktion mit Umkreissuche in GIS Karten.

Mehr anzeigen

Die wichtigsten Informationen zum gesuchten Standort werden aktuell und aussagekräftig im Dashboard angezeigt. Inklusive Einbindung Ihres Geoinformationssystems (z. B. ESRI ArcGis) zur Visualisierung Ihrer Fotos und Projektdaten via Geokoordinaten. Markieren Sie häufig benötigte Standortunterlagen für One-Click-Use Favoritenfunktion. Versäumen Sie keine Fristen durch Wiedervorlage mit Outlook Synchronisation und E-Mail Benachrichtigungen.

Informationen zusammenführen

Dokumentenverwaltung für Infrastrukturprojekte vermeidet Medienbrüche und führt zusammen, was zusammen gehört. Die digitale Infrastruktur Akte wird automatisch mit Informationen und Dokumenten aus Ihren Drittsystemen (.z.B. ERP, GIS, CRM) befüllt und aktuell gehalten.

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Integrieren Sie Ihre umfangreichen Fotobestände die bislang auf Fileservern brach lagen. Binden Sie die komplette E-Mail Korrespondenz ein und arbeiten sie immer mit den aktuellsten Office Projekt Dokumenten.

Effiziente Bearbeitung und digitale Workflows

Um Errichtungsprojekte oder Störungsfälle effizient zu bearbeiten, steht optional ein ergänzendes digitales Workflow System zur Verfügung. Entlang eines digitalen Pfades werden Aufgaben von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz geleitet.

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Die fristgerechte Erledigung wird über To-Do-Liste und Eskalationsinspektor überwacht. Detail und Abschlussberichte aus dem Workflow werden ebenfalls in der inPoint IDM Akte abgelegt.

Mehr Planungssicherheit durch GEO Funktionen

Im GIS Register (ESRI, ArcGIS) des Dashboards werden die Fotos zum gewählten Standort direkt in der Karte markiert. 

Mehr anzeigen

Zusatzinformationen zu jedem PIN lassen sich einblenden und nach dem Aufruf ‚Vorschau‘ wird das dahinter liegende Foto angezeigt. Unterordner verwalten auf übersichtliche Weise komplexe Standort- und Projektstrukturen.

Kosten reduzieren

Fehlende Unterlagen im Außeneinsatz können kostspielig werden. Im Rahmen von Außeneinsätzen steht autorisierten Mitarbeiter*innen und externen Businesspartnern der Zugang zu digitalen inPoint IDM Akten mittels web Smart Devices zur Verfügung.

Mehr anzeigen

Autorisierte externe Partner ergänzen Ihre Standortdokumentation nach Ihren Qualitäts- und Strukturvorgaben direkt in der inPoint IDM Dokumentenverwaltung für Infrastrukturprojekte. Gleichgültig ob sich der Einsatzort nur in der nächsten Straße oder gar auf einem anderen Kontinent befindet. Zusätzliche, zeitaufwändige Kontrollen und Korrekturen durch interne Spezialisten entfallen.

DMS Infrastruktur Datenmanagement screen 1
DMS Infrastruktur Datenmanagement screen 2

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inPoint DMS | Dokumentenmanagement

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Digitales Vertragsmanagement

Verträge einfach und fristgerecht verwalten

Erstellung, Freigabeprozesse, Fristenverwaltung und laufende Wartung von komplexen Vertragswerken.

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Rechnungsverarbeitung

Digitale Rechnungsverarbeitung

Kurzer Prozess mit Eingangsrechnungen

Durchgängige papierlose Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung.

Rechnungsverarbeitung
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Bürozeiten: Mo. – Do.: 08:30 bis 16:00 Uhr | Fr.: 08:30 bis 12:00 Uhr
Termine nach Vereinbarung.

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