Dokumentenmanagement
Digitales Infrastruktur Daten Management
- Effiziente Dokumentenverwaltung
- Reduzierte Informationsrecherche
- Mobiler Zugriff
Softwarelösung zur sicheren und effizienten Dokumentenverwaltung. Alle Projektdokumente und Informationen werden zentral zusammengeführt und verwaltet.
Die Herausforderung
Dokumente und Dateien sind schwer auffindbar, sind irgendwo oder gar nicht abgelegt.
Lösung
Dokumentenmanagementlösung für eine effiziente Dokumentenverwaltung bei Infrastrukturprojekten.
Ihr Nutzen
Reduktion von Informationsrecherchen und Entscheidungsfehlern durch Zusammenführung aller Projektinformationen.
ESCAT analysiert Ihre bestehenden Prozesse und bietet Lösungen etablierter Softwarepartner auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen und Unternehmensgröße.
DMS | Infrastruktur Daten Management
Weitere Merkmale
Übersichtliche Volltext- und GEO-Suchfunktion
Das Dashboard für schnelle Auskunftsbereitschaft. Navigieren Sie durch Ihre hierarchisch aufgebauten Standorte, suchen Sie Infrastruktur Projekte mittels Suchformular, nutzen Sie die integrierte Volltextsuche oder verwenden Sie die GEO Suchfunktion mit Umkreissuche in GIS Karten.
Die wichtigsten Informationen zum gesuchten Standort werden aktuell und aussagekräftig im Dashboard angezeigt. Inklusive Einbindung Ihres Geoinformationssystems (z. B. ESRI ArcGis) zur Visualisierung Ihrer Fotos und Projektdaten via Geokoordinaten. Markieren Sie häufig benötigte Standortunterlagen für One-Click-Use Favoritenfunktion. Versäumen Sie keine Fristen durch Wiedervorlage mit Outlook Synchronisation und E-Mail Benachrichtigungen.
Informationen zusammenführen
Dokumentenverwaltung für Infrastrukturprojekte vermeidet Medienbrüche und führt zusammen, was zusammen gehört. Die digitale Infrastruktur Akte wird automatisch mit Informationen und Dokumenten aus Ihren Drittsystemen (.z.B. ERP, GIS, CRM) befüllt und aktuell gehalten.
Integrieren Sie Ihre umfangreichen Fotobestände die bislang auf Fileservern brach lagen. Binden Sie die komplette E-Mail Korrespondenz ein und arbeiten sie immer mit den aktuellsten Office Projekt Dokumenten.
Effiziente Bearbeitung und digitale Workflows
Um Errichtungsprojekte oder Störungsfälle effizient zu bearbeiten, steht optional ein ergänzendes digitales Workflow System zur Verfügung. Entlang eines digitalen Pfades werden Aufgaben von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz geleitet.
Die fristgerechte Erledigung wird über To-Do-Liste und Eskalationsinspektor überwacht. Detail und Abschlussberichte aus dem Workflow werden ebenfalls in der inPoint IDM Akte abgelegt.
Mehr Planungssicherheit durch GEO Funktionen
Im GIS Register (ESRI, ArcGIS) des Dashboards werden die Fotos zum gewählten Standort direkt in der Karte markiert.
Zusatzinformationen zu jedem PIN lassen sich einblenden und nach dem Aufruf ‚Vorschau‘ wird das dahinter liegende Foto angezeigt. Unterordner verwalten auf übersichtliche Weise komplexe Standort- und Projektstrukturen.
Kosten reduzieren
Fehlende Unterlagen im Außeneinsatz können kostspielig werden. Im Rahmen von Außeneinsätzen steht autorisierten Mitarbeiter*innen und externen Businesspartnern der Zugang zu digitalen inPoint IDM Akten mittels web Smart Devices zur Verfügung.
Autorisierte externe Partner ergänzen Ihre Standortdokumentation nach Ihren Qualitäts- und Strukturvorgaben direkt in der inPoint IDM Dokumentenverwaltung für Infrastrukturprojekte. Gleichgültig ob sich der Einsatzort nur in der nächsten Straße oder gar auf einem anderen Kontinent befindet. Zusätzliche, zeitaufwändige Kontrollen und Korrekturen durch interne Spezialisten entfallen.
Digitales Infrastruktur Daten Management
Herausforderung
- Fehlende Dokumente und Daten provozieren teure Entscheidungsfehler und kosten Zeit in der Informationsrecherche
- Durch fehlende Unterlagen im Außeneinsatz entstehen Kosten
- Unterschiedliche Ablageorte und IT-Systeme
- Übertragungsfehler oder zeitverzögerte Verfügbarkeit von Dokumenten und Informationen z.B. bei Außendiensteinsätzen
- Zeitaufwendige Zuordnung von Dokumenten, Dateien, Informationen und Kommunikation
- Zugehörige Dokumente und Kommunikation sind schwer auffindbar
- Fristen werden versäumt
- Schwierige Nachvollziehbarkeit von Änderungen
- Keine einheitliche, abteilungsübergreifende Ablagestruktur
- Unterschiedliche Dokumentenversionen sind im Umlauf
- Fehlende Transparenz und unstrukturierte Ablage
Digitales Infrastruktur Daten Management
Unsere Lösung
Vor der Einführung eines digitalen Infrastruktur Daten Managements beschäftigen Sie zahlreiche Fragen. ESCAT bietet Ihnen eine kostenlosen Erstberatung.
- Sie sind Teil des Erfolges! Analysieren wir gemeinsam Ihre Dokumentenverwaltungsprozesse.
- Wir beraten Sie und bieten die passende Lösung zur Entlastung Ihrer Mitarbeiter*innen.
- Profitieren Sie von über 25 Jahren Erfahrung und Know How.
Digitales Infrastruktur Daten Management
Ihr Nutzen
- Zusammenführung aller Projektdokumente, Informationen und Kommunikation
- Effizientes Fristenmanagement und Wiedervorlagefunktion
- Zeitersparnis durch direkte Einbindung externer Projektpartner
- Geodaten Werkzeuge für höhere Planungssicherheit
- Übersichtliche und revisionssichere Ablagestruktur
- Nutzung vorhandener Ressourcen durch bidirektionale Anbindung an Drittsysteme
- Rechtsichere und DSGVO konforme Archivierung
- Flexibilität durch mobilen Zugriff
- Übersichtliche Darstellung von komplexen Standort- und Projektstrukturen
- Zeitersparnis durch automatisierte Ablageprozesse
- Vermeidung von Mehrfachablagen durch zentralen Ablageort
- Hohe Anwenderakzeptanz und schnelle Produktivität durch webbasierende Oberfläche
- Beweiserbringung durch lückenlos nachvollziehbare Änderungen
- Entwicklung und Support in Österreich
